计算机录入与排版技术(9章)

计算机录入与排版技术2提高Word排版的效率和专业性项目导读PROJECTGUIDANCE本项目介绍如何打造高效的Word2010使用环境，如自定义快速访问工具栏、设置保存新文档时的默认文件格式等，并了解Word排版的原则和问题。这些技巧的使用，能够使用户在实际工作中获得意想不到的效果。项目九提高Word排版的效率和专业性3能够将常用工具放到快速访问工具栏中能够设置打开文档时自动定位到指定文件夹能够解决常见的Word排版问题能够为新文档设置默认的文件保存格式能够为文档设置自动保存时间间隔和位置4项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境Word2010文档窗口中的“快速访问工具栏”用于放置命令按钮，使用户能够快速启动经常使用的命令。默认情况下，“快速访问工具栏”中只有数量较少的命令，用户可以根据需要添加多个频繁使用的工具。默认情况下，在Word2010中保存的文档为.docx格式，用户可通过相关设置将新文档默认保存格式设置为其他格式。默认情况下，在Word2010的“文件”列表中选择“打开”项，打开“打开”对话框，从中可看到地址栏中显示“库\文档”文件夹，用户可通过相关设置，使每次打开文档时定位到指定的文件夹，用户可根据需要将其进行更改。为了避免出现断电、死机等意外造成文档中正在编辑的信息丢失的情况，用户可以根据需要设置文档自动保存的间隔时间（默认为10分钟），这样系统每隔设定的时间就会对文档自动进行保存，程序意外关闭后，再次启动Word2010，文档中的内容会得到恢复。此外，还可设置开机启动Word2010软件，或根据需要设置Office2010的配色方案。5任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境默认情况下，快速访问工具栏中只显示“保存”、“撤销”、“恢复”或“重复”按钮。若要将其他常用工具添加到快速访问工具栏中，操作方法如下。步骤1单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，在展开的列表中选择要添加的选项即可。6任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境步骤2若在列表中选择“其他命令”项，可打开如图9-1所示的“Word选项”对话框，利用该对话框可以为快速访问工具添加更多实用的常用功能按钮：在对话框左侧选择“快速访问工具栏”；在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择命令的位置，然后在下方的列表中选择要添加到快速访问工具栏的命令，单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，该命令即可被添加到快速访问工具栏中。图9-1添加常用工具到快速访问工具栏7任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境默认情况下，Word2010的保存格式为.docx文档，用户也可以将其保存为其他格式，操作方法如下。步骤1在Word2010的“文件”列表中选择“选项”项，打开“Word选项”对话框，如图9-2所示。8任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境步骤2在对话框左侧选择“保存”项，然后在对话框右侧“保存文档”设置区的“将文件保存为此格式”下拉列表中选择一种格式，最后单击“确定”按钮即可。图9-2设置文件默认保存格式9任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境默认情况下，在Word2010的“文件”列表中选择“打开”项，打开“打开”对话框，可看到地址栏中显示“库\文档”文件夹，如图9-3所示。若要更改其默认打开文档时的文件夹，可在对话框的左侧选择磁盘驱动器及其下的文件夹，最后关闭该对话框即可。这样，以后每次打开Word文档时，“打开”对话框的地址栏都会出现设置的磁盘盘符及文件夹。图9-3设置每次打开文档时自动定位到指定的文件夹10任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境默认情况下，Word2010自动保存的时间间隔为10分钟，默认文件位置为用户目录中的Documents文件夹，用户可以根据需要更改其自动保存的时间间隔和默认文件位置，操作方法如下。步骤1用上述方法打开“Word选项”对话框，选择对话框左侧的“保存”项。步骤2在对话框右侧“保存文档”设置区选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，然后在其右侧重新设置自动保存时间间隔。11任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境步骤3单击“默认文件位置”编辑框右侧的“浏览”按钮，打开“修改位置”对话框，在其中选择文件的默认保存位置并确定即可，如图9-4所示。图9-4设置自动保存的时间间隔和位置12任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境如果用户日常工作中经常要使用Word2010编辑文档，可以设置在启动Windows7时启动它，设置方法是：打开“开始”菜单列表“所有程序”中的“启动”文件夹，然后按下鼠标左键将桌面上的Word2010的快捷方式图标拖到其中即可，如图9-5所示。拖动方向图9-5设置开机启动项13任务实施项目九提高Word排版的效率和专业性任务一打造高效的Word使用环境Word窗口有3种配色方案可供用户选择，分别是蓝色、银河和黑色，默认情况下为蓝色。用户可以根据实际需要设置自己喜欢的配色方案，方法是：在“文件”列表中选择“选项”项，打开“Word选项”对话框，在“常规”选项“用户界面选项”设置区的“配色方案”下拉列表中进行选择并确定即可，如图9-6所示。此时，Office2010套装软件中其他软件的配色方案将进行相应的改变。即在其中一个软件中进行的修改将应用到套装软件中的其他软件。图9-6设置配色方案Word排版的原则14任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性Word是目前使用频率最高的文档撰写与编辑软件，小到一篇简单的活动通知，大到一本书籍的编写，Word都能胜任。一篇优秀的Word文档，不仅需要内容上的优秀，更需要令人赏心悦目的排版风格。