清华紫光业务流程手册-采购

高科技行业1©2002BearingPoint,Inc.业务流程采购采购高科技行业2©2002BearingPoint,Inc.结束流程终点-(来自客户的付款单据)开始流程开端-(一个客户致电客户服务中心)决策点决策点-(客户是否满足获得30%扣率的要求)流程步骤流程步骤-(会计部门检查客户相应状况)信息文档信息文档-(企业年度经营目标)A流程迁移-(转向流程的另一个部分)业务流程是按先后排列或并行的一整套活动或任务，它们基于指令完成特定的工作。这些工作将输入的指令转变为一个或多个输出的结果，从而达到共同的目的。业务流程图例流程说明高科技行业3©2002BearingPoint,Inc.流程系列－采购管理流程(1.4)流程输出流程设计出发点流程负责人流程输入•供应商质量评估报告•供应商产品使用报告•供应商发运评估报告•供应商考察报告•需要重新筛选的协议户名录•加强对协议供应商的评估•从质量,价格,服务,交付等方面对协议户进行有计划的考评•采购部经理供应商评估•产品需求•行业/市场信息•确定的协议供应商•在对供应商进行选择的过程中充分考虑产品质量与商务两方面的因素•采购部经理供应商选择•月度滚动采购计划•临时性采购计划•原辅材料采购到货•物流部经理采购实施•生产计划•产品配方•原辅材料库存•材料在途•月度滚动采购计划•ERP的基本原理•充分考虑能力与需求•物流部经理采购计划高科技行业4©2002BearingPoint,Inc.流程系列－采购管理流程(续）流程输出流程设计出发点流程负责人流程输入•采购需求•行业信息收集•招投标政策•选定的供应商•根据招投标管理政策确定招投标需要•加强供应,使用,质量保证部门的协调•采购部经理采购招投标管理高科技行业5©2002BearingPoint,Inc.流程名称：供应商评估流程流程编号：1.4.1流程拥有者：采购部时间质检部质量保证部采购部开始每年末与质检以及质量保证部一起对供应商进行考察结束生产部考察报告原材料质量情况评估供应商评估报告协同供应等部对协议供应商进行筛选需要重新选择的协议户名单供应商选择原材料现场使用情况评估物流部原材料供货情况评估123456789高科技行业6©2002BearingPoint,Inc.流程名称：供应商评估流程说明流程编号：1.4.1流程拥有者：采购部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.每年末,采购部协调质量保证部对协议供应商进行考察2.编制考察报告考察报告考察报告3.年末,质检汇总供应商产品质量情况供应商质量评估报告供应商质量评估报告4.年末,生产部汇总供应商产品使用情况供应商产品使用评估报告供应商产品使用评估报告5.年末,物流汇总供应商产品发运情况供应商产品发运评估报告供应商产品发运评估报告6.采购部综合质量、产品使用、发运评估报告，结合实地考察报告，完成对供应商的综合评估报告供应商质量、产品使用、发运评估报告，考察报告供应商的综合评估报告供应商的综合评估报告7.质量保证部协同采购部对供应商进行筛选供应商的综合评估报告筛选意见8.制定需要重新筛选的协议供应商名单筛选意见被筛选供应商名单9.执行供应商选择流程被筛选供应商名单高科技行业7©2002BearingPoint,Inc.流程名称：供应商选择流程流程编号：1.4.2流程拥有者：采购部时间采购部研发部开始是是否需要招标？结束质检提出新产品需求给出所需产品要求国家标准/地方标准需要重新选择的协议户名单招标流程供应商提供样品审核确认样品是否需要实地考察？寻找不同的供应商确定价格签订合同(根据权限)是否合格？进行实地考察否是否是否1234567891011高科技行业8©2002BearingPoint,Inc.流程名称：供应商选择流程说明流程编号：1.4.2流程拥有者：采购部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.研发部提出新产品的需求2.提出具体的产品需求(药典,内检标准,地方标准)药典,内检标准,地方标准具体的产品要求3.采购部提出需要重新筛选的协议供应商名单需要重新筛选的协议供应商名单4.判断是否需要进行招投标招投标政策5.执行招投标流程6.采购部根据产品需求寻找多家潜在供应商具体产品需求潜在供应商清单7.采购部与供应商进行商务谈判具体产品需求潜在供应商清单确定的可接受的价格条款采购价格条款8.供应商根据产品需求提供样品产品需求样品9.质检审核样品产品需求样品质量分析结果10.对供应商进行实地考察考察报告11.与供应商签订合同质量合格报告商务谈判结果合同采购合同高科技行业9©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购计划制定流程流程编号：1.4.3流程拥有者：物流部时间物流部销售计划开始生产计划采购部库存情况采购在途情况标准包装原辅材料配方安全库存制定采购计划采购流程结束234567910采购提取期8销售预测/计划1生产部高科技行业10©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购计划制定流程说明流程编号：1.4.3流程拥有者：物流部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.销售计划汇总各个大区销售的销售预测2.生产部生产计划员提供滚动生产计划月度滚动生产计划3.物流部库存控制计划员获取最性的原辅材料配方(BOM表)BOM表4.物流部（仓储）每天汇报最新的原辅材料库存数据原辅材料库存原辅材料库存报表5.物流部在采购部的协助下制定并提供每种原辅材料的安全库存原辅材料安全库存原辅材料安全库存报表6.