As-is process_0425 by alex 法律

国泰君安法律事务管理业务流程改进建议概述编号：GTJA－LA当前，国泰君安法律事务总部参与公司的决策，帮助实现公司的依法管理；为重大项目、各项业务活动和经营决策提供法律服务。未来，法律事务总部将在继续承担原有职责的基础上，积极开展法律研究，尤其是证券法律研究，并向公司提供法律研究和政策研究的结果，对公司员工进行法律培训，指导业务工作的进行；法律事务总部还将参与公司各项规章制度的制定，成为公司对外各项法律相关工作的唯一接口，进一步强化法律事务总部的咨询职能。国泰君安法律事务总部现有流程4份，覆盖了法律事务总部在聘请律师、出具法律意见、审查合同、代理诉讼等方面的工作内容。基于对现有流程的分析以及与先进的法律支持工作的比较，现给出对于现有流程的分析以及主要改进建议如下：1.法律事务总部对公司未来的组织架构影响不大，公司未来的组织架构对法律事务总部的影响也不大。目前，法律事务总部为整个公司的所有人员提供与法律相关的服务，未来法律事务总部将为国泰君安母公司所有部门和专业子公司所有部门提供法律服务。并对子公司收取一定费用。2.新建法律事务总部对其他部门和子公司的培训流程。国泰君安法律事务总部可以通过对其他部门和子公司的培训和交流来推动本部门的工作。主要包括：国家法律法规的培训交流和公司法律业务制度的培训。•每年法律事务总部根据公司整体战略的需要，以及部门和员工实现绩效的普遍障碍，向人力资源总部提交对所有员工的法律方面的培训建议。•对于法律法规的宣传，法律事务总部应当密切注意有关法律法规的变动，并将相应的变动信息更新在法律事务总部的网站上，允许公司各个部门、子公司以及员工在网上浏览，该网页应当包括具体修改内容，对各个部门分别有什么影响。在每次法律法规修改时，应该将网页的网址以电子邮件的形式投递到每个员工的信箱中。•法律事务总部负责对其他部门、子公司人员培训课程的内容。内容主要有，法律法规变动对某些业务的重大影响，其他部门、子公司人员在申请法律服务时，产生的普遍性问题，法律事务总部的业务规程。3.新建法律事务总部和公司研究所的正式沟通流程。国泰君安法律事务总部在每年年初时向公司研究所提交当年需要的科研支持清单，研究所根据该清单向法律事务总部提供当年的服务。4.新建外聘律师以及外部合作法律机构筛选流程。国泰君安目前尚没有统一的标准对外聘律师和外部合作法律机构进行筛选。建议法律事务总部参照公司业务部门以及子公司的提议，根据外聘律师和合作法律机构的资信、能力、业绩等多种因素对其进行筛选，并定期评估，更新首选合作者名单。同时记录外聘律师和外部法律机构为公司服务的详细情况和效果，作为定期评估的依据。该流程将帮助公司获取长期的外部法律合作机构和个人。4.新建和其他部门的定期沟通流程。国泰君安法律事务总部目前没有与其他部门进行定期（每月或每季度）的沟通。未来应该建立这种沟通，在这种定期沟通中，法律事务总部可以将本部门的一些研究成果和业务变动告诉其他部门或子公司；其他部门或子公司也可以告诉法律事务总部自身的一些变化，同时双方还可以讨论有关业务的标准合同模板的修改问题，包括标准合同模版的制定、使用比率、修改情况等。标准合同可以同时豁免法律事务总部和母子公司风险管理部的审核。5.整合外聘律师流程和代理诉讼流程。目前，国泰君安法律事务总部在处理代理诉讼业务时，会考虑指定外聘律师处理该业务；其他业务部门在遇到法律事务需要外聘律师时，会象法律事务总部提出申请。未来可以考虑将这两个流程整合。各个部门或者专业子公司在需要法律援助时（无论是否诉讼业务），向法律事务总部提出正式需求，在需求中，可以明示是倾向于外聘律师还是使用内部服务。法律事务总部根据当时部门的实际情况以及业务需要，决定是否外聘律师。如果决定外聘律师，应当根据业务的实际情况从公司的长期法律服务合作者中进行选择，并对该项服务进行跟踪，定期记录，以便监控法律服务提供者的绩效。6.明确法律事务总部工作成果报送领导的标准。