合同成本管理

东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第1页共30页合同成本管理策划一、前言为了推进项目管理标准化进程，贯彻执行公司、项目的制度体系，达到项目“拓湖北市场、树东盟形象”的目标，项目合同部经过沿江、沪宁及信泌路的总结，结合HRX-LM3标项目的实际情况及合同人员安排，将项目合同部的工作进行分解，优化流程，明确责任人，引入绩效考核，发扬“高效务实、雷厉风行”的作风，确保本项目合同工作有序有效的开展。二、合同成本管理组织机构1、合同部管理组织机构2、合同部规章制度在公司、项目制度体系下，制定了本项目合同部的规章制度，如下：1）严格遵守《合同法》、《招投标法》等国家有关法律、法规2）严格遵守集团、局、公司的各项合同管理制度3）认真学习，加强自身修养，公正公平，廉洁奉公4）严格履行项目合同管理和结算程序，不得损害项目利益和形象5）保管好项目相关的合同文件，不得丢失、损坏和泄密6）严格遵守合同评审、签定程序，保证合同签定的及时、完整合同副经理于定权合同部副部长张建文合同工程师刘书伟内业工程师陈宏计量工程师李荟婷东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第2页共30页7）认真学习上级部门下发的相关文件，保证合同条款的完整、正确8）认真做好项目合同的统计、分析，总结，随时检查合同履约、执行情况，保证合同管理处于受控状态录、资料和合同文件3、合同部人员配置及分工1）合同副经理：于定权，全面负责项目合同管理的日常工作，负责协调项目各部门及业主、监理的关系。2）合同部副部长：张建文，全面主持项目合同部的各项工作。3）合同工程师：刘书伟，全面负责项目开工报告、图纸会审及技术交底等工作。4）计量工程师：李荟婷，全面负责项目计量、公司报表及成本计划的编制等工作。5）内业工程师：陈宏，负责每天的工程量的统计，全面负责项目内业资料的管理工作。三、合同管理（一）、项目合同管理的组织机构组长：李庚秦常务组长：董勋合同管理部门：合同部行政后勤合同工程合同物资合同机械合同行政后勤主管赵洪波行政后勤主办刘宝工程主管于定权工程主办张建文物资主管赵洪波物资主办胡耀机械主管石磊机械主办李建华东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第3页共30页（二）、项目合同管理领导小组的职责分工(1)、组长职责：1）全面负责项目合同管理工作；2）负责项目合同的签订工作；3）负责对项目各合同最终单价的审批；4）负责对项目合同管理的最终评价；（2）、合同管理部门1）负责项目合同管理制度的制定；2）负责初步审核各合同的内容；3）负责检查各部门合同执行情况，并向领导汇报；4）负责对各合同的分类整理、归档；5）负责对相应合同的结算，作好相应的台帐；（3）、行政后勤合同主管1）全面负责对项目行政后勤合同的管理2）负责对行政后勤合同条款、内容的审核3）负责行政后勤合同单价的审核4）负责对行政后勤服务供应商的考察（4）、行政后勤合同主办全面负责对项目行政后勤合同管理的日常工作1）负责初步拟订行政后勤合同2）负责行政后勤合同单价的核算3）负责对供应商的选择、评审及管理4）负责向领导汇报合同的运行情况（5）、工程合同主管1）全面负责工程合同的管理2）负责对工程合同分包单价的审核东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第4页共30页3）负责对工程合同条款、内容的审核4）负责协调业主、监理相应部门的关系（6）、工程合同主办1）全面负责工程合同管理的日常工作2）全面负责工程合同的管理及变更评审。