临时出差海外费用报销手册

员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料在途交通费（1-6）住宿费（7）市内交通及公务杂费（8）护照签证费用（11）海外出差补助（12-15）正确选择外汇汇率（16）目录：员工费用中心1JUN，2006银行卡补偿费（9）境外无票据说明清单（10）员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料在途交通费（一）自购国际机票报销时需要哪些附件您知道吗？在途交通费：包括飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票等，在公司开支标准内凭票据据实报销（标准见229－《出差费用管理制度》）SSE费用类型：Travel-betweencities注意：在国内购买国际机票必须走公司统一的订票平台，只有在公司订票平台不能满足员工需求的情况下才允许自行购买。1自购国际机票附件要求：1.在中国民航各航空公司购买的海外国际机票：机票原件+发票+登机牌2.在海外购买的国际机票（非中国民航各航空公司购买的国际机票）电子机票:发票或收据+登机牌非电子机票:机票原件+发票或收据+登机牌注：1、在国内自购国际机票需提供客工部订票处出示的允许自购说明（NOTES邮件或国际机票预定电子流均可）2、由于各国提供的国际机票的附件不同，若机票附件与上述国际机票附件要求不一致时，以各国实际情况为准。员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料员工海外购买国际机票，请主动索取齐全的报销凭证以下是由我司各地同仁经过长期积累搜集到的各国机票附件信息资料，请参照以便主动获取。公司统一定购国际机票请注意回收流程：公司订票处统一定购的国际机票走机票回收流程，千万不要粘在报销单后面。国际机票回收接口人：胡旭(36735)在途交通费（二）——国际机票2国际机票在实际报销的过程中还有以下两点需要注意。员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料旧版票新版票在途交通费（二）——国际机票员工在特殊情况下购买的中国各民航航空公司的国际机票：必须要索取新版的正规发票+机票方可报销，国内收据不能报销，旧版发票也不可报销（已于2005年1月1日取消，新旧版发票区别如图所示）3员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料在途交通费（三）——蛇口港－香港机场退离境税宣传听说从深圳蛇口港乘船到香港国际机场可以退120港币离境税，是不是真的啊？没错，离境旅客凭退税单可当日到香港国际机场退税柜台退回离境税HKD120报销在途费用需主动核减120HKD离境税哦4员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料在途交通费（三）——蛇口港－香港机场退离境税宣传提前50分钟抵达深圳蛇口客运码头购买船票，前往值机服务柜台办理登机牌及航空行李托运、退税手续，乘船前往海天客运码头保安检查凭退税单到机场退税柜台领取港币120元离境税乘坐转关车辆前往香港国际机场离境大堂转乘飞机到达目的地机场并认领行李蛇口香港国际机场温馨提醒：员工申报蛇口－香港机场在途费用时请主动核减120HKD的离境税，未主动办理退税手续的，损失由员工承担严禁虚报费用！5咨询电话：深圳蛇口：（755）255885882688372926691213香港机场：（852）285838762261084828591584员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料住宿费适用人员开支标准公司高级副总裁及以上员工注意节约，据实报销其他员工根据需要选择三星级/四星级宾馆标准间，据实报销住宿费：优先入住公司宿舍，在公司资源无法满足下，方可入住酒店；员工出差提倡合住，报销住宿费时分别报销；在公司开支标准内凭票据据实报销，开支标准详见下表；SSE费用类型：Travel-hotelcharge注：出差海外，住宿清单上列示的早餐费可以报销，但因私发生的餐费、洗衣费等费用由个人承担。出差海外住宿标准：7员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料市内交通费及公务杂费市内交通费：包括的士费、公交车费、地铁费、市内过路过桥费及包车费用等；因公市内交通费凭票据据实报销；海外长途乘坐出租车或包租车辆的，事前须请示直接主管。SSE费用类型：Travle-withincity公务杂费：包括上网费、复印费、传真费、退票手续费、行李费、银行卡补偿费、邮电费用等，公务杂费凭票据据实报销；SSE费用类型：Travel-others，在SSE中单独列示；8电话费：酒店电话应提供电话清单；退票费、改签费：退票费、改签费需在SSE中单独列示；银行卡补偿费报销注意事项请参见：银行卡补偿费注：员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料银行卡补偿费银行卡补偿费：SSE费用类型：Travel-others,在SSE中单独列示，员工自行申请问：哪些费用可以享受2%的综合费率补偿？