设计部图纸档案管理制度

阳光新天地投资集团有限公司合同图纸管理制度编制部门集团财务部文件状态受控：生效日期2011/06/26文件编号QS/SNW-GC-022页码审核批准11.目的为进一步加强图纸文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现集团图纸管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。2.定义本制度所指的图纸档案是集团在业务经营中形成的设计方案及效果图、请照图、施工图、竣工图、变更等各类专业图纸的保管归档。3.管理原则3.1图纸档案由集团财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。3.2集团财务部负责统筹、协调、组织、整理、保管集团所有合同文档。3.3集团财务部确定专职人员负责图纸档案管理。4.管理细则4.1设计图纸的确认：施工蓝图、变更蓝图、报规及报审蓝图均由设计单位先行盖章，收到图纸由设计部经理签字确认后方可有效。(务必检查图纸页面的是否完整、是否有破损、是否有漏盖章的问题情况，如上述情况出现，拒绝签收对方提报的图纸。●建立图纸存档台账，图纸签字盖章，登记图纸目录并按项目名称分类、时间、专业、等情况说明进行归档。归档标准：图纸整理规范编制入册后提交财务部（1份）保存归档。（每周核对一次目录并更新电子版目录）便于图纸查阅、追溯、核对。●建立施工图纸、变更图纸、报规报审图纸的交接台账，针对下发部门的负责人当场审核后按所需量下发图纸，并进行图纸详细的发放情况说明，经签收人亲笔签字确认完成交接。下发要求：工程部4份原图、设计部存档1份原图、成本1份原图，报规报审图纸按报审单位要求进行提报集团前期部门。阳光新天地投资集团有限公司合同图纸管理办法编制部门集团财务部文件状态受控：生效日期2011/06/26文件编号QS/SNW-GC-022页码审核批准22归档标准：原图整理规范编制入册后，交财务档案室归档1份，登记签收目录。变更图纸下发要求：工程部4份原图、设计部存档1份原图、成本1份原图，财务1份原图。变更图纸的归档标准：与变更图纸对应的电子版图刻盘一并归档，设计部备份。●建立图纸审查、答疑台账，经设计部总工或经理审核签字盖章后，下发工程部4份原件，设计部归档1份原件，财务档案室归档原件1份。归档方面：进行编号打码，编制目录，每周核对等规范资料管理工作。●加晒图纸·结合设计签订合同及提交成果要求的节点内容，如超出合同内提交数量范围的，需要加晒图纸首先提交事务申请单（备注加晒原因），按照集团审批流程最终由董事长签字确认方可有效后，要求对方单位按完成交图的时间节点提交加晒图，图纸由总工签字确认后方可下发。·建立加晒图纸收发台账，图纸收到后第一时间按照所需部门下发，对相应的登记进行详细描述及记录，签收人亲笔签字并要求书写工整，不得涂改。归档标准：加晒图纸电子版目录随时发生随时登记，每月提交报表与档案室核对一次。·图纸加晒费原始单据提交财务档案室归档，便于财务结算，审核工作。●设计过程中成果资料的确认·凡涉及项目方案及过程中汇报提交的效果图和成果资料均由董事长签字确认方可确定为有效。·凡涉及项目施工、项目专业、项目设备安装等过程中提交成果的图纸和资料均由总工或设计部经理签字确认方可确定为有效。·建立台帐（按项目工程分类）---编制电子版目录—每月编制报表提报财务档案室·每月核对资料对接、归档情况，检查是否纰漏及时补充·建立表单—按照项目工程名称、专业、合同编号、合同签署时间、设计内容、项目面积、合作单位、付费节点、成果完成等详细情况说明登记。按照合同付款节点登记表单，并准确核查付款数额等登记。阳光新天地投资集团有限公司合同图纸管理办法编制部门集团财务部文件状态受控：生效日期2011/06/26文件编号QS/SNW-GC-022页码审核批准33归档标准：过程中成果资料基本依据设计节点完成提报，按每月提交报表。●图纸、成果电子版资料·刻录完成的电子版成果与图纸一同归档财务档案室，光盘上注明项目名称、项目成果提交时间、设计部经理亲笔确认完成后提交财务保管。·接收图纸必须保证齐全、完整，保证图纸正本原件与电子版内容完全一致。4.2图纸文档的管理办法1）图纸文档以年代结合项目性质进行分类编号。2）保存的图纸每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。3）图纸管理员应根据实际需要编制图纸档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。4）各部司因工作需要借阅图纸，必须签写借阅审批单提交财务档案室，图纸管理员处填写《图纸借阅台帐》办理借阅正规手续：除工程部借阅手续可由资料管理员办理外，其他部门均由部门负责人（经理）办理借阅手续。除出借原件外，无论何种方式的借阅，操作必须由图纸管理员亲自进行，原件不得交付他人手中；5）图纸的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。对其易损特殊纸张的图纸需及时复印备份，归档保管。6）借阅人签字书写工整，不得涂改。如伪造、撕毁图纸档案材料，及时汇报上级。4.3设计部会议纪要的记录及管理1）凡由设计部发起组织的会议或方案评审、专家评审、图纸交底等项目工程会议，设计部负责人做好当日会议纪要，按照公司规定的会议纪要格式进行详细记录，形成纪要后提交董事长一份，财务一份，设计部存档一份。