会中服务与会后工作

【导入新课】经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中秘书人员还有哪些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？一、会中的服务工作1．会场中的工作内容（1）签到（2）分发文件（3）引导就座（4）维持会场秩序（5）内外联系，传递信息（6）处理临时交办事项（7）收集会议相关信息（8）做好会议记录（9）编写会议简报（10）其他服务工作检查会场如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。会场的科学管理（2）签到参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。个人资料：姓名、通信地址、邮编、电话、电子邮箱签到方法主要有以下几种：A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。（会务人员代签）B．大中型会议一般采用证卡签到。（证卡签到）C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。（薄式签到）D．座次表签到。（事先制定好的座次表）E．电子计算机签到。（特制的卡）会场的科学管理（2）分发文件一般在签到时发放会议文件。（准确性、保密性以及登记手续）（4）维持会场秩序禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。会场的科学管理（3）引导就座[小窍门]与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。（4）维持会场秩序案例一会议要保密某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。会场的科学管理（6）内外联系，传递信息开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。（7）处理临时交办事项会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。（8）做好会议记录会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。会场的科学管理（9）收集会议资料一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。（10）编写会议简报会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。（11）其他服务工作会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。编写会议简报1、会议简报的基本内容：全局或局部——据会议情况，选取有价值部分，用消息的形式反映。2、会议简报的要求：及时、准确的编写——“快、新、实、短”快—会议的时限性（当天会议、整理、发出）新—简报的交流性和指导性（新情况、新问题和新经验）实—反映情况的和问题的真实、准确短—简短的报道（开门见山、直接叙事）政协××市六届×次会议简报（第24期）大会秘书处1998年3月18日__________________________________________________今年政府应办几件实事××委员说：建议市长要有相应的任期目标，要像×××那样一年办几件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。改“三公开一监督”为好×××、×××委员说：报告在谈到廉政建设时，提出实行“两公开一监督”，我们认为应改为“三公开一监督”，即再增加公开市、县两级主要领导的经济收入，以便接受人民群众的监督。不能再走大投入低效益之路×××委员认为：1998年我市社会总产值为180亿元，国民收入为74亿元，而全市的财政收入只有9.15亿元，很明显，经济效益是很低的。而1998年的计划数字，基本上是按比例同步增长，经济效益无明显提高。一、会议中的组织服务工作10、其他服务工作（1）会议经费管理：会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。（2）食宿安排：根据与会人数预定房间、安排食宿。（3）用车安排：保证会议用车、停车，合理分配车次（准时到场开会）。（4）活动安排：会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。（5）保健保安工作：会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。（6）会议留影和通讯录制作：安排集体照相（位高者居中，次者居其左）安排照相时间不能长，影响情绪。通讯录一般在签到后依据签到表上留下的信息制作。案例分析某亏损企业管理层召开总结会。会议期间有人提议，应该增加会议经费，联系一个风景区“考察”一下，再给每人发一份“够档次”的纪念品。你认为这个提议是否合乎经费管理原则？二、会议后的善后落实工作1．会后检查会场会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌,带回剩余材料、席签等。2.收集会议文件做好会议文件的收集、整理和归档工作。3．离会工作做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。二、会议后的善后落实工作3．整理、编写会议文件对会议做出的决策，秘书人员应根据会议记录和会议最后议定事项，及时、准确地拟出会议决定、会议简报、会议纪要等文字材料，报有关领导审核。