毕博-新疆移动OA系统设计项目项目建议书

文件日期:2020年2月16日新疆移动OA系统设计项目项目建议书(讨论稿)毕博管理咨询二○○二年十月©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第1页项目背景…………………………………………………………………2中国新疆移动OA系统设计方案和思路……….….…………………….6项目进度及双方配合方式………………………………………………19项目组织与人员简历……………………………………………………23项目报价…………………………………………………………………25为什么选择毕博管理咨询………………………………………………29目录©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第2页项目背景©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第3页项目背景新疆移动公司为省市合一公司，组织结构如下图。五大中心均受网络部、市场部等各部的业务领导，中心下设有二级部，为三级管理模式，这样的业务流程、公文流转相对复杂总经理1人副总经理2人纪检组长、工会主席1人人中层管理机构12个15个地州市分公司生产操作中心5个新疆邮电设计院、新疆通信建设总公司2个直属单位公司组织机构如下：©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第4页项目背景（续）公司机构名称如下：中层管理机构综合办公室财务部人力资源部发展计划部网络部市场经营部审计室企业信息化建设办公室工会辅业管理部机关党委纪检监察室生产中心乌鲁木齐营销中心网络管理中心计费业务中心客户服务中心数据中心直属单位新疆邮电设计院新疆通信建设总公司地、州市分公司阿克苏分公司阿勒泰分公司克州分公司博州分公司昌吉州分公司伊犁州分公司和田分公司哈密分公司克拉玛依分公司喀什分公司奎屯分公司巴州分公司石河子分公司塔城分公司吐鲁番分公司©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第5页项目背景（续）新疆移动现有机构人员分布如下：新疆移动人员情况（未单列区公司）地市人数昌吉116库尔勒67喀什227克拉玛依101阿克苏59伊宁248石河子146哈密111奎屯90吐鲁番41阿勒泰55塔城59和田40博乐106阿图什65通建公司207设计院54全疆合计3050©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第6页中国新疆移动OA系统设计方案和思路©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第7页中国新疆移动OA系统设计方案和思路7周4周5周周周现状访谈、调研诊断性分析未来OA全面流程与架构设计第一阶段现状访谈、调研诊断性分析第二阶段未来OA全面流程与架构设计第三阶段未来OA系统软件选型与开发周未来OA系统软件选型与开发转变促成项目管理培训与知识转移项目周期约共周©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第8页第一阶段现状访谈、调研、诊断性分析本阶段的主要风险：1)新疆移动规模大，分支机构多，对管理体系的理解有所差别；具体流程编制的方法和步骤也不尽相同，建立统一的OA管理体系将会改变部分员工习惯的操作方法，因此，会带来员工思想的抵触风险2)在较短时间内，较完整地收集新疆移动战略、组织架构、职责的关键流程、岗位、信息系统方面的资料。由于涉及面较广，需要新疆移动作好事前的资料初步整理准备工作。国有企业的大型项目经验告诉我们第一阶段的效果和进度直接取决于你们的准备程度，包括管理层的想法是否统一、支持力度大小、资料的集中归总3)访谈的进度取决于被访谈对象、时间安排的有效确定，调整事项的及时更新。集中的访谈环境将有利于工作的紧密安排本阶段包括以下两个子阶段1)项目启动2)当前OA体系的分析©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第9页第二阶段未来OA全面流程与架构设计1.这一部分的工作中，我们将明晰新疆移动目前OA能力的状况，对新疆移动的未来蓝图进行初步的设计，对管理现状与未来模式之间的联系进行分析，根据新疆移动的战略目标确认差距所在，并考虑缩小差距的方法，为新疆移动将经历的转变过程提供方向，并明晰未来实施的前提2.