EPC物资采购管理系统

实用文档物资采购管理一、EPC物资采购工作总体安排与资源配置1、物资采购总体安排本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点，按照设计部门提出的技术要求及数据单进行物资采购，严格控制采购产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全；依据采购计划并结合工程实际进度，通过招标、谈判等方式，选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，优质高效的组织监造、催交货、物流运输、安装调试、验收、资料交接、以及本项目所有物资的收发存等工作，保证满足工程进度的需要；保证提供的产品满足业主的要求；最终达到保障工程质量和进度、最大限度的维护和保证业主利益的目的。2、物资设备采购流程：实用文档3、物资设备部分类物资采购周期表物资分类所需时间采购员备注苗木常绿乔木10天落叶乔木10天花灌木7天地被、草坪5天土建石材20天电缆20天灯具30天注：采购周期含询价、比价、评价、合同签订、采购进场等事宜所需时间4、采购人员资源配备及计划4.1、组织机构实用文档联合体公司成立采购部，负责工程物资采购工作的具体实施和日常管理工作。组织机构及人员配置计划如下：4.2、采购部职责4.2.1、全面负责工程合同下的物资采购供应管理工作；4.2.2、采购部根据项目部的总体部署和施工要求，对工程所需物资的采买、运输、储存、调拨、结算和核销等工作统一安排、统一协调、统一管理；4.2.3、负责采购物资质量控制和物资供应流量计划、进度计划的编制，并监督实施；4.2.4、负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；4.2.5、负责物资采购资金使用计划编制及资金控制管理；4.2.6、负责大宗、主要物资招标文件的编制发放、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采购招标的日常工作；实用文档4.2.7、负责组织采购物资的质量检验（含商检）与中间运输，以及办理物资供应的收发交接手续；4.2.8、负责对施工分包商现场物资管理工作的监督、检查、现场物资调拨、协调及技术培训指导；4.2.9、负责对本部门人员的业务领导和管理；4.2.10、主动与其他部门进行（横向、纵向）沟通协调；4.2.11、对供应商的进度款支付进行确认；4.2.12、参与变更、索赔等管理工作；4.2.13、负责物资采购的相关信息收集传递，与业主监理相关部门的沟通协调，处理相关业务；4.2.14、负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；4.2.15、负责物资核销和剩余物资的回收工作；4.2.16、负责物资采购竣工验收资料的编制、管理、归档工作；4.2.17、负责与业主、施工分包商之间的采购界面划分，对采购分包商管理，以及对施工分包商自购料的管理。4.2.18、各专业采购主要职责（1）根据项目部指令负责所需设备材料的采购工作；（2）根据项目部指令负责中转站的管理工作；（3）根据项目部的指令负责物资的动迁/回迁工作；（4）按照采购部划定各专业采购范围进行采购；实用文档4.3、采购人员配置序号岗位（工种）名称人数备注一项目部采购部1采购部经理1全面领导物资采购项目部的各项工作2采购计划、合同、进度、费用管理，采购招标、询价管理1负责采购计划的制定、更新、合同管理、费用支付、物资招标、询价等工作3督办、监造、检验管理1负责物资采购进度、质量控制等工作4报验管理1负责管理物资的动迁/回迁管理工作5物资报批管理1负责物资报批文件提交、物资批文获取等二现场中转站1中转站站长（兼调度）1中转站全面管理及物流调配2统计员1物资收发统计，数据汇总3保管员2物资收发存管理三各专业采购1电力、仪表、通信、专业采购员1负责电力、仪表、通信、阴保专业物资采购2土建专业采购员1负责土建专业物资采购合计114.4、采购设备资源配置序号设备及机具名称规格及型号单位数量备注1指挥车长城H6台12工作车皮卡车台13笔记本电脑400G硬盘、1G内存台35交换机1实用文档序号设备及机具名称规格及型号单位数量备注6集线器137电话机（含卫星接收设备）48传真复印一体机39扫描仪1101001数码相机211办公桌椅套1312文件柜套1413小型UPS414对讲机个815消防灭火器个2016吊车25吨台117吊车50吨台118吊车12吨台119叉车5吨台420专用吊具套6二、采购进度控制措施物资采购进度计划是项目管理的重要内容。