8档案管理学第八章档案的编研工作

刑事侦查系齐家福教授文书与档案管理教学目标：1、了解档案编研工作的内容，掌握档案编研工作的要求。2、了解档案参考资料的种类和编写步骤，掌握大事记、组织沿革、统计数字汇集和专题概要的基本写法和要求。教学重点：了解档案参考资料的种类和编写。教学难点：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、专题概要的编写。第八章档案的编研工作第一节档案编研工作概述一、档案馆室编研工作的必要性（略）（一）档案馆室的编研工作是由其本身特点决定的档案是历史活动的真实记录，同文书、史书有着天然的联系。档案工作者参与编史修志有着得天独厚的条件。（二）信息社会需要加强档案的研究工作信息社会对档案信息的开发与利用提出了更高的要求。（三）档案馆室工作本身的发展也需要编研工作档案工作的主要目的是提供利用，要不断提高服务质量和水平。二、档案编研工作的内容（略）（一）编辑、编写资料包括编制参考资料、编辑史料、参加编史修志、撰写专门著作等。（二）研究工作1、档案史料内容的研究对档案史料内容的考证、勘校、编纂等工作，属于研究性质的工作。档案工作者可以充分利用档案史料进行历史研究，阐明前人的观点，修正错误的或不确切的历史结论，并证明一些历史事实。档案工作者还可以从档案史料中发掘研究历史的新线索，提出新课题，帮助解开历史疑点，甚至还可以撰写史学专著或专业史书等，从而填补某些史学研究方面的空缺。2、本身业务工作的研究档案工作者研究本职的业务工作，是为了总结档案工作的实践经验，使之上升为理论，从而更好地指导档案业务工作的展开。此外，档案工作中科学技术的应用研究也变得越来越重要。例如：机读档案的管理技术等。3、档案馆学理论的研究档案馆学理论的研究，一方面是对我国档案馆工作的历史经验和现代经验的总结研究，完善我国档案馆学的理论体系，并努力开拓新的研究领域。再一方面要注意及时引进国外新的研究成果或相关学科的先进理论技术，注意收集国际档案馆理论和工作情况的信息。三、档案编研工作的意义（略）（一）有利于档案更好地为社会提供利用（二）便于向读者提供有质量保障、系统科学的档案史料（三）有利于提高档案工作人员的业务素质，从而提供档案馆（室）的工作水平（四）有利于保护档案原件和源远流长的档案史料（五）有利于加强档案工作的理论指导一、档案参考资料的特点和种类（一）什么是档案参考资料广义的参考资料是指人们在工作、研究中用来参考、借鉴的材料，如图片、书籍等。而档案参考资料是指根据档案内容，综合编写而成的材料，是传递档案情报的一种二次文献。（二）档案参考资料的特点1、它是根据一定的专题对有关的档案材料加工汇总编辑而成的系统材料，不是提供档案原件或是复制、摘录。2、改变了档案本来的面貌，具有概括性强、内容系统集中的特点。3、综合记述了档案内容，与专著不同。4、与检索工具不同。虽然它也能起到查找档案的作用，但主要是为利用者提供经过加工的系统的信息情报材料。第二节档案参考资料（一）什么是大事记大事记是按时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。主要是系统扼要地记载它们的发生、发展的过程及彼此间的关系。（二）大事记的作用（略）一是向利用者提供借鉴，使他们通过大事记了解某一问题的历史概况，以便于研究史实的演变及规律性，便于人们在实际工作和进行历史研究时查考，还有助于有关人员回忆过去工作，了解本地区、本机关工作活动和发展的历史情况。（三）档案参考资料的种类常见的档案参考资料大致可以分为四种类型，即大事记、组织沿革、统计数字汇集和专题概要。二、大事记二是为历史研究人员研究国家和地方历史、编修方志提供重要的参考资料。三是具有对群众进行宣传教育的作用，人们能从它所提供的历史资料中认清历史事实，总结经验，接受教训。（三）大事记的种类1、机关工作大事记这是一个机关在一定时期内的重要活动的记载。如《河北司法警官职业学院大事记》。2、专题大事记这是按专题对国家或地区或某一机关在一定时期内某方面的重大事件的记载。如《汶川地震大事记》。3、个人生平大事记这是对某些重要人物的生平的重要活动的记载，也称为年谱。例如《周恩来生平大事记》、《邓小平生平活动》等。（四）大事记的内容大事记的内容主要包括大事时间和大事记述两部分，另外，还可根据大事记的编写目的、年限长短等因素，设置前言、材料出处、注释等。1、大事时间一般要求记下准确的日期，力求对每件大事都写明某年、某月、某日，有的还须写明准确的时、分、秒。并按大事发生的时间顺序先后排列。这样有利于反映事件发生、发展的过程。若遇到档案中没有注明时间或时间不准确的事件，应尽力进行考证，写明确切时间，也可注明接近时间或时限。2、大事记述这是大事记的主要组成部分，要求选择能反映事物本质的事件，同时应考虑到事件间的联系。编写大事记时，应选择确属重大事件的材料，避免事无巨细地罗列材料，防止断章取材，片面反映历史。当然，大事和小事是相对的。一般来说，凡是涉及全局性的事件、重要的活动、典型的事件、对工作和历史发展有重要影响的事件等，都应列为大事。而那些局部性的、只有一般意义的事件和活动，都可作为小事。在具体确定大事时，要把握好时间范围、事件特点及相互关系。通常情况下，只有反映机关主要职能活动的事件、一定时期的中心工作和重大事件等，才能列入大事的范围。大事记材料的主要来源是档案，必要时，应从报刊、资料、调查访问材料中广泛搜集材料，并严格挑选，有条理地记下真正的大事。（五）大事记的编写要求、方法和原则1、要求：编写大事记，要求材料真实、准确、简明扼要。