第10章 演示文稿制作软件(PowerPoint)基本操作

第10章演示文稿制作软件（PowerPoint）基本操作概述PowerPoint是Microsoft公司Office系列办公组件中的幻灯片制作软件。PowerPoint专门用于制作演示文稿（俗称幻灯片）。广泛运用于各种会议、产品演示、学校教学以及电视节目制作等。PowerPoint的主要特点（1）“幻灯片”式的演示效果PowerPoint制作的多媒体课件可以用幻灯片的形式进行演示，非常适用于学术交流、演讲、工件汇报、辅助教学和产品展示等需要多媒体演示的场合。因此PowerPoint文件又常被称为“演示文稿”或“电子简报”。（2）强大的多媒体功能PowerPoint能很简便地将各种图形图像、音频和视频素材插入到课件中，使课件具有强大的多媒体功能。PowerPoint的启动与退出启动双击桌面快捷方式开始-程序双击PowerPoint文件退出“关闭”按钮文件-退出双击控制菜单或单击其中的“关闭”任务栏中右击PowerPoint文件图标，选择“关闭”Alt+F4PowerPoint的工作界面1、标题栏：显示出软件的名称和当前文档的名称(演示文稿1)，在其右侧是常见的“最小化、最大化/还原、关闭”按钮。2、菜单栏：包含演示文稿的所有编辑操作。3、常用工具栏4、格式工具栏5、任务窗格：显示幻灯片版式、内容版式等6、工作区/编辑区：编辑幻灯片的工作区。7、备注区：用来编辑幻灯片的一些“备注”文本。8、大纲编辑窗口：“大纲视图”或“幻灯片视图”可以快速查看整个演示文稿中的任意一张幻灯片。9、绘图工具栏10、状态栏PowerPoint的视图普通视图包含大纲视图、幻灯片视图和备注视图大纲视图用于组织演示文稿中的内容，大纲由标题和正文组成。正文的缩进可多达五层。可实现幻灯片的选择、增加、删除和移动等操作。当课件的文字输入量较大时用这种方法进行编辑较为方便。显示“大纲”工具栏：视图-工具栏大纲幻灯片视图即当前课件页的编辑状态，视图的大小可以通过“常用”工具栏上的比例栏进行调整备注视图主要用于作者编写注释与参考信息只能添加并显示文字内容，如需添加图形、图像、表格等内容，须单击“视图”菜单的“备注页”幻灯片浏览视图是一种可以看到课件中所有幻灯片的视图，用这种方式，可以很方便地进行幻灯片的次序调整及其它编辑工作幻灯片放映视图即当前幻灯片的满屏放映状态进入该视图有四种方式：单击窗口左下角“从当前幻灯片开始幻灯片放映”（从当前页开始放映Shift+F5）幻灯片放映-观看放映（从第一张开始放映）视图-幻灯片放映（从第一张开始放映）F5（从第一张开始放映）灰度视图提供高对比度黑白方式，以方便屏幕阅读。视图-颜色/灰度-灰度/纯黑白可以使用在普通视图和幻灯片视图中，但在幻灯片放映视图中，幻灯片仍以彩色方式显示。演示文稿的制作过程准备素材：文字、图片、声音、动画等文件。确定方案：对演示文稿的整个构架作一个设计。初步制作：将文本、图片等对象输入或插入到相应的幻灯片中。装饰处理：设置幻灯片中的相关对象的要素（包括字体、大小、动画等），对幻灯片进行装饰处理。预演播放：设置播放过程中的一些要素，然后播放查看效果，满意后正式输出播放。演示文稿的制作原则主题鲜明，文字简练结构清晰，逻辑性强和谐醒目，美观大方生动活泼，引人入胜核心原则：醒目。要使人看得清楚，达到交流的目的。创建演示文稿四种创建方式新建空演示文稿文件-新建或单击“新建”工具栏按钮在“新建演示文稿”对话框中选择“空演示文稿”，切换到“幻灯片版式”任务窗格。有文字版式、内容版式、文字和内容版式和其他版式四个类别。PowerPoint预先定义28种不同和版式布局。使用设计模板使用内容提示向导根据现有演示文稿新建保存、打开、关闭保存、打开、关闭与Word等其他应用软件中的文件保存类似。幻灯片的编辑输入内容在文本框处理编辑状态下输入内容（文本框有水平和垂直两种）文本框中文本的编辑（插入、选定、删除、复制、移动、查找、替换等）与Word相同文字格式设置：格式-字体行距：格式-行距项目符号和编号：格式-项目符号和编号插入剪贴画适当地使用各种剪贴画，可以为课件增色不少。选择“插入”-“图片”-“剪贴画”，选取合适的剪贴画，然后单击“插入”按钮。插入图形、艺术字“插入”-“图片”-“自选图形”使用绘图工具栏插入组织结构图插入-图片-组织结构图插入图表和表格插入图表：插入--图表插入表格(1)插入--表格(2)单击常用工具栏上的“插入表格”按钮(3)单击常用工具栏上的“表格与表框”按钮，绘制表格插入对象插入--对象，在“插入对象”对话框内选取对象类型，然后单击“确定”。使用这种方法，可以插入Excel工作表、Word公式等。插入影片和声音插入视频文件：插入--影片和声音--文件中的影片插入影片时，系统会发出询问。若选“自动”，则播放演示文稿时轮到该幻灯片时，影片自动播放；否则，用户需单击幻灯片上的影片才能播放。