职位说明书编写培训

华景咨询2007-3-302008-5-5**咨询公司XX有限公司1思考问题1、职位说明书很难写吗？2、职位说明书有用吗？有什么用？3、企业有必要这么重视职位说明书吗？2目录一、职位管理的意义二、职位管理体系设计原则三、职位说明书中名称定义四、职位说明书的内容五、职位说明书的编写31.1人力资源是现代服务企业的核心战略资源经营人才经营客户企业的可持续性发展顾客忠诚顾客满意为顾客创造价值带来利益优异的产品与服务员工生产率与业务改善员工满意度与能力发展员工需求得到满足与个人价值实现企业人力资源产品服务的提供企业人力资源开发与管理系统企业经营价值链越来越激烈的市场竞争，客户越来越高的、多样化的服务需求，促使我们不断提高服务质量和水平，所有这一切取决于我们对人力资源的经营。一、职位管理的意义4•员工发展•培训与学习•薪酬系统•非金钱激励•职位分析•人员招募•人员选拔•职位评估•绩效评估•胜任力评估人力资源规划价值创造价值评估价值分配价值发展围绕企业战略，通过一系列人力资源管理和开发工作，发现、评估、发展企业人力资源价值，促进企业人力资源持续增值。人力资源战略1.2人力资源管理的基本命题——一般模型一、职位管理的意义51.3人力资源管理管理体系战略层机制层制度/流程层方案操作层技术层牵引机制激励机制约束机制竞争淘汰机制人力资源战略规划人力资源经营价值链职位管理制度绩效管理制度激励管理制度培训管理制度选聘管理制度薪酬管理制度HR规划方案招聘继任方案培训与开发方案绩效管理方案薪酬激励方案工作设计能力模型职位评估信息系统继任管理制度职业生涯管理制度公司战略—拉动的力量企业文化—推动的力量编制模型竞争配置职业规划一、职位管理的意义6绩效管理是核心薪酬管理是结果职位管理是基础任务/目标确定年度业务计划公司战略薪酬管理绩效考核人员素质评估人力资源培训与开发职位评估工作分析人员素质评估人员配置组织流程规划人力资源规划1.4职位管理的意义：职位管理是所有人力资源管理工作的基础一、职位管理的意义7职位说明书的故事有一回，德鲁克全程参与了一次通用汽车公司的高层主管会议。他对这次会议单为了一名高级机械工制定职位说明书就花了那么长的时间感到非常不可思议。德鲁克找到斯隆，问他道：“请问斯隆先生，你们怎能容许主管人员浪费那么多时间在那样微不足道的事情上面呢？”斯隆答道：“这家公司付我很高的薪水，要我制定重要的决策，而且是正确的决策。如果我们挑选了不胜任的人到俄亥俄州代顿厂（Dayton）负责高级机械工的职务，我们在这里做的决策等于白费工夫。将决策转变为成果的，就是在那个岗位上工作的人。”他告诉德鲁克道：“如果我们未事先花4个小时制定职位说明书，把对的人摆在对的位置，我们就必须花400个小时去清理善后，以弥补我们所犯的错误。”职位管理的体现形式之一：职位说明书一、职位管理的意义8目录一、职位管理的意义二、职位管理体系设计原则三、职位说明书中名称定义四、职位说明书的内容五、职位说明书的编写92.1满足分层分类的管理需求二、职位管理体系设计原则不同层级、不同类别的职位在职位本身的稳定性与不确定性方面存在着很大的差异，稳定性较差，而创造性要求较高的职位对传统的标准化的职位说明书提出挑战。因此，需要根据职位类型的差异来建立分层分类的职位说明书。图：分层分类的职位说明书的特点与要求职位类别职位特点对职位说明书的要求创新要求高、工作方式难以固定采用更加宽泛的职责描述；更加强调职责界定的成果导向；更加注重任职资格中的创新要素。职能管理与基层直线管理职位创新要求较低、规范化、职业化要求高需要采用严格、准确的职责描述；既要注重职责界定中的成果导向，也要注重职责界定中的过程性部分；任职资格的界定要注重“责任心、业务知识、专业技能”等有利于提高职业技能与职业规范的因素。基层职位基本不需要创新，强调职位的标准化与操作一致性同时注重工作任务以及完成任务的工作程序的界定；包括完成工作所采用的工具、设备与技术；任职资格需要将心理能力与身体能力相结合高层管理职位10在处理职位分析与组织之间的关系时，存在着两种基本选择：基于现状的职位分析与基于未来的职位分析。