Excel 基础培训课件

Excel基础培训生产管理部徐景华2013.12Excel概述Excel是目前市场上功能最强大的电子表格制作软件，它和Word、Powerpoint、Access等组件一起，构成office办公软件的完整体系。Excel是工能强大、技术先进、实用方便且灵活的电子表格软件可以用来制作电子表格，完成复杂的数据运算，进行数据分析和预测，不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式形象地显示处理结果，更能够方便地与Office其他组件相互调用数据，实现资源共享。对我们工作实际应用提供高效的帮助。Excel1基本界面2345常用技巧数据编辑常用功能常用公式6案例.1.Excel基本界面（1）数据输入（2）格式设置（3）常用基本功能（4）加密Excel文件（5）打印设置（6）工作表的复制与移动2.数据编辑（1）数据输入输入数字或文本a.在工作表中，单击一个单元格；b.键入所需的数字或文本，然后按Enter或Tab。（默认情况下，按Enter会向下移动一个单元格，Tab会向右移动一个单元格。）Excel单元格文字随时换行有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容：方法一：一般是通过选中格式菜单中的【单元格】-【对齐】-【自动换行】复选项，单击【确定】即可。方法二：需要重起一行输入内容的时候，只要按住【Alt键】的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。2.数据编辑Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。Excel中消除0值有Excel中当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示0时，显示为空白，可以试试下面的方法：打开“开始→Excel选项→高级”，“在具有零值的单元格中显示零”复选项前的“√”去掉，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。2.数据编辑（2）格式设置格式设置：选中需要设置格式的单元格，然后点击右键，选中“设置单元格格式”，在弹出的对话框中进行设置。在“数字”一栏选择你需要的类型，然后可以在其他菜单栏进行你需要的操作。或者直接利用窗口上面的选项进行设置2.数据编辑设置边框快速添加普通边框可以利用工具栏上的【边框】按钮可以快速为表格添加边框：选中需要添加边框的单元格区域，单击【格式】工具栏上的【边框】按钮，在随后弹出的下拉列表中（如图），选择一种框线样式即可。设置彩色边框选中需要添加边框的单元格区域，点击右键【设置单元格格式】命令，打开【单元格格式】对话框，切换到【边框】标签中（如图），设置好【线条】【样式】和【颜色】，再【预置】边框位置，全部设置完成后，确定返回即可。2.数据编辑设置行高和列宽拖拉法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，成双向拖拉箭头状时，按住左键向右（下）或向左（上）拖拉，即可调整行（列）、宽（高）。双击法：将鼠标移到行（列）标题的交界处，双击鼠标左键，即可快速将行（列）的行高（列宽）调整为“最合适的行高（列宽）设置法：选中需要设置的行高（列宽）的行（列），执行“格式行（列）行高（列宽）”命令，打开“行高（列宽）”对话框，输入一个合适的数值，确定返回即可。（3）常用功能a.选择性粘贴（数值、公式、格式等，转置：行列互换，）如图：b.格式刷(双击格式刷后可连续使用,再单击格式刷可停止使用。)c.快速复制公式（单元格右下角的小黑十字上用鼠标快速点击两下）2.数据编辑d.冻结窗口具体操作步骤：点击“视图”-“冻结窗口”-“冻结拆分窗格”快捷键：ALT+W+F+Fa）冻行下一行，冻列右一列，行列右下格（如图所示）例：活动单元格在A2，冻结第一行活动单元格在B1，冻结第一列活动单元格在B2，冻结第一行第一列e.撤销、恢复或重复操作f.常用函数一键完成（如右图）基本的统计信息：如求和、计数、最小（大）值等，选择对应的项直接点击即可。2.数据编辑g.隐藏列或行选择需要隐藏的“行”或“列”，点击鼠标右键，点击隐藏即可。h.查找和替换不但文本或数字可以替换，连公式的部分内容都可以替换。有时在一份表格中要多次输入某个特殊符号（如①），每次切换软键盘，非常麻烦。我们可以用替换的方法来加快输入的速度：先在输入需要特殊符号的地方输入一个字母（如：Z）,表格整个输入完成后按“Ctrl+H”组合键（或执行“编辑→替换”命令），打开“查找和替换”对话框（如图）在“查找内容”中输入上述字母“Z”，在“替换为”中输入特殊符号“①”，按下“全部替换”按钮即可。2.数据编辑（4）加密Excel文件用Excel制作完报表，如果不想让他人查看或修改。a.Excel2007中点击左上角的选项按钮，在弹出菜单中选择“另存为”。或者按快捷键F12也是一样的效果。b.在“另存为”界面左下角有一个“工具”按钮，2.数据编辑点击“工具”按钮右边的小三角，在弹出菜单中选择“常规选项”。设置“打开权限密码”后，他人可以用这个密码阅读这个Excel文件。设置“修改权限密码”后，他人可以用这个密码打开和修改这个Excel文件。勾选“建议只读”后，他人在试图打开Excel文件的时候，会弹出建议只读的提示窗口。2.数据编辑（5）打印设置设置打印区域选中需要打印的单元格区域，然后切换到“页面布局”选项卡，点击“页面设置”组中的“打印区域”按钮，在弹出的下列表中选择“设置打印区域”选项即可。设置打印标题在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，单击“顶端标题行”文本框右侧的折叠按钮，在工作表中选中需打印的标题行即可。（注：打印预览快捷键：CTRL+F2）同时打印多个工作薄/表a.打印多个工作薄按Ctrl+O组合键打开“打开”对话框，找到所需打印文件夹，按住Ctrl键不放依次选择需要打印的文件后，点击“工具”按钮，选择“打印”即可。2.数据编辑b.打印多个工作表按住Ctrl键依次选中所需要打印工作表，在标题栏中会出现“工作表”字样后即可打印。（6）Excel工作表的复制与移动技巧在使用Excel时，经常会需要在工作表间复制或移动数据，或者干脆复制整个工作表。复制一个工作表中所有单元格的内容和复制整个工作表是有区别的，下面分别介绍复制或移动的方法。