3）负责对分包队伍的选择、评审及管理4）负责对分包工程合同的签定、单价的核算5）负责初步拟订工程合同6）负责向领导汇报合同的运行情况（7）、物资合同主管1）全面负责物资合同的管理2）负责对物资合同单价的审核3）负责对物资合同条款、内容的审核4）负责对料源、供应商的调查（8）、物资合同主办1）负责对物资合同管理的日常工作2）负责对物资合同的签定、单价的核算3）负责对料源、供应商的调查工作4）负责对供应商的选择、评审及管理5）负责初步拟订物资合同6）负责向领导汇报合同的运行情况（9）、机械合同主管1）全面负责机械合同的管理2）负责对机械租赁合同单价的审核3）负责对机械合同条款、内容的审核4）负责对机械租赁商的调查东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第5页共30页（10）、机械合同主办1）负责对机械合同管理的日常工作2）负责对机械合同的签定、单价的核算3）负责对机械租赁商的调查工作4）负责对租赁商的选择、评审及管理5）负责初步拟订机械合同6）负责向领导汇报合同的运行情况（三）、管理程序1、主合同管理主合同管理是指对企业与业主所签订的合同履行进行管理。主要包括公司对项目的合同交底、合同分析（图纸会审、工程量核算、合同条款的分析和理解）、合同主管部门对相关方的合同交底、合同控制、计量支付、合同变更管理、合同索赔管理等内容。（1）、施工前的技术文件的管理与策划施工前的技术文件包括实施性组织设计、开工报告、技术交底、实施性作业指导书，图纸会审等。根据业主对上述文件的要求，认真学习业主下发的相关指导性意见，熟悉施工图纸与施工现场，结合项目实际情况，会同工程、质检等部门讨论施工工艺。1）施工组织设计、开工报告：将施工组织设计编制8份，开工报告编制4份,然后交由项目领导审核，同意后在每一分项工程开始前14d内上报。2）技术交底，实施性作业指导书：技术交底分为二层，第一层为施工前全员技术交底，第二层为现场专项技术交底，由合同人员会同工程、质检等部门编制详细的技术交底文件，将施工控制要点，施工组织、人员安排、做到各司其责，形成详细的实施性作业指导书。3）图纸管理与会审：当有图纸下发，给项目领导及相关部门各复印一份，将原件标记留存。图纸会审分为两种，第一种为开工前的施工图纸会审，第二种对在施工过程中下发的图纸进行会审。主要流程为：图纸会审类型进行标识（施工东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第6页共30页前或者施工过程中下发的）项目相关部门、相关人员进行图纸会审，将问题列在会审单内项目各分管领导拟写处置意见合同部门汇总问题、上报业主批复、审核，留存。（2）、计量支付、各种报表1）计量支付：根据业主要求，当月的25日为计量截止日期，每月计量金额不低于200万，保留金为合同价的5%，月扣除保留金的百分比为10%。计量采用一种电子软件进行计量，项目上将电子档的计量资料上报高监办、工作站，然后由工作站上报业主，项目上派专人进行跟踪，计量审批下来。最后打印签字、留存。2）各种报表：包括业主、公司及监理的各类月、季度、年计划报表、工程管理用表报表等。根据项目整体施工计划及工程实际施工情况，会同工程等相关部门，项目安排专人负责编制各类计划与报表，经领导审核后，在规定的时间内上报。（3）、变更索赔1）施工中的变更索赔是项目管理的一项重要工作，是项目获取合法利益的重要途径。为保证本项目变更索赔的顺利实现，项目成立了变更索赔领导小组如下：2）:对于由于业主或者设计原因下发的变更通知，项目变更领导小组要认真分析研究，合同部门应登记、留存，作好《工程变更台帐》，施工完毕后应及时上报各种资料。组长：李庚秦常务组长：董勋副组长：于定权、鱼建平变更管理部门合同主管于定权合同主办张建文工程主管鱼建平工程主办傅博工程部合同部东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第7页共30页对于由于在施工过程中我部提出的变更，合同部门应作好原始资料、相片的收集整理、留存归档等，及时找监理签字确认。3）变更索赔的上报要及时，并在《工程变更台帐》注明上报时间、批复情况、在过程中给予跟踪，及时向领导汇报。4）100章内的暂定金额：加强与业主、工作站及监理的沟通与协调，积极联系相关当地部门及业主设在当地的办事处（高路办），对于临时道路的维修、恢复等工作，合同部门应及时作好相片、资料的的整理、签字确认，及时分期上报。作好原始资料的保存。