本阶段的工作结论将直接影响软件系统的实施范围、软件选型、实施工作以及系统实施顾问公司的评估与选择。也将直接影响到项目后期新疆移动能够有效的进行软件选型和开发，达到项目预期目标本阶段的主要风险：1.能否正确定义新疆移动现在和未来的OA管理要求，包括：流程要求、管理要求、控制要求、分析要求等2.能否正确搭建未来的管理运作模式，包括：总部对子公司、中心如何做到有所管有所不管，管理监控收放自如等3.能否正确定义这些要求的优先级©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第10页第二阶段未来OA全面流程与架构设计(续)本阶段包括以下三个子阶段1.确定OA系统中各部门定位及组织架构2.优化业务流程及确定关键岗位职责3.确定未来OA系统软硬件结构框架©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第11页第三阶段未来OA系统软件选型与开发本阶段的主要风险：1.如何保证应能及时、准确的向软件供应商提交邀标文件、招标文件、业务需求清单、演示数据和演示模型2.针对具体的OA管理需求向软件商作明确解释3.在软件演示过程中要特别注意判别软件系统实现的真伪，对各OA的系统功能作出真实评判4.软件对硬件环境要求估计的正确性。在通常情况下，硬件供应商在不了解公司对硬件预算的情况下，对硬件的要求一般会估计略大，当知道有预算限制的时候，往往估计的硬件环境会偏小，影响未来的运行速度5.软硬件供应商为达到中标目的而采取的各种不正当手段，而导致公司不能选择到合适的软件6.在软件购买合同中如何控制软件成本7.顾问公司可能不擅长业务流程的优化，而基本照搬软件系统本身的参考模型8.顾问公司可能缺乏一套有效、切合实际的总体项目实施方法论（包括风险控制、项目管理等方面），并且仅站在软件应用的角度及方法进行项目实施管理©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第12页第三阶段未来OA系统软件选型与开发(续)本阶段包括以下三个子阶段1.OA软件选型2.实施顾问公司选择3.可行性分析及项目立项报告编制这一阶段部分工作主要由新疆移动作为主导©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第13页转变促成虽然人力资源问题不是本项目的重点，但由于财务管理业务流程和工作方式的改变可能会冲击传统的组织架构，使员工面临转变与挑战，因此，毕博将会在项目中协助新疆移动促成员工观念和工作方式的转变。毕博公司将采用独特的转变促成方法和模式，快速而有效地消减因员工工作惯性而产生的阻力，确保新系统功效得以充分发挥。大多数企业的业务实施方案都只考虑了组织在转变过程中的问题。而我们则会将转变促成整合到我们的工作方案中，并解决一个更为重要的问题－员工的个人转变。以下是毕博的转变促成架构，其中阐述了转变过程的成功因素，以及组织与个人在转变过程中所需经历的各个阶段©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第14页转变促成实现-实现所期望的转变，评估结果并确定转变计划的调整。设计-制定转变计划来缩短差距。确定在转变过程中的主要任务和活动。决定所需的架构和管理机制。导入-设计和推行明确的，符合企业远景目标的成果。结束-理解转变对个人造成的影响，总结过去的经验，为潜在的损失作好准备。探索-克服恐惧和抗拒心理，尝试转变并确认新的角色。开始-建立新的价值观，态度和识别标志，并了解转变实施所带来的切实益处。转变的转变的愿境愿境机构可转机构可转变的程度变的程度现状领导能力个人和团队能力改进的流程沟通与交流绩效管理文化能力实现期望©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第15页转变促成时间时间业业绩绩开始推行开始推行AABBCCDD不了解情况不了解情况盲目乐观盲目乐观漠视漠视抵触抵触反感反感寻求退路寻求退路绝望绝望了解现状了解现状悲观悲观尝试尝试体会理解体会理解产生希望产生希望了解现状了解现状乐观乐观主动完成主动完成持续发展持续发展企业文化企业文化和和领导承诺领导承诺将贯穿整个变革的推行过程将贯穿整个变革的推行过程通过有效的交流沟通使A最小化:通过深入的培训提高个人及团队能力使B最小化设计完善的转变项目管理，并构建新的绩效考核体系使C/D最大化接受接受©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第16页项目管理/质量管理我们的项目管理服务核心是通过不同的项目小组与新疆移动的合作来平衡地管理控制项目范围、质量、工作量、风险和进度，从而成功地进行软件实施。