2.2基于未来的职位分析基于现状与基于未来的职位分析选择基于现状的分析反应职位现在做什么，现在它怎样为组织做出贡献。而不去判断职位应该做什么，它在将来怎样变化。基于未来的分析应该基于组织的战略对职位本身的存在价值和目标进行判断，对现行职责的合理性进行分析，去发现哪些职责已不符合组织的要求，需要修改哪些职责，需要新增哪些职责。传统职位分析所倡导核服集团需要选择的分析方式二、职位管理体系设计原则11图职位内容合理性优化模型基于战略与组织的分析基于流程的分析组织的期望与要求对下级的管理责任流程上游环节的要求流程下游环节的期望职位的现状二、职位管理体系设计原则2.2基于未来的职位分析121、基于战略与组织的分析：在对企业的战略进行剖析的基础上，对组织结构进行调整，对部门职能职责重新进行界定。然后，对新的部门职能职责进行分解，形成对部门内各职位功能的新的要求，新的要求与原职责进行对照，将形成该职位基于战略的新的职责和工作内容。基于战略和组织分析的关键点在于对该职位上级管理者的深入访谈。2、基于流程的分析：在企业的流程再造或流程优化的基础上，对该职位在流程中角色和功能重新进行界定，对该职位在流程中与其他职位之间的交叉、重叠、扯皮、推诿之处进行深入剖析，以消除职位边界的重叠与模糊之处；同时，通过分析流程上下游环节的相互期望和要求，从流程中内部客户的角度赋予该职位新的内涵和要求。二、职位管理体系设计原则2.2基于未来的职位分析132.3理清交叉互动式的工作关系由于个人工作向团队工作、职能工作向项目工作的转变，要求在职位分析中，不仅要收集来自任职者本人及其上级的信息，同时，还要收集来自同事与内外部客户信息。在这样的前提下，就需要建立以流程为基础的、交叉互动式的职位分析方法，即在对某一职位进行分析时，不仅要考虑该职位本身的现状与职位上级的要求，同时，还要考虑该职位与同事之间的互动以及该职位与其他部门的相关职位在流程上的衔接关系，通过在职位分析中树立流程观念，将流程上下游环节的期望转化该职位的目标与职责，从而帮助组织客户本位主义，提高流程的效率与效果，同时，也有利于组织在产品、服务与管理模式上的创新与改进。二、职位管理体系设计原则142.4满足对团队协作的管理需求由于知识工作更加趋向于采用团队而非个人的工作方式，因此职位分析方法必须适应提高团队运做的内在要求，并为团队绩效的提升提供支持。因此，基于团队的职位分析必须实现以下几种转变化。团队工作分析法具体含义用角色分析来代替职位分析在团队中往往并不强调对成员之间的职责进行明确界定，而是更加注重团队成员之间的协调、互助与信息共享。因此在团队中，宽泛的角色定位比严格界定的职位更能满足协同的要求。用角色间分析来代替角色内分析团队绩效依赖于协同，而协同的基础是要识别不同的角色之间在工作责任与任务层面上的相互依赖性。而对于这种相互依赖性的分析则必须通过分析角色之间的流程关系来实现。用团队素质结构分析来代替职位任职资格分析对于团队而言，单个成员的任职资格将逐步被团队整体的素质要求所取代，即需要按照团队整体目标实现与团队绩效提高的要求去确定不同成员之间如何形成具有差异性、互补性与协调性的素质结构。二、职位管理体系设计原则152.5提倡“组织公民行为”（OCB）来弥补职位说明书的不足职位说明书对职位要求的规范化，并非解决所有组织与管理问题的灵丹妙药。现代管理学已经证明，员工对组织的贡献不仅来自于其正式职责范围内的绩效与成果，同时还要包括员工超越其职位对组织所创造的价值，比如向同事提供无偿的帮助、向组织提出合理化的建议、主动维护组织的形象与声誉等。这些行为就构成了员工的组织公民行为，它是对职位说明书内在不足的良好补充与润滑。