（4）、内业文件、资料管理1）工程报验资料：在总结以往项目的基础上，为保证本项目工程报验资料的规范性与及时性，由合同部主管工程报验资料，测量、试验及相关部门与协作单位配合。具体程序如下：无问题有问题修改有问题修改合同部检查、汇总上报报验资料，做好相关资料台帐试验室：连廷绪测量队：高文存试验自检及监理抽检资料汇总测量自检及监理抽检资料汇总资料是否准确、齐全，是否有涂改，签字是否齐全等。协作队伍资料东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第8页共30页2）竣工资料：每月报验资料从驻地办返还后，及时登记相关资料台帐。合同部根据项目整体的单元划分，将资料分类归档到每一单元，用档案盒留存，在计量后的20个工作日后，根据湖北沪蓉西高速公路工程建设项目竣（交）工验收实施细则的规定完成当月报验回来的资料的整理。3）内业文件：认真作好收发文本的登记，传阅记录表。任何文件保留原件，复印件进行传阅。针对不同的种类进行分类归档。比如：业主来文、工作站及监理来文，上报公司、业主及监理文件、报告、计划等。对需要学习的应及时组织相关人员学习。（5）、审计风险针对湖北市场的环境，为保障项目的利益，及时做好审计风险的预防，是项目管理的一项重要管理内容，本项目拟采取以下措施预防审计：1）及时作好原始资料的留存、归档，认真检查每份资料的完整性（包括签字、工程量、相关预算单价的复核）。2）项目各部门应加强沟通，上报的各种资料文件，应在一起协商，仔细核对，统一口径。3）涉及到项目物资数量核算时，应认真根据配合比，认真核算并结合财务部门对比，对外不准泄露。4）加强审计知识的学习，提高审计意识。2、项目操作层管理（1）合同管理程序东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第9页共30页（2）合同评审领导小组框图组长：项目经理（3）操作层选择及合同评审合同管理合同文件归档合同执行过程管理行政后勤合同工程分包合同物资采购合同机械租赁合同确定后勤采购建设、工程分包、物资采购、机械租赁的内容、指标确定承包的方式、方法，初步拟订单价对各分包商进行考察、初步评审与合格的分包商进行谈判，草拟合同确定最终分包商、分包单价，签定合同合同的履约、运行、控制、分析副组长：常务经理/总工副组长：合同副经理质检部长工程部长物资部长合同部长财务部长东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划地址：湖北省恩施红岩寺第10页共30页1）对操作层的选用要严格、谨慎，以杜绝资质虚假或不够，施工信誉差、经验缺乏的协作队伍进驻工地，组建合同评审领导小组。2）合同签订进行集体研究、讨论。对于操作层的合同签订，分两步进行，第一步：合同文本评审。首先，确定合同范本，由合同部起草合同文本，报评审小组进行研究、讨论、评审后由合同部进行修改，附上清单价再报领导班子会签。第二步：操作层单价评审。由合同部进行单价预算、调查，形成单价分析对比资料，由评审小组进行评审、研究、讨论确定操作层单价。（3）、合同的签定1）合同的签定必须严格履行合同的审批、签订程序，由合同双方的法定代表人或者有授权的代理人签字，其他人员都没权利签字且合同文本必须加盖骑缝章，以确保合同的严肃性。2）项目部与各供应商（乙方）签定合同时，在合同上签字的乙方必须提供有效的身份证明。3）合同条款经双方协商后，确保完整、正确，合同双方的签定要及时，在确认无误后，应在7个工作日内签定。（4）、合同的履行1）合同的履行必须严格按照合同文件执行，在执行过程中，对相应的资料进行收集、整理。2）各相关部门要及时进行统计操作层所发生的工程量3）项目部参与协作的人员必须严格控制操作层施工质量4）发生合同变更时，必须先签定合同补充协议，杜绝出现未签合同就进行施工的情况5）合同部跟财务部应建立相应的往来款项、结算台帐，严格按合同要求进行结算（5）、合同的变更当因市场波动或者工期改变等原因引发合同单价、时间或者一些条款需要更改时，提出变更的一方需出具相关的证明材料，另一方需对变更