采购部提供原材料在途信息(已下达但未交付的订单)原辅材料在途信息原辅材料在途信息报表7.采购部提供原辅材料的标准包装信息每一种产品的标准包装信息每一种产品的标准包装信息8.采购部提供原辅材料的采购提取期信息原辅材料的采购提取期信息9.制定采购计划原辅材料库存产品配方安全库存在途标准包装月度滚动生产计划采购计划月度滚动采购计划10.执行采购流程高科技行业11©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购实施流程流程编号：1.4.4流程拥有者：物流部时间物流部（库存控制）开始采购部供应商选择流程采购计划分解采购计划每周采购计划的调整确定的每周采购计划单是否有协议户？采购单是否采购部经理审核签字AB调整采购单123456789物流部（仓储运输）采购标准批量和采购周期供应商财务部高科技行业12©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购实施流程（续上页）流程编号：1.4.4流程拥有者：物流部时间物流部（库存控制）采购部物流部（仓储运输）供应商财务部结束采购单是否确认？B采购单采购单1011111112A采购收料(原辅材料入库)采购单11高科技行业13©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购实施流程说明流程编号：1.4.4流程拥有者：物流部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.物流部（库存控制）根据销售计划的销售预测输入，制定采购的月度滚动计划月度滚动采购计划2.物流部（库存控制）将滚动计划细分月度滚动采购计划3.物流部（库存控制）根据销售计划提出的临时需求，制定补充采购计划补充采购计划4.物流部（库存控制）制定按周的采购计划月度滚动采购计划补充采购计划按周的采购计划按周的采购计划5.判断是否有协议供应商6.对于没有协议供应商的情况,需要立即执行供应商选择流程7.对于有协议供应商的情况,制定采购订单周采购计划采购订单采购订单8.采购部经理审批采购订单采购订单经审判的采购订单经审判的采购订单9.调整采购订单供应商反馈经调整的采购订单经调整的采购订单10.供应商确认订单经确认的采购订单经确认的采购订单11.将确定的采购订单分发到供应商,公司内财务及物流部12.执行采购收料流程(原辅材料入库)高科技行业14©2002BearingPoint,Inc.财务部流程名称：采购招投标管理流程流程编号：1.4.5流程拥有者：采购部时间使用部门开始根据需要质量保证部招标政策采购申请采购部根据金额及数量判断是否需要招标？是否有特殊情况不需招标？写明具体情况及不招标原因审查，存档，备查与使用部门，质量保证部一起撰写标书是否是否A与使用部门，质量保证部一起选定三家以上供应商发标书B供应商123456789高科技行业15©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购招投标管理流程（续）流程编号：1.4.5流程拥有者：采购部时间分管领导每天财务部采购执行结束采购部应标并根据需要提供样品AB供应商与使用部门及质量保证部一起评标，缩小评标范围初步评标报告与质量保证部及使用部门一起进行实地考察向总经理正式汇报评选结果宣布中标结果与中标对象进行商务谈判，并签订合同(根据权限)1011121314151617财务对合同进行备案18质量保证部高科技行业16©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购招投标管理流程说明流程编号：1.4.5流程拥有者：采购部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单1.使用部门提出采购申请采购申请采购申请单2.质量保证部门协同采购部制定招投标政策招投标政策3.采购部门根据采购的金额(估计)与数量,对照招投标政策判断是否需要进行招投标采购申请招投标政策4.采购部分析是否有特殊原因不需要进行招投标5.采购部提交申请报告,陈述不进行招投标的理由,报质量保证部备案不进行招投标的陈述报告6.质量保证部审查,存档不进行招投标的陈述报告7.采购部会同使用部门与质量保证部共同撰写标书标书8.采购部会同使用部门与质量保证部选定多家(约10几家)潜在供应商丰富的行业调查,行业信息收集潜在供应商大清单(BIGLIST)9.采购部将标书发到所有以上确定的潜在供应商大清单上的供应商潜在供应商大清单(BIGLIST)高科技行业17©2002BearingPoint,Inc.流程名称：采购招投标管理流程说明(续)流程编号：1.4.5流程拥有者：采购部流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出相关表单10.供应商应标,并根据需要提供样品标书应标书样品(根据需要)11.采购部会同质量保证部,使用部门进行评标,确定2到3家供应商小清单(SHORTLIST)应标书样品质量评估报告供应商小清单12.采购部会同质量保证部,使用部门制定初步评标报告,报送总经理初步评标报告初步评标报告13.采购部会同质量保证部,使用部门对小清单上的客户进行实地考察实地考察报告14.采购部会同质量保证部,使用部门进行最终评标,向总经理汇报最终评标结果,并取得总经理的批准最终评标报告经总经理审批的最终评标报告最终评标报告15.宣布评标结果最终评标报告16.与中标供应商供应商进行最终的商务谈判,并签订合同(协议)将协议提交给所有相关部门(如财务部)协议17.执行采购18.对签订的采购合同（协议）进行备案