一般来说，良好的排版需要遵循以下4个原则：紧凑、对齐、重复、对比。这4个原则在实际应用中相辅相成，一般都会同时使用，这样，才能在版式设计中发挥强大的效果。Word排版的原则15任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性紧凑原则(一)紧凑是最为基本的，该原则要求将相关的元素放在一起，从而让页面各部分的内容看上去更为清晰，整个页面更具结构化。但对于排版过于紧凑的文档，让人看了有种压迫感，喘不过气的感觉。这时可在每个小标题增加其与上下段落之间的间距，以让各部分内容按组明确划分，如图9-7所示。图9-7紧凑原则Word排版的原则16任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性对齐原则(二)对齐，要求页面中的每个元素尽可能地与其他元素以某一基准对齐，从而使页面上的所有元素建立视觉上的关联。如利用对齐原则，可将文档上半部分内容右对齐，下半部分设置为左对齐，同时通过在标题下方添加线条，为上下两部分建立视觉上的联系，如图9-8所示。图9-8对齐原则Word排版的原则17任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性重复原则(三)重复原则指出，让页面中的某个元素重复出现预定的次数，以此来强调页面的统一性，同时还增加了页面的吸引力。如将图9-8所示页面左下方的3行文字分别添加了项目符号，使得这些符号发生了重复，同时也为枯燥的页面增添一些趣味性，效果如图9-9所示。图9-9重复原则Word排版的原则18任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性对比原则(四)对比的目的是让页面中的不同元素之间的差异更加鲜明，从而有效吸引读者的目光。如在图9-9中，为了突出文章名，可以将文章名的字体设置的相对较大，突出主题部分，同时将文章名下方的线条设为浅色，以便与书名的黑色形成对比，如图9-10所示。图9-10对比原则Word排版常见问题19任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性新文本覆盖原有文本问题(一)在编辑Word文档时，有时输入的新文字会插入到原有文字当中，但有时新输入的文本却覆盖了原有文本，这是由于“改写”模式被打开了。此时单击状态栏中的“改写”字样关闭改写模式即可，如图9-11所示。图9-11将改写模式关闭Word排版常见问题20任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性超链接问题(二)在文档中键入邮箱或网页地址时，Word自动将其转换为超链接，影响编辑效率。如何在Word文档中输入这些地址而不自动转换为超链接？用前面介绍的方法打开“Word选项”对话框，选择“校对”项，然后单击“自动更正选项”按钮，在打开的对话框中切换到“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”设置区取消“Internet及网络路径替换为超链接”复选框，如图9-12所示，最后确定即可。图9-12取消“Internet及网络路径替换为超链接”复选框Word排版常见问题21任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性选中单词问题(三)如果希望选中某个单词其中的一部分字母，但开始拖动选择单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格，如何解决这个问题？打开“Word选项”对话框，然后在“高级”设置区的“编辑选项”列表中取消“选定时自动选定整个单词”复选框，如图9-13所示，最后确定即可。图9-13取消“选定时自动选定整个单词”复选框Word排版常见问题22任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性页眉横线问题(四)当进入到页眉页脚编辑模式后，Word会自动在页眉处产生一条横线（通常叫页眉线），如果不想使用这条线或换用别的线型，该如何操作？将页眉中的文本及其右侧的回车符选中，打开“边框和底纹”对话框并切换到“边框”选项卡，如图9-14所示。在“设置”列表中选择“无”项，可取消页眉线；若要换用别的线形，可在“样式”列表中选择所需线型，还可设置线条的颜色、宽度等，单击“预览”框中的该边线按钮，应用更改，最后确定即可。图9-14设置页眉线Word排版常见问题23任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性下划线不连续问题(五)有时我们在横线上填写信息时，输入的文字没有下划线，选中文字后单击“下划线”按钮得到的下划线比原有下划线高，导致下划线不连续，如图9-15所示。这是为什么？图9-15下划线问题这是因为单击“下划线”按钮得到的下划线，和在英文输入状态下按【Shift+-】组合键得到的下划线是不一样的，特别是打印出来的效果更是不同。要解决这个问题，可以删除原有的下划线，然后输入信息，再选中要添加下划线的文本，单击“下划线”按钮即可。Word排版常见问题24任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性页码设置问题(六)我们经常看到一些版式中将页码设置在切口的垂直居中位置，或者版心的外侧，这是如何实现的呢？这实际上是Word提供的另外一种插入页码的方式。就是不论是否进入页眉、页脚编辑状态，都可以在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组中单击“页码”按钮，在展开的列表中选择页码的位置，如页面顶端或页面底端，并在列表中选择相应的页码格式；在“页边距”列表中可选择页码在切口的垂直居中位置还是版心的外侧，如图9-16所示。图9-16设置页码格式Word排版常见问题25任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性表格标题问题(七)我们在排版表格时，若表格标题在某一页的结尾，而内容却在下一页。此时需要将标题调整到下一页，或把第2页的部分内容调整到上一页。Word排版常见问题26任务二了解Word排版的原则和问题项目九提高Word排版的效率和专业性表格其他问题(八)在排版表格时，若遇到表格某一页的起始位置出现在上一个单元格的空白部分，如图9-17所示。此时需要将单元格空白部分所在的空行去掉，或将