第二部分公文格式

公文写作与处理第二部分：公文格式概述公文格式专指法定公文外形结构的组织安排。主要指公文的构成要素、格式及其印装规格。体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的保证。公文的具体格式:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署。公文的其他组成部分有：份号、文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件说明、附件及其标记、抄送机关、注释、印发机关、印发时间、页码等。版心与页边：版心是指页面中主要内容所在的区域开本：开本是指公文幅面的规格大小公文版式概要公文版式概要字体与字号：一般为3号仿宋体字份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、签发人姓名、标题、成文日期、附件属于特殊情况。版记中的抄送机关、印发机关、印发日期等也属于特殊情况，在后面讲解。页码也属于特殊情况。版心与页边：版心是指页面中主要内容所在的区域开本：A4开本是指公文幅面的规格大小公文版式概要字体与字号：一般为3号仿宋行数与字数：一般每页22行，每行28字标点：规范的全角标点文字颜色：如无特殊说明均为黑色通常把公文分成三部分：版头、主体、版记版头是置于公文首页红色分隔线以上的各要素的统称。包括公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等版头是置于公文首页红色分隔线以上的各要素的统称。包括：份号密级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如果需要标识公文份数序号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。份号如需标识秘密等级，一般用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第二行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第二行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。例如：绝密（只标注秘密等级时，两字之间应空l字距离）机密★3个月（需标注保密期限时，秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长）密级和保密期限公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当分别标明“特急”“加急”。具体“特急”和“加急”的时间要求是多少，由各地党政机关主管自行确定。3号黑体字。紧急程度的标识位置是居于版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。紧急程度发文机关标志即人们通常所称的“红头”。是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。（即，无“文件”两字）。联合行文时，可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如鲁政发〔2013〕66号联合行文时，使用主办机关的发文字号。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如财政部文件的机关代字有“财办”、“财人”等，“财”代财政部，“办”、“人”代主办这份财政部文件的财政部的办公部门、人事部门。发文字号（简称文号）年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号〔〕括起。六角括号不是数学公式的中括号[]之所以不用中括号，是因为引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号，也就是小括号“()”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。序号是发文的流水号。序号不编虚位（1不要写成001），不加“第”等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。发文字号的位置，规定是在发文机关标识下空2行，发文字号之下4mm处是与版心同宽的红色反线由此可见，发文机关标识与红色分隔线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色分隔线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色分隔线即可。发文字号一般应居中，3号仿宋体。但上行文的发文字号是居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合发文时发文字号的标注：“联合发文时使用主办机关的发文字号”。既不能把所有发文机关的发文字号都标注上，也不能使用联合编号。如财政部与其他几个部委联合发文时，如果财政部是主办机关，其他部委是协办机关，就应当只标注财政部的发文字号。发文字号的类型发文字号的类型主要有以下三种：1.三要素型（一般情况下）2.两要素型（特殊文种）3.一要素型（特殊文种）发文字号的位置1.在发文机关标志的正下方第一条红色反线之上，居中。（下行文）2.第一条红色反线之上，居左，与签发人左右对称。（上行文）3.在第一条红色反线下，居右。（信函格式）4.在标题正下方，居中。（命令格式）上行公文应当标注签发人姓名。注意，“签发人”这一要素仅在上行的公文中才出现。与发文字号平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在一行，此时发文字号要居左空1字，签发人则右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体，使姓名突出、醒目。签发人如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人在主办单位签发人之下按发文机关标志的顺序排列，最后的签发人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变。公文的三大部分：版头、主体、版记主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等公文标题主送机关正文附件说明（另例）发文机关署名成文日期印章附注附件（另例）公文标题由发文机关、事由和文种组成。是一个偏正词组。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。标题主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。统称是指如“各省、自治区、直辖市人民政府”等同类机构的统称。在标题下空l行左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。注意：（1）通常上行文只有一个主送机关，如还有其他机关需要知道或掌握情况，可列为抄送的形式；（2）若主送机关是多个，注意标点符号的使用。如:各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体：公文的主体，用来表述公文的内容。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。用阿拉伯数码标识的数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。多个附件，序号使用阿拉伯数码。如附件：1．×××××××2．×××××附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的（序号和）名称，然后在附件同样标识附件的（序号和）名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。附件说明附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。署发文机关全称或规范化简称。署名方式与成文日期、印章加盖方式有关联，在后面讲解。发文机关署名成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期一般右空四字编排用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。成文日期印章公文中有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。纪要也不需要加盖印章。对于加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。不加盖印章的公文如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。正文下空二行右空四字加盖签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。下面的成文日期标注正确的是（）A贰零壹零年肆月叁日B二O一O年四月三日C2010年4月3日D2010.4.3E二0一0年四月三日公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。请示要在附注处注明联系人和联系方式。印发传达范围一般针对下行文和平行文，对上行文不可标注阅读范围。附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。印发传达范围一般针对下行文和平行文，对上行文不可标注阅读范围。“请示”应当在附注处注明联系人及联系电话。附件1.附件的定义附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件是附在主件之后，对公文内容起说明和补充作用的文字材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等等。附件是用来说明解释正件的材料，它是正文的一部分，它的内容与公文主体部分一样具有同等的法律效用。2.附件的编排附件应当另面编排，