a.复制与粘贴工作表中所有单元格（复制部分单元格也可以按下列步骤）：操作步骤如下：1）按Ctrl+A键选中所有单元格。也可以单击工作表左上角的行与列交点，从而选中所有单元格。2）按Ctrl+C复制。3）转到另一个工作表，然后单击A1单元格。2.数据编辑4）按Enter键或者是按Ctrl+V粘贴。这样就将前一工作表中的所有单元格复制到了当前工作表中了。b.复制整个工作表复制整个工作表不只意味着要复制工作表中的单元格，还包括该工作表的页面设置参数，以及自定义的区域名称等。方法一1）移动鼠标指针到工作表标签上方。2）按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。3）松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作薄整个工作表的移动并复制。方法二1）在工作表标签上单击右键。2.数据编辑从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。这时会出现如图所示的“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作表的不同位置，也可以选择移动到其它工作薄的指定位置。如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就会在目标位置复制一个相同的工作表。2.数据编辑（1）数据输入（2）数据分列（3）用连字符“&”来合并文本（4）其它小技巧3.常用小技巧1）数据输入Excel中多个区域一次输入同一数据在多个区域输入同一数据（例如，在同一列的不同单元格中输入性别-男），可以一次性输入：按住“Ctrl”键同时，分别点选需要输入同一数据的多个单元格区域，然后直接输入数据，输入完成后，按下“Ctrl+Enter”组合键确认一下即可。注意：输入完成后，不能直接按“Enter”键进行确认。如果采取此种方法输入公式，系统会智能化地修改公式中相对引用的单元格地址。快速输入大写中文数字的简便方法Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。具体步骤为：a.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。b.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。3.常用小技巧C.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。d.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。e.从“分类”列表中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。f.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。在多个工作表内输入相同内容的技巧a.打开相应工作薄b.在按下Ctrl键同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表（如Sheet1、sheet2。。。。），为这些工作表建立联系关系。c.在其中任意一个工作表中输入需要的内容，这些内容就会自动出现在关联的工作表中。d.输入完毕后，再次按下Ctrl键，并用鼠标单击关联的工作表，解除关联关系。3.常用小技巧2）数据分列批量转换日期格式需要在Excel中输员工入出生时间时，可简单输入“yymmdd”形式，如果要求显示为“yyyy/mm/dd”格式，快速方法是：先选定要转化的区域点击“数据→分列”，出现“文本分列向导”对话框，勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮即可。3.常用小技巧妙用Excel把有规律的文本数据分列在打开的“文本向导”对话框中，选择“固定宽度”，单击“下一步”，单击建立分列线，按住左键可拖动分列线的位置，双击可取消分列线。3.常用小技巧3.常用小技巧分列完毕后，单击“下一步”，设置每列的数据类型。如：第一列要设置为“文本”防止第一位是“0”的数字舍去，而第二第三列设置为“常规”即可，Excel将单元格中的内容自动判断并设置数据类型。单击“完成”按钮分列完毕。如图：3）用连字符“&”来合并文本如果想将多列的内容合并一列中，不需要利用函数，用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格中输入公式：=“A1”&“A2”，Enter即可。4)其他小技巧在绘图的时候按住shift键，可以很简单的画出正方形、直线和等边三角形等选中相应的单元格，按下【Ctrl+；】组合键，即可输入系统日期；按下【Ctrl+shift+；】组合键，即可输入系统时间。注意：如果希望输入的日期或时间随系统日期或时间改变而改变，请在单元格中输入公式：=TODAY()或NOW().单元格位置移动：“Ctrl”+“方向”键（最上单元格，最单元格，最左，最右）3.常用小技巧清除格式ERP或系统导出文件，往往带格式，导致文件大，打开慢，处理慢，严重影响工作效率操作1：全选-开始-编辑-清除格式（非常有用，请牢记）超链接同一个工作薄中工作表之间的超链接在一个工作薄中建立四个工作表，对工作表重新命名分别为【目录】【A班数据】【B班数据】【C班数据】，在【目录】工作表中输入后三个工作表名称。3.常用小技巧点击【A班数据】点击鼠标右键【超链接】，在对话框【插入超链接】选择【本文档中的位置】-【A班数据】-【确定】即可。点击对应的文本就可打开对应的工作表。如下图所示：3.常用小技巧常用快捷键（如下表）3.常用小技巧快捷键组合用途备注Ctrl+C复制带公式/格式一起复制Ctrl+V粘贴带公式/格式一起粘贴Ctrl+X剪切带公式/格式一起剪切，单公式计算不变Ctrl+Z撤销可多次撤销Ctrl+A选择整个工作表Ctrl+D向上填充带公式/格式一起填充Ctrl+R向左填充带公式/格式一起填充Ctrl+F查找详解Ctrl+H替换详解Ctrl+N新建Excel空表Ctrl+箭头键移动到工作表中当前数据区域的边缘数据区域：包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或