外贸电话英语-教你怎样与国外客户打电话介绍

1.ABCcorporation.MayIhelpyou?ABC公司,我能帮你什么吗?这句话算是制式的讲法.一般接起电话的人通常会先报公司的名字“ABCcorporation“,然后再说,“MayIhelpyou?“或是如果要更客气一点的话则可以说“HowcanIhelpyou?“(我该怎么帮你?),因为这样的问法表示我‘该’怎么帮你,而非我‘需不需要’帮你?但基本上“MayIhelpyou?“跟“HowcanIhelpyou?“都很常见就是了.不过如果是机器接的电话,则听到的多半是这样,“ThanksforcallingABCcorporation,ifyouknowyourparty’slastnameorextention,press1.Ifyouwanttorecieveinformationorpublication,press2.Ifyouwanttotalktotheoperator,presspoundsignorremainontheline.“(感谢你打电话到ABC来,如果你知道你要找的人的姓或是分机号码,请按1,如果是想要本公司的简介或出版品,请按2,如果是要找总机,请按#,或是请别挂断.2.Andyouare?你是?如果人家打电话来是要找你的上司,“MayItalktoyourmanager?“(我能不能跟你们经理讲话?)这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说,说不定人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢!所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁.最客气的问法是,“WhomIamspeakingwith?“或是“WhomamItalkingto?“(我正在跟谁讲话呢?)但是人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理,他们就会用比较口语的说法,“Andyouare?“(你是?)如果人家这样问我,我就可以答,“ThisisBenlin.“像是“Andyouare?“这么口语的英文书上大概学不到,但这却是老美天天在用的句子,只怕你学了之后还不敢用.其实真的不用怕.越简单的句子老美越听得懂.而且事实上“Andyouare?“这句话还有许多适用的场合,例如在公司的接待处(reception).来访的客人如果说,“I’mlookingforMr.Wolf.“(我要找伍夫先生)接待小姐就可以反问他,“Andyouare?“(你是?)所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔!3.I’llputheronthephone.Justasecond.我会请她听电话,请等一下.Putsomeoneonthephone这个片语就是说请某人听电话.例如你打电话找你女朋友,结果女朋友的同事接了电话,就开始跟你东扯西扯,问你们昨天是不是吵架了啊?什么时候要结婚啦,这时如果你实在不想跟她讲了,就可以说,“Couldyoupleasejustputheronthephone?“(你能不能请她来听电话啊?)反过来如果今天是你接到了电话,结果要找的是别人,你就可以说,“Ok.I’llputheronthephone.Justasecond.“(好,我会请她听电话,请稍等一下.)上面讲的putsomeoneonthephone,指的多半是只有一只电话时,但如果像公司里有许多分机,则用‘转接’transfer或是redirect.会比较恰当.例如同样的情况你可以说,“I’mtransferringyourcall.“或是“I’mredirectingyourcall.“(我帮你转接到分机给她.)如果是接线生转接的话,他们有时就只简单地说,“Onemoment,please.“或是,“OK.I’llputyouthrough.“4.Wouldyoumindholdingforoneminute?你介不介意稍微等一分钟啊?在美国如果有机会打电话给客户服务(CustomerService)部门,如果没意外的话都会听到以下的电话录音,“Allofourrepresentativesarecurrentlybusyservingtheircustomers.Yourcallwillbeansweredinapproximate5minutes“(我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客,请等五分钟后,就会有人接听你的电话),然后十分钟过去了,“Pleasecontinuetohold,yourcallisveryimportanttous.“(请继续等候,你的来电对我们非常重要).所以大家要知道,老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的.所以要记得,如果人家打电话来,千万不要因为听不懂就说,“Holdon“,然后就跑去求救兵,这对打电话来的人是十分不礼貌的.如果万不得已一定要请他稍候,我们要客气一点地说,“Wouldyoumindholdingforoneminute?“所以记得要给对方一个明确的时间,例如onesecond或是fiveminutes不要让对方无止境地等下去.但是如果一分钟到了你还没忙完,则最好再说一次,“Sorry,Iamstillonthephone.Couldyouholdforanotherminute?“(对不起,我还在讲电话,能不能再请你稍候一分钟.)5.He’soutforlunch.Wouldyouliketotryagainanhourlater?他出去吃午餐了,你要不要一小时后再打来?受到中文的影响,许多人要讲某人‘出去’吃午餐了常会说成,“Hewentoutforlunch.“其实这个went是多余的,通常老美只讲beoutforsomething就行了.如果要再简化一点,单说,“Heisonlunch.“或是“Heison(lunch)break.“(他正在休息时间.)这样子也可以.如果别人要找的人不在,通常我们有二种选择,第一种是请别人晚点再打来,除了像例句用tryagain/callagain之外,我们也可以用callback/tryback这样的讲法.