一般一条一事，每件大事涉及的时间、地点、人数、发展过程及因果关系，都应简明地表达出来，一般用文字叙述或用表格形式表达。2、编写方法有三种：第一种是按时间顺序（年、月、日）排列大事，先排列有准确日期的大事，后排列接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末，年不清者一般不记。第二种是先分若干时期，各时期内的大事，综合为几个问题来写。第三种是先分几个大问题，再在此下分时期记述。3、编写大事的原则为：大事突出，要事不漏，小事不要，既全面又突出重点。《河北司法警官职业学院大事记》三、组织沿革（一）什么是组织沿革组织沿革就是系统记述一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。主要内容包括：地区概况、机构名称改变、地址迁移、成立和撤销或合并的时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人变动、编制及内部机构设置等变化情况。（二）组织沿革的类型1、一个机关的组织沿革它记载一个机关、单位（如政府机关、学校、工厂等）及其内部组织机构和人员的演变情况。例如《中共邯郸市委组织沿革》等。2、一个地区的组织沿革它记载一个区域内（如省、市、县等）所属党政、群众各级组织的设置和变化。例如《邯郸市直属机关机构演变》等。3、一个专业系统内的组织沿革它记载一个专业系统（如工业、文教卫生、商业等）所属组织的设置与变化。（三）组织沿革的表达方式可以是文字叙述，也可以是图表或图文并用。它的主体结构安排，一般有两种：一种是以时期为主线，将材料先按年或阶段分开，在其下面再分别叙述机构设置、职务任务等内容，属于年度（或阶段）——内容型。另一种是以题目为主线，先按叙述内容将材料分成若干题目，再在每题目下逐年叙述。这属于内容——年度（或阶段）型。四、统计数字汇集（一）什么是统计数字汇集统计数字汇集又称为基础数字汇集。即以数字的形式反映一个地区或其一方面的基本情况的参考资料。因而也称为基本情况统计。一些数字往往分散记载在机关的各种统计报表、总结报告、计划等文字中，缺乏系统性。为便于使用，根据一定的需要和题目将分散的统计数字集中起来，汇集成系统的材料，就是统计数字汇集。（二）统计数字汇集的类型按其基本内容可以分为综合性汇集和专题性汇集。1、综合性汇集记载和反映有关某一个地区、机关、单位全面情况的数字汇集。它包括的范围广，篇幅也较大。例如《××省基本数字汇集》，包括土地面积、人口、工农业生产量、文化教育、卫生设施等。2、专题性汇集记载和反映某一方面基本情况的数字汇集。例如《邯郸市农业基础数字汇编》等。由于“专题性”是相对而言的，它的范围和内容可大可小。在具体编写时，应从各个不同方面，根据不同的需要和目的确定专题范围和内容。五、专题概要专题概要是用文章叙述的方式，简明地介绍和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种专题资料。它的具体名称很多，例如《畜牧事业专题资料》、《邯郸县自然概况》、《永年县历届人代会简介》等等。它主要是向利用者集中提供某项工作、生产和其他方面系统的专题历史材料。六、档案参考资料的编写方法（一）制定编写计划包括：确定参考资料的名称（题目）和编写目的；资料所包括的内容、时间和地点的范围；结构、形式；编写的组织工作与时间安排等。编写计划应根据各时期的中心工作、科研及各方面要求进行制定。（二）收集材料获取材料的方法，一般应借助于档案馆（室）的案卷目录和其他检索工具（如目录、全宗指南、专题卡片等），及时快捷地找到包含所需参考资料的宗卷进行摘录。收集材料时，应对材料进行细致的阅读、分析、研究和选择、决定取舍。力求做到全面准确，不遗漏重要材料。在遇到同一事件在档案中记载不一致时，要进行细致的考证，力求找出正确的或接近正确的材料。若考证不出，应注明不一致的地方。由于编写参考材料也属于公布档案内容，在选择材料时也须注意保密范围，注意机密材料能否选用，要视参考材料阅读对象范围而定材料的摘抄。（三）综合编写对摘选的材料进行分析综合，根据编写的目的与要求，按一定的体例、行文撰写。编写时，对旧政权档案材料的利用，须以正确的阶级立场和历史唯物主义的观点，批判地对待，保证政治上不出错误，保证参考材料的准确性和真实性。参考资料的内容结构安排，由其种类和用途来定。一般情况下，是以专题结合时间、地区分为若干章节，有层次地叙述档案内容。这里主要是综合原始的档案材料。若编写基础数字汇集，则首先是编制各种统计表，然后再把统计表按一定的专题综合时间来编排。为了便于使用，还须为参考资料编写序言、目录、注释，并指明材料的出处。序言（或导言、前言、凡例、说明、编者的话），是说明编写参考资料的目的和用途、材料来源和可靠程序、选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的需要交代和说明的一些问题等，以利于读者顺利地利用参考资料。注释，即对参考资料中所提到的某些不为人们所了解的专门名词、人物或史实作必要的翻译和补充，目的在于让利用者更好地了解参考资料的内容。材料出处，就是注明所记史实的材料来源（标明全宗号、案卷目录号、案卷号及卷内文件页号），这样利于利用者在需要进一步研究重大事实的详细情况时查找原始材料。当然，不是所有资料都需要注明材料出处，应视需要而定。有些参考资料，还要另外编写索引（如人名、地名等）、名词简称表等辅助材料。思考与练习1、档案参考资料的特点是什么？2、档案参考资料的种类有哪些？3、大事记的内容结构及编写方法。THEEND