关于信息化现阶段已有数据录入情况检查及新项目执行信息化的通知

江苏省建工集团有限公司文件苏建工[2011]10号关于信息化现阶段已有数据录入情况检查及新项目执行信息化的通知公司各部门、各区域公司、办事处，总承包公司、各子公司：为了巩固现阶段集团信息化工作的成果，保障信息化工作的深入和持续，将信息化工作纳入日常工作中来，现针对信息化现阶段已有数据录入情况检查、及以后新项目执行信息化工作做出如下要求：一、总体要求每月25日由各区域公司信息化小组组织负责信息化项目的财务、工程、经营（预算及库管）人员对区域公司进行信息化录入情况核查。同时，集团总部信息化小组将于2011年8月2日起对各分公司6月底以来信息化实施情况进行统一检查。1、具体检查时间如下表：单位检查时间集团天津公司8月3日至8月4日集团石家庄公司8月5日至8月6日集团北京公司8月7日至8月8日集团山东公司8月9日至8月10日集团南京公司8月11日至8月12日集团上海公司8月15日至8月16日集团总承包一公司8月17日集团吴江公司8月18日集团江南公司8月19日集团苏州公司8月20日集团苏州办事处8月21日集团总承包一公司8月22日集团常州公司8月22日以上检查时间如有变动，信息化检查小组将及时通知各分公司。2、具体检查内容按《建筑业企业施工总承包特级资质标准信息化考评细则》并结合集团公司各部门具体要求进行。3、各业务部门每个月进行情况汇总，协同解决相关信息化问题。各区域公司做好数据检查准备，总公司将进行检查，并按公司信息化奖罚制度进行奖惩处理。4、各区域公司要坚持进行信息化培训，培训力量薄弱的区域公司可申请集团公司进行协助。5、各区域公司必须对新开项目进行全方位的培训。内容包括办事流程、项目管理制度、项目部财务管理制度、成本核算办法、项目部信息化管理要求及操作等。二、公司各部门对信息化辅助工作要求：经营管理部：1、从即日起，所有标书评审、合同评审不再补办。2、遇领导审批时间不对的，领导意见应签署为“前期已经进行过电话评审，后补签字手续”。3、招投标管理中，如果是新进责任人需要发起标书评审的，原则上不新开账号权限，由分公司经营人员代为发起。4、所有新签项目的投标管理标书评审必须于合同评审之前完成，且在合同评审时，附件必须附传标书评审表扫描件，否则不予评审。5、所有新增客商必须收集齐资料，做好评定，然后订立合同。6、项目部现场验收入库单及出库单必须真实完备，每星期与项目部财务进行汇总核对。7、所有付款必须完成支付审批流程后方可进行支付。人力资源部：1、责任人开户流程：分公司经营部提交新增责任人名单（单位负责人签字，单位公章）→集团经营部审核→集团人力资源部审核并收集相关责任人信息采集表→集团公司信息中心办理开户。2、新增项目部人员开户流程：分公司业务部门提交项目部9个关键岗位人员名单（业务部门领导签字，单位公章）→集团工程部、经营部审核→集团人力资源部审核并收集相关人员信息采集表→集团公司信息中心办理开户。3、组织机构开户流程：分公司业务部门提交申请书（所在单位负责人签字，单位公章）→集团人力资源部审核→集团公司信息中心办理开户（企业电子邮箱和视频会议帐号开户可随信息系统开户同时办理）。工程管理部：1、工程开工前必须编制施工组织设计、部分专项方案，并及时通过审批流程进行审批，根据集团公司《质量安全环境手册》D版规定，一般施工组织设计由分公司技术负责人审批，大型工程的组织设计经由分公司技术负责人审核后报集团公司审批。2、编制计划进度时要与施工组织设计相吻合，计划进度的开始时间、工日数要与施工组织设计相吻合，实际进度的开始时间要与合同实际开始时间、开工报告的开始时间一致。3、计划进度管理中每月初编制月计划，必须在当月25日填写进度台账。4、开工前填写质量、安全目标，要与施工组织设计中的质量、安全目标一致。5、质量、安全检查应每天都有记录，要反映出质检员、安全员对施工现场的日常检查情况，当出现问题时要有相应的处理措施，形成闭合。可上传一些相关照片，特别是问题整改完成后的照片。6、安全培训主要包括进行工人三级教育、日常安全教育、安全技术交底。三级安全教育必须包含所有工种，含特殊工种；同一工程不同时间进场的要分开填写。日常安全教育包括季节性、节假日、节后复工、操作规程、法律法规等安全教育，须确保每个工种一月一次。安全技术交底要求工人进场作业前必须有交底，每个分部分项开工前必须有交底，特殊工种可按月交底。