例如你可以建议别人,“Whydon’tyoucallbackin30minutes?“(你何不30分钟后再打来呢?)第二种选择就是请对方留言,客气一点的讲法是,“MayItakeyourmessage?“或是“Wouldyouliketoleaveamessage?“(你想留言吗?)6.Sheisnotherebutyoucancallhermachine.她不在这里,但是你可以打她的电话答录机.老美管电话答录机叫answeringmachine或是也有少数人叫answermachine.但是在一般的对话中常常简称machine.例如“Youcancallhermachine.“就是说,你可以打她的电话答录机留言.或是你打电话给某人,但你想他很可能不在,这时你就可以说,“I’mexpectingamachine.“(我想会是电话答录机接的电话.)如果是“Iwanttocheckonmymachine.“则是说我要检查电话答录机里的留言.记得喔!通常人家讲someone’smachine时百分之九十九都是指电话答录机而言,你可别傻傻地问人,“Answeringmachine?“像六人行(Friends)里有一集Chandler说,“Igothermachine.“结果Joey还呆呆地问他,“Heransweringmachine?“Chandler就讽刺Joey的无知说,“No.interestinglyenough,herleafblower(machine)pickedupthephone.“(很有趣喔,不是电话答录机喔!而是她的吹落叶机接的电话.)注:美国的萿叶都不是用扫的,而是用吹的,很神奇吧?而leafblower就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦!7.I’minterestedinyourCRMsoftware.Canyougivemeanquote?我对你们的客户关系管理软体有兴趣,能跟我报个价吗?之前讲的都是别人打电话进来要怎么回答,现在要讲的是如果你打电话给别的公司要怎么讲.通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况:询价,下订单,追踪订单,应征工作,推销产品等等.首先谈到询价.如果只是要请对方大略地估个价钱,你可以说,“Canyougivemeaquote?“或“Canyougivemeanestimate?“但是提醒大家,这个quote发/kwot/的音,记得要特别强调那个/wo/的音,不然老美会以为你在说coat/kot/或是court/kort/这个字.这种情况就发生在我身上不只一次,有一次拿车去修车厂估价,我跟技工说,“Canyougivemeaquote?“他却回答我,“Youneedacoat?“扯了半天他才搞懂,后来我才知道原来自己quote的音发错了.所以最好的办法就是用estimate,这个字是绝对不会发错的.另外,estimate和quote也可以指‘报价单’而言,例如你可以要求别人,“CanyousendmeasamplewithanestimateASAP?“(能不能请你尽快送一份样品和报价单给我?)8.I’dliketoplaceanorderforaDL-1100colorprinter.我想要下一份DL-1100彩色印表机的订单.以前每次为了买东西而打电话给人家,我都直接说,“Iwanttobuythis,Iwanttobuythat.“当然啦!要买东西的人最大,不管你说什么别人都一定会想办法把东西卖给你的.只是你如果直接说buy听来比较像是日常生活在说的对话.如果像是公司要采购商品时,最好正式一点用order,或是更完整一些说placeanorderfor,例如“Iwanttoorderacolorprinter.“或是,“Iwanttoplaceanorderforacolorprinter.“都是不错的用法.9.I’mcallingtocheckmyorderstatus.我打电话来查看我订单的状况.以前我因为不知道checkorderstatus这个用法,常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思.例如我可能会说,“Iorderedsomethingyesterday.Canyoucheckifyou’veshippeditornot.“这句话听起来是不是蛮笨的?后来我暗中观察,同样的情况原来老美居然都简简单单地说“Iwanttocheckmyorderstatus.“或是“Iwanttotrackmyorderstatus.“就能完整地表达这句话的意思,真是太神奇了.这让我想到有一次在机场也是,我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机,那班飞机有没有慢分,他大概几点会到,当我好不容易讲完这么长一串时,柜台小姐居然只回了我一句,“Youwannacheckpassengerstatus?“差点没昏到,原来我只要用checkpassengerstatus就行了喔?10.IwasreferredtoyoubyMr.Gordon.我是Gordon先生介绍我来的.打电话到别人公司如果是有求于人的话,例如要去应征啦或是推销东西啦,最好能先攀点关系啦!例如最常用的招数,我是某某人介绍来的,就是“Iwasreferredtoyoubysomeone.“(注意,介绍在这里用refer而不是用introduce.)还有呢?如果你今天拿到了该公司的折价卷,则最好也是开宗明义地说,“Igotyournumberfromacoupon,whichsaysyourproductis50%offtoday.“(我是根据你们折价卷上的号码打过来的,它上面写着今天产品五折优待.)这样子让他想赖都赖不掉.总之呢?先表明自已是怎么搭上这条线的,这样子别人才不会有突兀的感觉啦.TelephoneCalls打电话BriefIntroduction电话问询是贸易中一种很常见的方式。对于生产或交易中遇到的各种问题，如果能通过电话方式解决，那便是最快捷、最有效率的。BasicExpressions1.ThisisDajiangFoodStore.