答：员工出海海外，发生的以外币（不包括港币、澳门币）消费的日常差旅费及交际应酬费，但培训费、会议费、考察费等专项费用和出差补助等补助类费用不可以享受。问：银行卡补偿费计算时，是按照当地货币金额的2%计算？还是按折算成人民币金额后的2%计算？答：按折算成人民币金额后的2%计算。注意：出差补助不能享受2％银行卡补偿费9员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料那境外发生的小额无票据费用如何报销？员工出差海外，发生的小额无票据费用在报销时，SSE中的Receiptstatus要选成NoReceipt状态,同时填写《境外无票据费用说明清单》，写清无票据报销的金额及币别，并请主管签字确认。10境外无票据说明清单强调：填写《境外无票据费用说明清单》报销的海外出差无票据费用只适用于小额的交通费、通讯费、传真费等。员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料有二个事项需请广大员工注意！1、员工出国前办理护照、签证费用，出国体检费/检疫费、保险费及发生的交通费、住宿费等费用应及时在出国前报销，以避免回国后报销，发生报销超期。2、员工因办理护照、签证的费用及发生的交通费、住宿费允许报销，但不享受出差补助。11护照签证费用：护照签证费：包括护照、签证办理费用，证件照相费用、公证费用、出国必须购买的保险费、出国体检费/检疫费及其他办理费用。SSE费用类型：Travel-visafee员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料注意事项：当出差涉及多个目的地，一天内跨越不同国家时，可按标准高的出差补助申报；员工出差遇出差当地法定长假，不享受出差补助；如果此段时间仍在出差地处理公务，员工在费用申报时说明，经直接主管批准，方可享受出差补助；在深圳工作的港籍员工回香港公干期间视同市内外出公干，不享受出差补助。海外出差补助申报方式请参见：海外出差补助（二）-申报方式；申请海外出差补助出入境的复印件要求请参见：海外出差补助（三）-出入境复印件要求；12出差补助是对员工因工作需要离开常驻工作地外出公干的补助。SSE费用类型：Travel-allowance，在SSE中按月分行列示判断员工临时出差海外常驻地是否变更的依据：临时出国申请审批电子流中的预计停留时间常驻工作地变更判断原则请参见：229-《出差费用管理制度》海外出差补助（一）员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料海外出差补助（二）－申报方式临时出差海人员补助申报方式请参见下图（以下预计、实际出访时间均指出访同一国家）：13预计出差三个月以上地区部HR统一申报国内营销驻外机构外派人员实际出差是否超过92天否国内秘书统一申报否是是92天前，在SSE中自行申报93天起，由地区部HR统一申报否92天前，国内秘书统一申报93天起，由地区部HR统一申报是否是国内营销驻外机构外派人员在SSE中自行申报员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料海外出差补助（三）－出入境复印件要求无票据证明出差起止时间时，报销需提供加盖有本次出差所有出入境时间印章的签注页复印件做为附件。临时海外出差员工我要报销海外（或港澳）出差补助，需要什么附件呢？注意：根据公司125号文件，自2005年6月1日起，被中国聘用且常驻工作地在中国的员工可以随差旅费报销单（SSE）申报海外或港澳出差补助的有深圳总部、国内驻外本地化人员及国际技术支援系统人员。14员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料海外出差补助（四）－申报举例例：员工A接到通知，先后连续出差法国、英国，预计出差时间为3个月以下，但因工作需要，法国实际出差22天，英国实际出差105天，该员工如何正确申报出差补助？15答：员工A可在sse中申请22天法国出差补助，申请92天英国出差补助，费用类型选择travel-allowance，在sse中按月分行单独列示；在英国93天起常驻工作地发生变化，外派补助由地区部HR统一申报。地区部HR接口信息请参见：员工费用中心内部资料员工费用中心内部资料报销外币费用、补助应怎样选择正确的折算汇率？正确选择外汇折算汇率费用类型折算汇率费用报销若有外币兑换水单、或本次费用结算相关的银行卡对帐单，则折算汇率为兑换水单或银行卡对帐单中标明的实际汇率若无外币兑换水单、或本次费用结算相关的银行卡对帐单，则折算汇率为所报销发票或收据上的日期当月的公司汇率。出差补助外派补助按照补助所属月份的公司汇率。Tips：不同月份的出差补助如果汇率不同，在SSE中请分行填写16