工程建设物资采购供应实行全面计划管理，所有设备、材料的采购、供应必须按计划执行。采购计划包括采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采购合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。1、采购进度计划管理原则和范围实用文档本工程物资采购进度计划管理将遵循全面规范、细致、可行的原则，充分发挥进度计划管理工作的规范和实效作用。工程建设物资采购进度计划管理范围：即从工程项目准备工作开始，至物资采购完工报告被批准结束。在此期间工程需用所有物资的采购、生产制造、加工、运输、中转仓储、分配调拨、安装使用、售后服务、剩余物资回收等均属于计划管理的范围。2、采购进度计划管理的依据2.1、业主审定批准的设计部门的工程物资设计料表、图纸和有关技术文件；2.2、业主设计、采购、工程进度计划等文件；2.3、经业主批准确认的工程项目变更单、设计变更通知单和其他具有法定效能的文件等。3、采购进度计划的内容物资采购计划的内容根据计划的类型有不同的内容，主要包括以下内容：项目，物资名称，单位，数量，技术规格书数据单（清单）提交时间、发标时间、评标时间、供货厂商、合同签订时间、返设计资料、供货期限、物资到场的开始结束时间等采购周期、运输发站、到站地点、调拨领用单位等。4、采购进度计划的责任划分4.1项目采购部负责工程所需设备、材料的订购、催办、监造、检验、运输、接收、调拨、结算等一系列采购活动。负责根据EPC实用文档项目总体工程计划编制采购的总体实施计划；负责协调、控制采购进度，并编制采购订单状态报告及物资接收报告等。4.2计划工程师负责根据批准的采购总体实施计划审核采购实际进度，并根据已完成的采购进度计算已完成的采购进度计划百分比，以达到控制采购进度和掌握采购工作量完成情况的目的。计划工程师要对采购进度进行经常性的审核评估，使采购的进度在工程整体项目进度中符合每一级进度计划，同时按项目要求提供各种采购进度报告。5、采购进度计划的控制方法控制采购进度的基础资料是设备和材料订购、加工、运送等各种活动记录的数据和相关文件信息。通过掌握的采购活动记录来计算采购完成情况，每一个采购活动计算结果可用一个百分数来表示其完成的实物百分比权重，而累计的总值就构成采购完成的权重总的百分比。具体步骤概述如下：5.1利用每个主要设备和大宗材料项目的估价建立相关权重，组成进度的基础。5.2利用进度管理软件对采购计划进行资源装载，然后由资源装载和基本计划日期（早及晚的日期）计算得出计划进度。5.3计划工程师根据所有采购必要的检验、检测和验收活动的完成情况，建立采购进度完成状态报告。5.4设备和材料状态里程碑确定如下：设备和材料状态里程碑权重实用文档制造和运送里程碑设备大宗材料供货商接受订单10%10%供货商的图纸和信息获批准30%____检查、测试完成并签署FOB文件40%70%材料或设备运到现场20%20%总计100%100%5.5计算每一级权重进度并汇总。5.6将实际完成进度情况与计划进度进行对比分析，找出差异、及时调整与控制计划的执行。6、采购进度计划执行程序6.1确定进度控制目标物资采购进度控制总目标是按照本工程的总物资需求和进度计划而制定的。在整个采购过程中，主要控制节点是主要材料、设备等对工程完工有制约性的控制点，控制的目的是为保证项目预算目标、进度目标和质量目标的实现。6.2根据采购进度计划，物资采购进度控制节点主要有以下几点：(a)控制各种物资订货、生产、加工的计划执行情况，对偏离计划的要及时采取措施进行纠偏；（b）控制物资供应的中转周期和中转地点；（c）控制物资供应数量的流向以便调节工程施工的具体需求。