插入音频文件：插入--影片和声音--文件中的声音同样，声音也可以自动播放或者单击播放编排与修改幻灯片的选择单张：单击连续多张：结合Shift单击不连续多张：结合Ctrl单击全选：Ctrl+A增删幻灯片添加：单击“插入”菜单中的“新幻灯片…”命令。删除：选中要删除的幻灯片，然后按[Del]键。调整幻灯片次序剪切-粘贴在幻灯片浏览视图中，拖动幻灯片到目的位置复制幻灯片复制-粘贴在幻灯片浏览视图中，结合Ctrl拖动幻灯片到目的位置高级编辑插入超级链接演示文稿可以链接的文件很多，如Word文档、工作簿、数据库、HTML文件及图片等。选中要链接的对象(文字、图片等),选菜单：插入--超链接，打开“插入超链接”对话框，选择要链接的文件。可以使用超链接在演示文稿内做出方便的导航条。删除超链接，请单击的“删除链接”按钮。插入动作按钮在幻灯片上加入动作按钮，可以使用户在演示过程中方便地跳转到其它幻灯片，也可以播放影像、声音等，还可以启动应用程序。选菜单：幻灯片放映--动作按钮，选择子菜单上的按钮类型，然后在幻灯片上绘制出按钮，接下来会弹出“动作设置”对话框。设置好按钮要执行的动作，然后单击“确定”。更改动作设置：右单击按钮，选：动作设置编辑按钮格式：右单击按钮，选：设置自选图形格式幻灯片设置一、幻灯片母版设置一般情况下，当需要对幻灯片整体风格进行修改，使它们都具有相同的格式时，就要用到幻灯片母版。操作：设置母版：视图－母版－幻灯片母版应用母版格式到幻灯片中：单击“关闭母版视图”幻灯片母版内容标题区、日期区、页脚区、数字区等除了幻灯片母版，还有讲义母版和备注母版。二、版式设置单击“格式”菜单中的“幻灯片版式”命令。类别文字版式内容版式文字和内容版式其他版式三、应用设计模板创建幻灯片特殊的外观。单击“格式”菜单中的“幻灯片设计”命令。设计模板中包含配色方案，在“幻灯片设计”任务窗格下方的“配色方案”中设置。四、背景设置单击“格式”菜单中的“背景”命令。设置部分幻灯片：应用；设置全部幻灯片：全部应用五、页眉和页脚设置视图－页眉和页脚幻灯片放映放映就是进入幻灯片放映视图。放映过程中常用的操作放映下一张幻灯片或下一个动画单击左键回车向右键或向下键PageDown键空格键N键右键快捷菜单中的“下一张”End键可达最后一张放映上一张幻灯片或上一个动画向左键或向上键PageUp键BackSpace键P键右键快捷菜单中的“上一张”Home键可达第一张定位到某张幻灯片右键快捷菜单中的“定位”停止放映变黑屏右键快捷菜单中的“屏幕”－“黑屏”B键或.键停止放映变白屏W键或,键结束放映Esc键右键快捷菜单中的“结束放映”放映方式设置幻灯片放映－设置放映方式－放映类型/放映幻灯片/放映选项/换片方式动画设置预设动画(1)在幻灯片视图下，单击幻灯片中要设置动画效果的对象。(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”（动画方案）命令，然后在子菜单中选择一种动画效果。(3)如果要修改某个对象的动画效果，只要选中该对象后，重新设置动画效果即可；如果要取消该对象的动画效果，单击预设动画子菜单中的关闭按钮即可。自定义动画(1)在幻灯片视图下，单击幻灯片中要设置动画效果的对象。(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，然后在效果页面中选中合适的动画效果(3)单击预览可看到动画效果，单击确定，完成设置。幻灯片的切换效果切换效果是幻灯片播放时进入屏幕的方式。选择幻灯片，选菜单：幻灯片放映--幻灯片切换，打开“幻灯片切换”任务窗格，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择要使用的切换方式。幻灯片的打印打印所有幻灯片内容单击工具栏按钮中的“打印”打印设置文件－打印Ctrl+P打印内容幻灯片讲义：可选择每页打印的幻灯片数目及方向备注大纲打印之前的页面设置文件－页面设置可设置幻灯片的尺码和方向幻灯片的打包与发布课件制作完成后，往往不是在同一台计算机上放映，如果仅仅将制作好的课件复制到另一台计算机上，而该机又未安装PowerPoint应用程序，或者课件中使用的链接文件或TrueType字体在该机上不存在，则无法保证课件的正常播放。因此，一般在制作课件的计算机上将课件打包成安装文件，然后在播放课件的计算机上另行安装。1、打包文件--打包成CD，在“打包成CD”对话框中，可以命名压缩包,可以添加演示文稿文件,然后单击“复制到文件夹”按钮。在弹出的“复制到文件夹”对话框内，指定压缩包存放的位置和文件夹名，然后单击“确定”按钮，开始打包。打包完毕，回到“打包成CD”对话框中，单击“关闭”按钮退出。2、异地播放将压缩包文件带到另一台计算机，打开压缩包文件夹，双击“play.bat”，即便是没有PowerPoint软件，也可即可播放演示文稿。3、发布将幻灯片发送到网站上文件－另存为－选择保存类型为“网页”