接待管理办法

1/6机密□秘密■正和文化传播集团文件编号：ZH-ZD-XZ-2018-014接待管理办法生效日期：2018年06月02日页数：共6页《正和文化传播集团接待管理办法》已获公司批准，集团各中心、事业部及分/子公司员工从文件生效日期起，须严格按此规定进行操作、管理。本办法由制度管理委员会负责制订、修订和解释。总裁签发：签发日期：2018年06月01日主送：集团各中心、事业部及分/子公司抄报/送：集团总裁拟制：审核：核定：2/6公司接待管理办法第一章总则第一条为加强正和文化传播集团(以下简称“集团”)接待管理，进一步提高集团的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我集团精神面貌，坚持“一切为客户着想，一切为客户服务”的宗旨，树立良好的企业形象，特制定本管理办法。第二章等级划分第二条为了更好的做好接待任务，对来访嘉宾不同身份和社会地位进行不同标准的接待划分。（一）A级接待：公务来访1、具有知名度的明星、艺人、经纪人等来公司参观；2、政府职能部门、行业主管部门工作人员来集团检查工作；3、项目合作伙伴重要领导来集团洽谈工作事宜；4、有合作意向的投资项目部、金融机构来集团考察。（二）B级接待：会议活动应邀前来参加集团会议、活动的各合作伙伴等。（三）C级接待：其他来访来宾其他来访来宾是指与公司业务无关、只是随访人员及应聘者。第三章基本原则第三条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高集团声誉，并广泛获取信息。第四条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性，严格按照接待标准执行，即增加合作伙伴之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。3/6第五条接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同，既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。第六条坚持行政管理中心下属行政部归口管理与对口部门接待相结合的原则。行政部负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务，对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待，行政部配合。第四章规范与程序第七条日常接待工作的规范（一）接打电话时，要使用文明语言如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。（二）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。（三）当来宾来访时，应热情迎接，主动引来宾到办公室或接待室交谈。忌让来宾长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。（四）宴请来宾时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会，根据来宾的身份，确定不同的人陪同。第八条一般性接待工作的程序各部门如有招待申请，通过纸质版《客户接待申请表》或在“集团信息化办公平台”审批中发起招待申请，如：机票、火车票、汽车、酒店等需求申请，待审批全部结束后，行政部会根据具体审批内容进行相关内容的安排。若审批未完成或审批未批复，行政部将不予安排。（一）接待前的准备工作1、对来宾的基本情况做到心中有数；2、制定和落实接待计划；3、做好接待前的细节工作。（二）接待中的服务工作1、安排专人迎接；2、妥善安排行程；4/63、商订活动细节；4、安排领导接待；5、精心组织活动；6、合理安排宴请；7、安排返程交通。（三）接待后的工作1、诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问后续需要安排的事情。2、把已订好的返程车(船、飞机)票或行程单送到来宾手中，并商量离开宾馆的具体时间。3、安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为来宾送行。第五章其他要求第九条着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现集团的良好形象。第十条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解集团的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备一定的应变能力和语言表达能力。第十一条根据领导意图及来宾的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确、思路清晰、计划周密、主次分明、机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。第十二条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。第六章附则第十三条本办法经集团制度管理委员会讨论通过并由总裁签发。第十四条本办法由制度管理委员会负责解释。第十五条本办法自发布之日起实施。5/6第十六条附件表6/6客户接待申请表申请部门申请人客户名称来访人数接待规格□一级□二级□三级来访时间客户性质□客户□政府机构□供应商□其他来访目的来访排程来访人员姓名职务联系电话身份证号码（订酒店/机票需填写）交通安排是否需要接送：□是□否地点：时间：备注：住宿安排是否代客户预订宾馆：□需要□不需要结算方式：□公司承担□客户自负预订酒店名称/地址：客房类别：双人间间单人房：间套房：间用餐安排□商务餐（元/人）□接待宴（元/人）□酒水□香烟□其它其他需求内容：预算元公司接待人员部门负责人审核行政管理中心审核财务中心审核总裁审核