二、职位管理体系设计原则162.6建立动态化、持续的职位管理工作体系将职位管理纳入组织与人力资源管理体系，并做为各项工作开展的基础，高度重视；切实提高人力资源管理人员的职位管理及与之相关的知识技能；定期进行职位体系评审、修订，保持其适用性和先进性；规范职位管理，防止任意变换职位名称、随意调整工作责任，随意增设职位、无目的引进人员、因人设岗等现象的发生；注意从内外部职位信息的变化分析组织结构变化趋势，和对人力资源、先进知识与能力的需求的变化。二、职位管理体系设计原则172.7注意职位（岗位）设置导向与公司战略的一致性二、职位管理体系设计原则学习型企业成长型企业自杀型企业研究型企业辅助岗位（Coach）基础岗位（Basic）核心岗位（Key)变动岗位（Transform）分类特点代表职位备注基础岗位保证性、普遍性和直接影响性。一线员工推销员劳动效率越低，此类岗位人数越多。辅助岗位公共性、支持性、阶段性、机动性和风险防范性；经理秘书助理管理越差，此类岗位人数越多。变动岗位过渡性、替补性、服务性；质检人员售后服务员产品质量越差，此类岗位人数越多。核心岗位关键性、直接性、创新性。创意策划财务分析产品研发体系设计管理变革研发、市场、变革活动越活跃，此类岗位人数越多。18目录一、职位管理的意义二、职位管理体系设计原则三、职位说明书中名称定义四、职位说明书的内容五、职位说明书的编写19三、职位说明书中名称定义职位的四个特点岗位的四个特点1、功能唯一；2、技术唯一；3、责任结构唯一；4、职系类别唯一。1、机构唯一；2、业务唯一；3、服务对象唯一；4、地点唯一。职位和岗位的特点203.1相关概念（1/3）三、职位说明书中名称定义职位(Position)是指承担一系列工作责任的某一任职者所对应的组织位置，它是组织的基本构成单位。使命(Responsibility)是指为了在某个关键成果领域取得成果而完成的一系列任务的集合，它常常用任职者的行动加上行动的目标来加以表达。例如：维护客户关系，以保持和提升公司在客户中的形象。工作要素（JobElements)是指工作中不能再继续分解的最小活动单位，工作要素是形成职责的信息来源和分析基础，并不直接体现于职位说明书之中。例如，接听电话。责任（Duty）职责细分既可以作为职位分析中完成职责的主要步骤而成为职责描述的基础，也可以以履行程序或“小职责”的身份出现在职位说明书当中。例如，处理客户的电话咨询与投诉。任务(Task)是指为了达成某种目的而进行的一系列工作要素，是职位分析的基本单位，并且它常常是对工作责任的进一步分解。例如：回答客户的电话咨询。21任何职位的内在结构都可以归结为三个层次（见下图），即使命、责任与任务。这三个不同的层次形成了一个自上而下逐步分解的体系。因此，所谓工作内容的稳定性与不确定性，可以从这三个层次的稳定性与不确定来进行度量。图：职位内在结构的三个层次使命责任任务三、职位说明书中名称定义223.1相关概念（2/3）示例：职位（position）：刑警分队长职责（Responsibility）：带领分队人员侦破刑事案件，捉拿犯罪分子，有效打击犯罪。责任（duty）：侦查案情、逮捕嫌犯、核实证据、移送司法机构任务（task）：……报送材料、申请批准、指挥行动．．．活动（activities）：…周围布控、控制嫌犯、宣布嫌犯权力、送回警局、．．．要素（elements）：……踢开房门、制服嫌犯、从腰上取出手铐、铐住嫌犯．．．三、职位说明书中名称定义23职位（position）：安全质保部经理使命（Responsibility）：组织公司质量/环境/安全/流程体系和安全生产管理工作，监督公司产品和服务质量，为公司正常运营和安全生产提供保证。责任（duty）：体系规划、质量管理、安全生产管理、流程管理………任务（task）：………培训、检查、事故处理、考核……活动（activities）：调查事故情况、编写调查报告、分析事故原因、制订处理方案……要素（elements）：……现场查看、人员调查、制度调查、寻找证据……三、职位说明书中名称定义2