行政人员公文写作培训课件

公文的含义和分类公文的特点和作用公文的格式行文规则公文的语言公文的处理程序命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示公文写作批复意见函会议纪要公文的含义和分类法定公文党的机关公文行政机关公文决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党公文处理条例》）命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（2000年8月24日国务院《国家行政机关公文处理条例》）行政机关公文：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”党的机关公文：“党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”二行文关系上行文下行文泛行文平行文上行文下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。从处理要求上分，公文又可作多种划分：处理要求内容处理要求时间处理要求保密处理要求需办件参阅件特急件急件平件机密件普通件行政公文的特点和作用一、公文的特点(一)作者的法定性，读者的特定性公文的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文的起草者，只是组织的代笔人。公文的读者具有特定性，一般局限在主送机关和抄送机关规定的范围内。(二)作用的权威性公文反映和传达法定作者的决策和意图，体现法定作者的意志和权力，在法定的时间和空间范围内，对受文者具有强制性和约束力，有关组织和个人必须不折不扣地贯彻执行。(三)体式的规范性公文的体式，必须符合《办法》和《国家行政机关公文格式》规定的体式，即规范体式。(四)制发的程序性公文的制发程序：拟稿—审核—会签—签发—缮印—校对—盖印—登记—分发公文送领导人签发之前，应由办公厅(室)做好审核工作。属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可据此印制文件正本。二、公文的作用(一)领导和指导作用上级机关传达贯彻党的方针政策、法律法规、决定决策的公文，必然要对下级产生领导作用，有些则对下级工作具有指导作用。(二)行为规范作用相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。(三)宣传和教育作用传达贯彻党和国家的方针政策是公文担负的重要任务。在一般情况下，公文在规定人们应该怎样做时，还要说明为什么要这样做，更增加了它的宣传教育作用。(四)联系知照作用许多工作要通过公文进行联系、协调而得到及时处理。有许多信息资料通过公文获得。知照性公文，主要是告知对方有关事项，起知照作用。(五)依据和凭证作用公文反映制发机关的意图，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。有些公文，如会议纪要等，则具有凭证作用。公文不仅传达了发文机关的意图，同时是证实这一意图的最好凭证。公文的以上作用是相互联系的。一种公文可同时兼有各种作用。国家行政机关公文格式（国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日起施行）××××××文件0001机密★一年关于××××××××××××××的通知各市人民政府、省直属机关各单位：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××[2008]3号特急××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1、×××××××2、×××××××二00八年三月二日（××××××）主题词：××××××××抄送：×××、×××、×××××省人民政府办公厅二00八年×月×日印发联合行文印章公文格式要素：文头、主体、文尾一、文头部分公文的文头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。文头位于公文首页上端，约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。（一）发文机关标识（文件名称）文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。（二）发文字号发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。◎发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。◎发文字号的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。◎发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。（三）签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。（四）秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密标志为★。如“机密★5年”（五）紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。（六）份号份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。二、主文部分题注附注附件签署成文日期印章发文机关正文主送机关标题主文二、主文部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期、附注等。1、标题三要素：发文机关名称＋发文事由＋公文种类例：A、完整式：《国家税务局关于加强批发扣税工作的请示》（三要素全具备）B、省略式：《关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知》（事由＋文种）C、特殊式：《梅州市交通局通告》（发文机关＋文种）2、主送机关——公文的主要受理机关◎如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。◎普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。◎上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。◎一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。3、正文：公文正文基本内容模块及结构模式公文正文基本内容模块及结构模式关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定：③（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。④希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。⑤广东省人民政府一九九三年八月十五日①依据②目的③文种承启语④事项⑤要求公文制作的背景、根据公文制发的目的承上启下的句子围绕主旨展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示；或用惯用语作结。公文正文基本内容模块及结构模式4、附件——公文正文附属材料的顺序和名称的标注。◎附件必须写明所附内容的标题或名称。◎附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。◎附件名称后不加标点符号。◎“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。5、发文机关——是公文的作者或发出单位。◎发文机关要写全称或规范化简称。◎若是联合行文，主办机关排列在前。6、印章◎除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。◎盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。◎联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。7、成文时间◎一般文件，以领导人签发的日期为准；◎联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；◎会议通过的公文，以通过日期为准；◎要用小写汉字，将年、月、日标全；◎“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。三、文尾部分文尾部分主题词抄送机关印发机关印发日期页码（三）文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等。1、主题词——是指标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词组。（1）要掌握选词原则。◎要选用最能反映公文主题内容的词语。◎一份文件的主题词，一般不超过5个。◎其标引顺序是先标类别词，再标类属词。◎在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。◎各主题词之间空1格，不写标点符号。◎如:《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。（2）要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次:第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。2、抄送机关——指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。3、印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印数，是指公文的实际印制份数。（四）公文格式以外的其他规定◎规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。◎A4型纸公文用纸版心尺寸156mm×225mm。◎公文用纸天头（上白边）：37mm±1mm◎公文用纸订口（左白边）：28mm±1mm◎发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。◎一般每面排22行，每行排28个字。◎公文标题用2号小标宋体字，主题词用3号黑体字，秘密等级、紧急程度用3号黑体字，发文字号、签发人、正文、主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。××××文件×××〔2005〕1号签发人：×××特急机密★一年00001关于××××请示××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××公文的字体字号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm×15mm（高×宽）3号楷体字2号小标宋体字3号黑体字××××××××××××。（发至××级）二○○三年二月五日主题词：×××××××抄送：××××××，×××××，×××××××××××。×××办公室2005年4月20日印发－2－3号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码3号仿宋体字附件：1.×××××2.××××××行文规则行文规则（《国家行政机关公文处理办法》第四章）1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构