7、安全考核中的记录必须与安全培训中的三级安全教育相对应。8、安全设施验收包括脚手架验收、四口五临边、大型机械（检测报告、使用登记证上传一次即可如塔吊、电梯）、临时用电、施工机具、三宝、消防设施验收、卸料平台等。9、设备的维保计划根据进度填写（设备进场时间），维保记录根据进度填写，大型设备不少于每月一次。资产财务部：1、把握及时性原则。当月的账务录入在当月的NC系统中，不可推迟或提前。包括收入计量的确认、材料的入库、成本的发生、报账等。特别是项目负责人购买材料没有通过项目会计，项目会计需要及时有效地与项目负责人及仓管员沟通。2、把握一贯性原则。项目NC中的数据必须与项目管理系统中的数据保持一致。包括收入计量、分包分供商的计量及支付、材料收发存等（详细见附件）。三、总部会于近期完成项目管理信息化制度的编撰工作，便于项目部实际了解各自的职责及软件使用方法。望各公司接通知后，做好各项准备工作。特此通知！附件：《江苏建工项目NC、项目管理系统集成操作规范》江苏省建工集团有限公司二〇一一年七月二十九日主题词：信息化数据录入检查及新项目执行信息化通知附件：江苏建工项目NC、项目管理系统集成操作规范一、要求概述：1，项目基本资料。包括项目名称，项目编码，发包方，合同额，开竣工日期等。参照【信息化考评2.2-招投标管理】2，分供商、分包商（即财务的供应商）。分供商、分包商的具体信息。参照【信息化考评2.2-招投标管理】3，库存（存货）入库及出库。特级资质考察会从项目NC存货入账凭证反向查询同望的物资管理的验收入库单，这里会涉及到2中提到的分供商、存货名称、单价、数量、金额等。要求做到财务中每一月所有的存货入库都要反映到同望中。参照【信息化考评综合项目管理】4，分供商支付。同望中必须要一一对应上述的存货供应商在项目NC中的支付情况。参照【信息化考评综合项目管理】5，分包商协作计量确认及支付。同望里面的分包商包含了项目NC中的劳务分包和专业分包，其工作量确认及支付情况同望必须要与财务保持一致。参照【信息化考评综合项目管理】6，甲方计量及收入情况。同望、项目NC每一月此金额要保持一致。二、具体操作步骤：1，项目基本资料。NC:修改客户化-基本档案-项目信息-项目基本档案。此处项目编码必须要和登陆时的项目编码保持一致。同望：项目机构-项目设立。此处的财务识别码和项目编码（合同编号）建议保持一致。2，分供商、分包商（即财务的供应商）。NC：科目余额表212101应付账款\应付材料款、212102应付账款\应付专业分包款、21510201应付工资\实付劳务公司人工费\劳务队，点开每一年度的辅助得到分供商、分包商，提供给同望操作人员。同望：财务已经整理了NC中所有客商电子档，上述客商从NC中搜索到后，根据提供的客商电子档补充客商资料，包括编码、联系人、电话等。3，库存（存货）入库及出库。NC：从采购入库单及入库调整单打印导出截止到今天的所有入库单，导出成excel提供给同望人员，保证大额采购入库必须有供应商。不可通过出入库流水账，这样一笔入库多行存货的情况不好放映。同望：财务通过采购入库单入库的存货包括了存货的单价及数量（金额）及供应商等，因财务中一笔入库会涉及到数个存货种类，同望中这里也要保持一致，否则检查时不方便做对应。财务中通过入库调整单入库的存货一般为辅材，没有数量及单价，只有金额，同望中可以作为辅材入库。财务中的出库基本上把本月所有入库全部出库，因此同望中把上述入库做出库处理即可。4，分供商支付。NC：同2，点开科目余额表212101应付账款\应付材料款每一月的辅助表，找到次科目的借方发生额即为分供商的支付。项目NC财务人员导出此表为excel，每一月提供给同望人员。同望：合同管理-合同支出管理。5，分包商协作计量确认及支付。NC：同2，点开212102应付账款\应付专业分包款、2151应付工资。贷方为分包商的协作计量，借方为支付，注意这里只要找到2151应付工资一级科目辅助中的劳务班组，不需要管理人员。同望：NC中的班组即为同望中的劳务公司，同望中可以为一个劳务公司，只要金额和NC中各班组的计量及支付合计数一致即可。6，甲方计量及收入情况。NC：科目余额表113199应收账款-完成工作量，点开明细，此科目理论上要求NC中每一月都要有，并和同望中保持一致。次科目贷方为甲方计量数字，借方为从甲方收款。同望：合同管理-合同收入管理。