我们将通过分阶段推进的方式来提供服务。以下是整个项目进程中，毕博公司主要的项目管理任务。该部分的工作包括：1.项目起始2.项目计划3.执行和控制4.项目总结©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第17页培训与知识转移通过项目的完整过程，使新疆移动掌握项目的主要工作方法及业务体系优化的主要技能，在项目的后阶段和结束之后，新疆移动能够拥有自己的一支团队持续地进行优化。同样，在未来的管理软件实施我们也遵循同样的承诺，希望通过我们的辅导和知识转移，在项目结束后，新疆移动能够拥有自己的系统维护队伍。因此，我们坚持新疆移动组建正式的项目小组和我们形成并肩作战的联合团队一起面临项目挑战和压力、学习发现、分析、解决问题，提供创造性的建议。培养作为未来管理层的后备队伍应具备的领导、协调、沟通、解决问题等方面的能力。项目工作中的辅导培训（On-the-jobTraining）将是我们采用的主要形式，此外我们会对新疆移动项目小组成员提供如下的专题培训，其内容可能根据新疆移动的具体情况作补充或调整©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第18页中国新疆移动OA系统建议系统结构框架企业办公管理系统企业文化企业形象信息发布规章制度电子期刊技术交流电子论谈员工建议办公管理业务管理项目管理其它系统(如：MIS等)接口个人事务个人文档今日工作日程安排电子邮件个人设置通讯录短信提醒档案管理收文管理发文管理呈批件公告与通知催办/督办业务联系单人员动态传真服务会议审批报表传递电子报销车辆管理目录管理档案管理新疆移动公司OA系统采用全省集中式B/S体系结构，即服务器设在省公司，对地州分公司集中管理、集中控制、统一维护；在网络方面建议利用BOSS系统现已建成的MDCN物理传输网络，充分保证生产网和管理网的安全。©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第19页中国新疆移动OA系统软件架构－整体架构Browser/MicrosoftNetMeeting支撑数据库文档和工作流管理知识管理协同工作企业培训开发工具实时支撑系统无线接入BrowserIE/NetscapeOutlook98/2000WebAccessiNotesAccessForOutlookMobileNotes客户端服务器端©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第20页中国新疆移动OA系统建网络框架互联网移动办公邮件服务器数据服务器防火墙认证服务器Web服务器防火墙公司局域网外部访问者总公司固定办公外地固定办公当地局域网直接拨号©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第21页项目进度及双方配合方式©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第22页项目进度及双方配合方式专题培训培训员培训项目领导委员会注：最终交付品提交项目准备初步设计详细设计项目实施时间进度主要工作中国新疆移动OA系统项目©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第23页项目进度及双方配合方式1.组成共同的项目小组双方分别派出专业人员参加项目，随着项目的推进，通过知识转移，毕博的参与程度越来越低，新疆移动的参与程度越来越高：2.建立双方定期沟通的渠道–每周举行项目小组会议，总结上阶段的工作，讨论所遇到的问题，交流经验教训，并对下一步工作做好准备–由毕博提供项目所需的培训–新疆移动应及时确认毕博所提交的工作内容并给与反馈毕博公司的参与程度项目过程新疆移动的参与程度©2002毕博管理咨询版权所有。资料保密第24页项目进度及双方配合方式3.采用共同的项目组管理方法，对双方项目组成员进行考核4.新疆移动主要职责包括：1)新疆移动将委派１名全职项目经理作为与的主要联络人，并将项目进度及重要信息传达给新疆移动主要高层领导。2)新疆移动至少派出位全职人员参与项目，兼职人员按照需求派选。全职人员需要具有丰富的项目实施经历，建议来自不同部门。3)全职人员需要利用其