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向长期以来辛勤工作的广大同仁致敬!行政机关公文常见错误及规范处理办法民勤县人民政府办公室2011年6月一、行政机关公文概述提纲二、行政机关公文种类三、行政机关公文处理常见错误五、行政机关公文行文规则四、行政机关公文格式六、行政机关公文发文办理一、行政机关公文概述行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。通俗地讲，就是行政机关在公务过程中用于上报、下发及商讨工作、记载事项的各种文件总称。为了推进行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的效率和质量，2OOO年8月24日国务院发布新修订的《国家行政机关公文处理办法》，省政府、市政府据此发布《甘肃省实施国家行政机关公文处理办法细则》和《武威市实施国家行政机关公文处理办法细则》，对公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理等各项要求予以明确。二、行政机关公文种类按《国家行政机关公文处理办法》规定，目前行政机关允许使用的法定公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种，且都有严格的适用范围。命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，处理案件，传达重要精神或者有关情况。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准的事项。批复适用于答复下级机关的请示事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要适用记载、传达会议情况和议定事项。意见适用于对重要问题提出认识和处理办法。三、行政机关公文处理常见错误(一)公文格式不规范(二)行文不符合规则(三)文字错误和文印质量较差1.文种使用不当。行政机关允许使用的法定公文种类只有13种，但仍有个别单位存在自造和错用文种现象。个别单位把申请、说明、计划、方案、汇报作为正式文种使用，一些单位不了解“请示”和“报告”的区别与使用范围，将“请示”、“报告”两种文种混淆使用，请示事项以“报告”文种出现，或者使用“请示”、“报告”向不相隶属部门和单位行文。比如：关于新建╳╳╳有关问题的报告。2.发文机关标识不正确。部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、位置不符合《办法》和《细则》规定。3.发文字号不正确。许多单位发文字号未按规定用六角括号“〔〕”括入，部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字号中加入科室代字，影响了公文的严肃性和规范性。(一)公文格式不规范4.上行文签发人标识不符合规定。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，但有相当一部分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签报文件。有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位其他签发人姓名。5.公文标题不规范。有的公文标题省略发文机关，有的随意使用标点符号，有的词不达意；有的介词或动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。6.公文主送单位错误。有的单位向县政府报送请示性文件时，主送单位写成县政府办公室。7.公文附件标注不当。有的单位行文时分不清正文和附件的关系，常将正文的内容作为附件标注。比较突出的问题是将上报的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件；单独装订的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致，位置不准确。8.公文附注标识不正确。有相当一部分单位拟制的公文，没有按规定标注附注，或位置不正确、要素不全，有的“请示”没有在附注处注明联系人的姓名和电话。9.印章加盖错误。有的联合上报公文是将行文单位的印章全部加盖，空白页标注“此页无正文”的现象仍然存在。10.版记标识不规范。有的主题词标引错误，甚至标引的主题词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。有的抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映在上报公文上；有的主送县政府的公文，又将县政府领导同志列入抄送范围。有的版记位置不准确。11.公文字体字号运用不准确。绝大多数单位行文时，字体、字号使用随意性大，未能严格执行《细则》规定。1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送县政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正常运转。3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。4.本应联合行文的各自行文。有的单位对同一事项本应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。(二)行文不符合规则(三)文字错误和文印质量较差1.错字漏字现象。有的单位对公文审校不严不细，公文中经常出现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。2.单位名称简称不规范。有少数单位上报的公文中，对涉及到的单位名称不使用规范化简称。3.字母使用不正确。部分单位在报送的公文中没有严格规范地使用字母。4.公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不清，甚至错页漏页，给公文处理造成一定难度。四、行政机关公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应准确标定密级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”级公文还应在公文首页左上角顶格用阿拉伯数字标明份数序号。（二）紧急程度。紧急公文应根据紧急程度，用3号黑体字在版心右上角第1行顶格分别标明“特急”、“急件”，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列。联合行文时，“文件”二字均置于发文机关名称右侧，上下居中排布。（四）发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。函件的发文字号置于函头下1行版心右边缘顶格标识。联合行文，只标明主办机关发文字号。文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2种。（五）签发人。上行文应注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。其中“请示”应在附注处注明联系人（为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。（六）公文标题。一般由发文机关、事由及文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（八）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。（十）印章。公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文都应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。需加盖3个以上印章时，应按加盖印章顺序将各发文机关名称排列，并使印章加盖在相应位置。当公文排版后所剩空白处不能容纳印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。(十一)成文日期。成文日期以签发人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全，其中“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。(十二)附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。如“（此件发至县团级）”。（十三）主题词。公文应参照《国务院公文主题词表》标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。当词表中无准确反映文件主题内容的词时，可使用能够准确反映文件内容的词标注，并在该词的后面加‘△’以便区别。（十四）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。（十五）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。五、行政机关行文规则(一)行文的范围(二)行文注意事项(三)行文文种的使用行文应确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，有隶属关系的机关应遵循逐级行文的原则。1、联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。2、部门行文。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。属于部门职权范围内的事务，应由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门，由主办部门先行审核后，再送协办部门会签，最后由主办部门领导签发。须经政府审批的事项，经政府审批同意后，也可以授权部门行文，文中应表明“经××政府同意”。(一)行文的范围1、政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经本级政府授权，一般不得向下一级政府正式行文。2、部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进