4．立卷归档会议结束后，收齐会议整套文件、材料，包括通知和讲话，会议决议和纪要，有关文件、简报，会议记录、会议报道等，按档案管理的规定整理归档。一般要留3套材料存档，一套送交档案室，一套附在文件、会议纪要、抄告单后面，一套办会处室留存备查。二、会议后的善后落实工作6．会务总结会后，秘书人员要及时回顾会议的组织情况，总结经验，吸取教训，及时发现和弥补工作中的疏漏，为日后更好地工作积累经验。7.经费结算（1）通知与会人员结算时间和地点（2）清点费用支出发票（3）核实发票（4）填写报销单、将发票贴于背面（5）请领导签字（6）到财务部门报销（7）与相关部门及人员结清费用8．检查催办任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。会议后的善后落实工作案例二会后要落实有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。会议后的善后落实工作如何做好检查催办的工作呢？会议后的善后落实工作一要加强催办人员的责任心，健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。通知单样式：【课堂小结】会议前的准备工作很重要，它是开好会议的前提基础。会议中秘书人员的工作同样很重要，因为会议中会有一些突发事件发生，会有一些临时事件要办理，需要秘书人员有高度的责任心，有职业的细心和应变能力。我们要认识到：秘书工作都是一些小事，实际上秘书工作无小事，有时候一个细节问题就会影响会议的议程或者效果。作业简答题1．会议中秘书应做好哪些组织服务工作？2．会议后秘书的善后落实工作有哪些？会议纪要一、会议纪要的概念、特点和种类1．会议纪要的概念会议纪要是记载和传达会议情况及议定事项的公文。会议纪要与会议记录不同。会议记录是原始材料。会议纪要则是正式公文，是经过整理加工的会议上达成的一致共识，是会议内容的要点。2．会议纪要的特点（1）纪要性。是对会议中重大的、值得重视的事项、议题、意见的记载。（2）指导性。是正式公文，主要是向与会单位或下属机关传达贯彻会议精神，具有一定的指导作用。（3）知照性。除具有指导性以外，还可以发送有关单位，用以沟通情况，知照事项，或向上级机关汇报会议精神。3．会议纪要的种类（1）工作性会议纪要。这类会议多半解决一些具体问题，或讨论研究开展某项工作，纪要的目的是把会议精神、决定传达下去，以指导今后工作的开展。（2）研讨性会议纪要。这是研讨会、座谈会等会议的纪要，这类纪要有时在报刊上发表。二、会议纪要的结构和内容会议纪要主要由标题、成文日期、正文等部分组成。1．标题会议纪要的标题，有的是由会议名称和文种构成，有的是由会议内容和文种构成，还有的用正副标题。2．成文日期成文日期一般写在标题正下方，并加圆括号。3．正文开头叙述会议基本情况，包括召开会议的目的、主要议题和议程、会议的主要成果、会议的主持人、会议召开的时间、地点、名称、与会人员等。主体应写明会议的主要精神，主要讨论结果。结尾多数会议纪要在写完主体部分就结束了。个别的会议纪要还在结尾处列出尚须解决的问题，指明今后工作方向等。三、会议纪要的写作要求一是全面掌握材料。撰写人要尽量获取全面系统的第一手资料。对会议中精彩的语言、典型的事例、发言者的观点、引用的数据等要记原话。二是正确归纳，突出重点。要在忠实会议主要精神的基础上，对会议内容分析归纳，择其要点，凡与会议中心议题有关的意见、办法要尽量写得具体充分。例文云南大学校长办公会议纪要2001年10月16日上午，吴松校长主持召开第十八次校长办公会。出席会议的有：吴松校长，汪戎副校长、洪品杰副校长、倪惠芳副校长，校办刘晓江，监审处王秉常，财务处冯景雯。列席会议的有：人事处周学斌，“211”办任翔，教务处杨家禾，实验室管理处潘尔达，理工学院琚建华。会议议题和主要内容如下：一、…………。二、…………。三、…………。四、…………。五、…………。二OO一年十月十七日会议纪要××××办公会议纪要（第×期）××××（制发单位）2008年1月15日2008年1月15日上午，×××同志主持召开××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。×××同志传达了×××精神，通报了×××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于……工作情况汇报，讨论了……，审议了《……》等×项……。会议认为，……。会议强调，……。会议指出，……。会议经过审议，议定以下事项：一、……二、…………。出席：×××（×××单位）×××（姓名）……主题词：分送：×××（×××单位）、×××（×××单位）……。××××办公会议纪要（第×期）××××办公室（制发单位）2008年1月15日会议时间：会议地点：主持人:出席者：列席者：会议议题：纪要如下：一、二、……。主题词；分送：董事会会议决议×××公司2008年第×次董事会会议决议××××××（董事会会议通知的时间、方式及会议议程）2008年×月×日，××××公司在……（地点）召开第×次董事会会议。会议由×××董事长召集，应到会董事××人，实际到会××人。×××、×××因故不能到会，已书面委托×××代为出席。×××、×××列席了会议。会议按照通知所列议程进行，会议的召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。与会董事以××××××表决方式，作出以下决议：一、……。（×票同意，×票反对，×票弃权。）二、……。（×票同意，×票反对，×票弃权。）与会董事签署如下：×××××××××××××××××××××××××××年月日