会务工作

第一章会议管理•会议组织工作是秘书人员重要的专项工作之一。•TMY酒店要召开由各下设分店参加的经验交流会，为期一天，徐总经理让秘书王林全权负责,王林应如何操作？会前准备•（一）会议计划•1．确定会议的规模与规格•会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。确定与会人员。•2.提出会议召开的时间•会议议题确定下来之后确定召开会议的时间，结合考虑重要与会者及相关领导的因素。会前准备•3．确定地点•�选择大小适中的会场•‚选择远近适当的会址•ƒ选择环境适合的会场•„选择设备齐全适用的•会场会前准备•（二）提出会议预算•(1)会议费主要包括：场地租金、用品费、设备费等；•(2)培训费主要包括请专家、学者讲课的酬金等。•(3)资料费、住宿费、交通费、其他•会议成本计算：显性成本+隐性成本会前准备•（三）会议文件准备•第一，会议管理性文件。如会议通知、议程与日程安排、会议须知等。•第二，会议参考性文件。如调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表等。•第三，会议宣读性文件。如开幕词、闭幕词、领导人讲话稿等。会前准备•（四）会场布置及其他•1.会议布局•较大型的会场，一般•在礼堂、会堂、中小•型可在会议室、厅等•进行。•采取形式主要有：•大型会议，可以选择•大小方型、半圆形等。•中小型办公会议可采用方拱形、长方形、马蹄形、椭圆形等。会前准备——会场布置•大型茶话会采用星点、•众星拱月型等。•中小型座谈、茶话会•采用六角形、正方形•圆形等。•会见采用梯形布局。会场布置•2.会场装饰•（1）主席台的装饰•设有主席台的会场，主席•台是装饰的重点。•红色的会标(亦称横幅)；•会议的名称；•主席台背景(亦称天幕)；•会徽或红旗、花卉。会场布置•（2）色调的选择•一般来讲红色、粉色、黄色、橙色等色调适合于庆典性会议。•天兰、绿、米黄等比较适合于严肃的工作会议。会场布置•（3）座次排列•主席台：以职务最高者居中，然后依先左后右向两边顺序排开。•即⑤③①②④（单数）•会场人员：横排和竖排法•其他：幻灯或录影设备•会场预订•制作来宾名册•纪念品的准备会前准备•（五）拟定会议议程和会议日程•会议议程•一、徐总经理讲话•二、各饭店经理发言•三、小组讨论•四、徐总经理总结•例：下面是司达尔公司销售会议（2月13日星期三下午2点在公司总部第三会议室召开）的几个事项，请将其条理化列成议程表。•1.销售二部的人选（经理）；•2.销售一部关于内部沟通问题的发言；•3.上次会议记录；•4.下季度销售目标；•5.公司销售人员的招聘和重组；•6.东部地区销售工作总结。会前准备•会议日程日期时间内容地点10.18上午8：00-8：30徐总讲话公司会议室8：30-11：30各经理发言公司会议室10.18下午2：00-4：00自由讨论公司会议室4：00-5：00徐总总结公司会议室会前准备•（六）发出会议通知•口头、电话、书面•提前一周左右•会议通知•XX饭店：•TMY酒店为了促进各托管饭店的业务发展，拟定于2001年10月18日在我公司会议室召开经验交流会，会议以讨论形式进行，会期一天。敬请贵饭店总经理准时参加。•TMY酒店•二00一年十月九日会间工作•会场的组织与服务•1．报到与签到•1）.簿式签到。•2）.卡片式签到。•2.会议资料的分发与编写•会议记录•会议简报会后工作•会议文件、资料的回收•1）.回收有关文件和材料•4）.注意做好保密文件的收集工作，做到不失密、不泄密。•安排人员离会•会场清理•会议决算•会后总结和催办会议工作的优化•控制会议的数量•会议审批制度•提高会议质量•议题集中、日程紧缩、形式灵活•控制会议成本•发展多种会议形式•电话会议、视频会议•便条•高叶:•为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。•行政经理×ו××年×月×日•参考要点:•会议议题、时间、地点、与会人员的确定•会议相关文件的准备•会议设备和用品的准备•会场布置•与媒体沟通•应急准备•背景：•天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。•便条•高叶：•这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下资料：•1、拟定商务活动的礼宾次序方案；•2、提供参加会议活动的着装建议；•3、提供会议应急方案主要内容。•请你尽快把这三种资料准备好，于本月10日之前交给我。谢谢！•行政经理××××年×月×日•1、几种排列顺序可选择：身份、字母、时间•2、正装：男性干净整洁，着深色西装；女性化淡妆，晚礼服等•3、包括人员、场地、设备、资料、健康安全、行为问题等的应急，并要将负责解决的人员进行落实。•便条•高叶：•公司定于2006年12月25日举行公司年会暨总结表彰会，会期两天。为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格。•行政经理×ו××年×月×日•应包括确定会议议题、时间、地点、设备等，对会议进行预算和餐饮安排等，应尽量全面周密，体现领导意图。人员分工应分工明确，责任到人。•宣传策划组：会议预算、确定会议议题、时间、地点、与会人员等•秘书组：文件资料准备、与领导沟通、会务组织等•会务组：会场布置、生活服务、安全保卫、医疗救护等