科研档案

科研档案一、科研档案概述科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。科研档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。各处科室应把科研档案工作列入本处科室科研工作的发展计划中，努力实现科研档案工作从经验管珲向科学管理转变，大力开发档案信息资源，为本单位工作和社会发展服务。科研档案二、科研档案归档范围1、确定归档范围的原则(1)、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须具有参考价值和凭证作用。遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。能反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，确保完整、准确、系统。(2)、几个单位协作完成的研究课题，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主办单位。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主办单位。(3)、与国外合作的研究课题应经协商，在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。科研档案2、归档范围和保管期限应归档文件包括科研项目(课题)的综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。具体范围见表：卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表综合序号类目名称保管期限1科研行政管理重要文件材料永久2科研计划管理重要文件材料永久3科研成果管理重要文件材料永久4科研经费管理重要文件材料永久5申报科学基金及奖励基金的文件材料长期6学会工作（学术活动、任职人员名单）材料长期卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表科研准备阶段序号类目名称保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、立项、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料长期6中外查新咨询报告书（单）永久卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表研究实验阶段序号类目名称保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析资料）永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计、电子线路等）永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝光盘等永久6样品、标本等实物的目录永久卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表总结鉴定阶段序号类目名称保管期限1研究报告、研制报告永久2申请项目查新报告永久3论文汇编和专著（其内容应与该项目有关）永久4工艺技术报告永久5技术诀窍报告永久6专家评审意见永久7鉴定会材料（鉴定申请表、函审表、通知、代表名单、会议记录，鉴定意见）永久8鉴定大纲永久9鉴定证书永久10推广应用意见和证明长期11课题工作总结长期卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表申报奖励阶段序号类目名称保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表和项目表永久3科研成果奖励申报书（1省科学技术奖、2医学科学奖）与审批材料永久4科研成果奖状材料（奖状、奖章、证书）原件、公报或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久6归档审查意见长期卫生事业单位科学研究档案归档范围和保管期限表推广应用阶段序号类目名称保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引进或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期科研档案3、不归档的文件材料(1)上级普发的有关科研但不需办理的文件；(2)有关科研的未定稿的文件、未生效的合同、协议书；(3)未按科研管理程序列入计划或未经鉴定的项目；(4)重份文件；(5)无查考利用价值的事务性、临时性文件；(6)非隶属单位抄送、无参考价值的文件；(7)与院外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。科研档案三、科研文件材料的归档流程1、形成积累负责分管科研的机构负责人应对科研文件材料的形成积累提出要求。科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别整理科研工作各阶段形成的有关文件材料。课题组长在制订和讨论工作计划安排时，应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。医院科研部门和档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。归档的科研文件材料必须用钢笔或毛笔，蓝黑或黑色墨水书写，字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。科研档案2、整理归档(1)坚持实行科研文件材料形成部门和课题组归档制度。课题结束后，由本课题组负责人主持归档。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理归档。(2)根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，以件为最小单位组成一个课题为一卷或一个保管单位。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等，有序的排放在归档材料之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理归档。科研档案(3)内容相同的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。(4)拆除文件材料上的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。(5)科研文件材料根据实际情况采用科技档案盒、袋(夹）等方式保管，每件科研文件材料用线装订。(6)科研管理部分的文件材料，按文书档案要求归档装订。并编写件号及每件材料的标题。装订的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一页编写一个页号，每件页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的上(或下)角。全部科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有机构或部门名称的归档章戳记，并逐项填写归档章内容。科研档案(7)配套的声像等特殊载体材料，均应专柜保管，档号必须与文字材料保持一致，并按声像档案要求处理。(8)课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个项目的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。(9)填写卷内目录、备考表。(10)课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。科研档案3、归档时间科研管理部门负责管理性文件归档，各课题组在研究课题鉴定验收后两个月内向科研管理部门归档，次年由科研管理部门统一向单位档案室归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。科研档案4、归档要求重大科研项目的鉴定、评审工作必须有医院档案部门参加。鉴定前归档时档案部门应进行审查、验收，并在成登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，医院档案部门有权拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。鉴定后课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同材料向科研管理部门移交，经清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。科研部门次年初连同移交目录一并移交档案室。科研档案四、科研档案的分类与编目l、分类编号根据卫生系统科研档案的内容和特点，一般采用科研类档案档号。即：年度号+一级类目代号+二级类目代号+课题序号模式如：2000KYl-01，即2000年科研类科研综合第l件。2001KY2-01，即2001年科研类科研成果第1课题。2002KY3-05，即2002年科研类科研专利第5项。2005KY4-06，即2005年科研类科研著作第6部。归档件号可按《中国档案分类法一卫生档案分类表》或卫医发【1994】27号《医疗机构诊疗科目名录》排序，也可按单位机构排序习惯排放，例：内、外、妇、儿……。科研档案综合类管理文件用自然年度分类归档。项目课题用完成年度分类归档。科研档案2、编目登记科研档案目录，按档号先后顺序，填写课题名称。档案部门对接收的科研档案入盒后在卷盒脊上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离案卷脊背底边40毫米处。编制各种分类目录、专题目录，编制课题案卷级、文件级科研档案著录卡，作为手工检索卡和计算机采集卡使用。档案部门将编制的科研档案著录卡的数据存贮到计算机数据库中，并在本单位信息系统建立后，按要求与之联网。科研档案五、鉴定和销毁鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段。归档前鉴定，即指对每个课题档案保管期限和密级划分的意见。归档后鉴定是对研究课题档案进行整体鉴定，以整套研究课题档案为单元，按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大(永久)、重要(长期)、一般(短期)三级。属于重大级研究课题档案主要是指：国家和各部、委下达的重要研究项目，以及重要的国际合作项目的档案；获得国家级各类成果或部、省级科技成果二等奖(含二等奖)以上的项目档案；对自然现象(如药物、疾病等)的系统观测和资源、疾病等的调查、考察中积累的重要基础档案资料。科研档案属于重要级研究课题档案主要有：国家各部门和省下达的较重要的研究项目，以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省级科技成果三等奖(含三等)以下的档案；属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。销毁工作参照文书类档案执行。科研档案六、档案的补充与修改科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获奖情况，及时对有关课题档案的保管期限进行调整。对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经处、科、室主任或有关主管负责人批准同意。未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的课题内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独归档、编目。