6.3编制采购进度计划实用文档工程物资采购进度计划是对工程施工所需物资预测和安排，是指导和组织工程物资采购、加工、储备、供货和使用的依据。其作用是保障工程建设的物资需要，保证建设工程按施工进度计划组织施工。物资采购进度计划的编制是依据施工图纸、预算文件、项目总进度计划和各承包工程提交的材料需求计划等。根据项目总进度计划和工作分解结构编制采购的物资需求、物资供应、物资储备、申请与订货、采购与加工和国外进口物资的进度计划。7、采购进度计划进度控制的工作内容7.1堤防材料的采购进度控制根据工程进度情况控制堤防材料的采购、运输、发放等环节，及时了解堤防材料供需情况，以保证堤防进度的需要。7.2设备采购进度控制根据工程进度情况控制设备的订单、技术交流、供货商的图纸和信息获批准、检查和测试完成、运输到现场等制约工程进度的设备采购环节，及时反馈站场设备施工进度情况，以保证站场设备施工进度的需要。7.3依照设备状态记录和大宗材料状态记录中相关项目的进度描述计算项目的采购进度完成百分比。7.4设备和大宗材料状态记录将被包括在月报告的附件中。8、催办实用文档催办是保证采购进度计划实施的重要措施，主要工作是督促供货厂商按照合同规定的期限提供技术文件和材料设备以满足工程设计和现场施工进度的要求，故催办工作贯穿于从合同订货开始到出厂检验交货的全过程。催办工作的要点是要及时地发现问题，尽一切努力保障所有材料和设备按规定的时间交货，并取得供货商提供的完整的技术文件和质量证明资料，作为最后竣工资料的组成部分。催办的分类8.1资源催办为保证工程的进度和质量，EPC总承包商资源催办人员应及时与供货商负责设计、采购、生产和检测的人员沟通，获取信息，保证生产工艺和进度，催交技术资料。对每个合同，资源催办应有相关的证明文件，以证实设备及物资经过了仔细的检测及任何必要的检验步骤。同时通过书面报告向催办协调员报告工作进度。8.2运输催办EPC总承包商运输催办人员负责监督采购合同的进展情况，按时订购设备及材料，以保证物资按时发运,，确保工程进度的进行。运输催办要向催办组和运输组报告可能出现的延误情况，以得到及时处理。8.3供货商技术资料实用文档催办协调员在接到订单复印件后，应立即同供货商联系，索取所有的技术资料，同时应确定交付技术资料的时间。收到供货商提供的技术资料后，应确认所提供的资料与订单相符。然后将技术资料提交设计部门审核，催促设计部门按时确认图纸和技术资料，并负责将审核之后的技术资料及时反馈给供货厂商。三、物资采购招标、谈判管理1、采购方式本项目的主要大宗物资采用公开招标和邀请招标方式采购（密封标书）。小型非关键物资、批量较小且零散的设备、材料和应急物资或特殊情况下，采用谈判和密封询价的采购方式进行采购。根据工程情况的实际需要，部分物资采用紧急采购程序。1.1、招标采购物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额达到和超过100万元人民币的项目，采购部采用公开招标的方式进行采购。进口物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额达到和超过20万美元的项目，采购部采用公开招标的方式进行采购。应采取招标方式采购的物资，如改为谈判采购，将报经项目部批准后方可执行，采购结果报业主审批监督机构备案。1.2、谈判（询价）采购实用文档物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额低于100万元人民币的项目，由采购部划分采购界面，经监理总工程师及业主批准后，进行谈判采购，即在业主要求的或EPC总承包商推荐的经业主批准的合格供应商名单内，通过谈判竞争的方式确定供货厂商。进口物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额低于15万美元的项目，由采购部划分采购界面，经监理总工程师及业主批准后，进行谈判采购，即在业主要求的或EPC总承包商推荐的经业主批准的合格供应商名单内，通过谈判竞争的方式确定供货厂商。2、紧急采购程序紧急采购条件：工程急需的物资材料。采购周期