当前，法律事务总部在出具法律意见进行代理诉讼时，会根据实际需要将处理结果报送相关领导或其他部门，但是并没有明确的标准。法律事务总部可以与公司的相关领导协商，确定报送的标准，如：业务种类、金额大小、涉及客户的等级等多种因素。7.设计制作标准信息收集表格或清单。法律事务总部应该对本部门的经常性业务进行分析，评估这些业务普遍需要的信息，并设计相应的信息收集表格。在其他部门或者子公司向法律事务总部提出服务申请时，必须按要求填写这些表格，通过这些表格递交申报材料或者服务请求材料。如果能够通过公司的信息系统来提交申报材料或服务申请，还可以方便信息的归档和存储。国泰君安法律事务管理业务流程改进建议概述（续）编号：GTJA－LA序号流程编号流程名称1GTJA－LA—01聘请律师流程2GTJA－LA—02出具法律意见流程3GTJA－LA—03审查合同流程4GTJA－LA—04代理诉讼流程国泰君安法律事务管理业务流程清单编号：GTJA－LA国泰君安法律事务管理业务聘请律师流程编号：GTJA－LA—01其它部门、分公司、营业部法律部门秘书法律业务人员法律部门总经理填写申报材料登记文件登记表审核，是否同意审核，是否同意是协商并修改否将有关资料返回并复印归档是存档否聘请律师33124序号业务流程现状流程改进建议1•有的部门在填写申报材料时，对法律事务总部的信息输入有时不能满足法律事务总部业务处理的要求。•对公司其他部门的人员进行法律知识培训，告诉他们如何填写各种提交给法律部门的材料。•编制各种标准化文档和表格，方便其他部门在向法律部门提交聘请律师申请时，能充分填报相关信息，而且此标准文档可以直接作为存档文件。•最好可以通过网络采用电子填写的方式，加快信息传速度，也可以方便资料登记，存储和查询。2•法律部门秘书对其他部门、分公司、营业部关于聘请律师的书面要求进行登记，方便查询。•法律事务总部建立一个业务受理电子信息系统，其他部门、分公司和子公司通过该系统向法律事务总部提交服务申请，这些申请必须按照法律事务总部规定的格式和内容进行标准化填写，这样，申报材料将自动录入数据库，索引自动生成。3•根据当时部门人员的忙闲状况，部门的实际能力，需要与法官沟通的紧密程度，以及其他实际情况进行判断。•该步骤可以和“代理诉讼流程”中的第一个判断框进行整合，其他部门、分公司或子公司向法律事务总部提出服务申请，由法律事务总部决定是否聘请外部法律服务。•法律事务总部应该根据资信、能力、历史服务记录等因素在公司外部寻找有意向进行长期合作的律师事务所和律师，并依据其擅长的业务种类整理成名单。在公司需要外部法律服务时，从名单中挑选合作伙伴。•法律事务总部应该成为公司与外部法律服务机构业务往来的唯一接触点。4•法律部门秘书对所有流出法律事务总部的书面材料和法律事务总部生成的书面材料进行复印归档。•对所有书面材料进信区分，对于流经法律事务总部的材料进行复印存档；对于以法律事务总部为起点或终点的材料留存原件。国泰君安法律事务管理业务聘请律师流程（续）编号：GTJA－LA—01国泰君安法律事务管理业务出具法律意见流程编号：GTJA－LA—02其它部门、分公司、营业部法律部门秘书法律业务人员法律部总经理填写申报材料登记文件登记表审核，是否同意将有关资料、法律意见返回并复印归档是存档结束出具法律意见修改法律意见否如有必要，报送公司领导及其它部门法律意见1423序号业务流程现状流程改进建议1•有的部门在填写申报材料时，对法律事务总部的信息输入有时不能满足法律事务总部出具法律意见的要求。•法律部门还有可能因为申报部门提供的事实不完整，而影响出具的法律意见的质量。•有时申报部门没有给法律部门预留必要的办理时间。•对公司其他部门的人员进行法律知识培训，告诉他们在请法律部门出具法律意见时，应该披露哪些信息；法律部门对各项业务的正常处理时间、紧急处理时间分别是多久。•尽量编制各种标准化文档和表格，方便其他部门在要求法律部门出具法律意见时，能充分填报相关信息，而且此标准文档可以直接作为存档文件。•需要出具法律意见的部门和子公司可以在申报时注明需要正常服务还是紧急服务，法律事务总部按要求办理。•最好可以通过网络采用电子填写的方式，加快信息传速度，也可以方便资料登记，存储和查询。2•法律部门秘书对其他部门、分公司、营业部要求出具法律意见的书面要求进行登记，方便查询。•法律事务总部建立一个业务受理电子信息系统，其他部门、分公司和子公司通过该系统向法律事务总部提交服务申请，这些申请必须按照法律事务总部规定的格式和内容进行标准化填写，这样，申报材料将自动录入数据库，索引自动生成。3•法律事务总部业务人员出具法律意见。•如果法律事务总部的业务人员认为无法独立出具法律意见，可以考虑和公司的优先合作伙伴合作出具法律意见，同时在出具的意见上注明意见来源。4•是否需要报送给有关领导，全凭经办人的经验和责任心。•法律部门应当和公司领导一起，确定需要报送公司领导的标准，如：哪些业务，客户等级，金额大小等等。•公司可以完善内部信息系统，提高办公自动化水平，对信息进行电子处理，对需要报送公司领导的法律意见，自动给有关领导发出提示信息。国泰君安法律事务管理业务出具法律意见流程（续）编号：GTJA－LA—02其它部门、分公司、营业部法律部门秘书法律业务人员法律部门总经理填写申报材料登记合同登记表审核，是否无法律障碍审核，是否同意是协商并修改否将有关合同（含审批意见）复印归档是存档否合同审批单审核是否需要风控办审查否参见风控审查合同流程是参见总裁办审查合同流程1国泰君安法律事务管理业务审查合同流程编号：GTJA－LA—032334序号业务流程现状流程改进建议1•有时没有给法律部门预留足够的处理时间。•有时对方已经在合同上盖章，使法律部门的意见起不到应有的作用。•公司的标准合同没有得到充分利用。公司各部门对标准合同的认识有待加强。•对公司其他部门的人员进行法律知识培训，告诉他们法律部门对各种合同的正常审查时间、紧急审查时间分别是多久。•需要出进行合同审查的部门和子公司可以在申报时注明需要正常服务还是紧急服务，法律事务总部根据其实际需要进行业务处理。•法律部门制作标准合同模版之前，应当和各个业务部门取得充分沟通，以便确保标准合同的实用性。在日常工作中，法律事务总部定期和各个业务部门沟通，对标准合同模板实行动态修改。•任何部门在准备签署各种合同之前，先征询法律事务总部的意见，索要标准合同。在培训工作卓有成效的前提下，可以考虑让各部门员工到法律事务总部的标准合同网站上自行下载最新版的标准合同，如果未找到合适的标准合同，应该及时向法律事务总部打电话咨询。•在每年进行工作总结时，统计标准合同的使用比例，并和有关使用部门一起，进行分析和改进。2•法律事务总部秘书进行合同登记。•法律事务总部秘书除了登记合同的一般信息以外，还应当记录是否使用了标准合同模版，未使用的原因等信息，并及时将数据录入计算机，以便统计分析。3•法律事务总部和业务人员对合同进行审查，对有法律障碍的条款进行修改。•有些合同条款存在法律障碍，但是有可能该条款无法修改，而该合同又对公司的业务极其重要，此时，法律事务总部应该明确阐述独立的观点，并提请公司领导层讨论决策。4•法律事务总部判断合同是送风控办审查还是送总裁办进入盖章程序。•在未来组织架构下，母公司的合同由法律事务总部判断送风险管理总部审查还是进入总裁办盖章程序。对于子公司的合同，法律事务总部判断送子公司的风险管理部审查还是进入子公司总裁办的盖章程序。国泰君安法律事务管理业务审查合同流程（续）编号：GTJA－LA—03其它部门、分公司、营业部或各级法院法律部门秘书法律业务人员法律部门总经理提出诉讼请求或接到诉讼材料登记文件登记表审核，是否亲自代理是否将有关资料复印归档存档结束参见聘请律师流程收集相关证据，准备应诉开庭应诉判决情况汇报执行情况汇报如有必要，随时报送公司领导及其它部门如须其它部门等协助，将有关资料移送参见公文流转流程诉讼处理完毕后整理并移交有关资料跟踪诉讼进展情况31国泰君安法律事