公司采购流程管理制度

公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。一、请购及其规定1、请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2、请购单的要素完整的请购单应包括一下要素：（1）请购的部门；（2）请购物品所属项目；（3）请购的用途；（4）请购的物品名；（5）请购的物品数量；（6）请购的物品规格；（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等；（8）请购的物品的需求时间；（9）请购如有特殊需要请备注；（10）请购单填写人；（11）请购部门主管；（12）请购单审核人；；（14）财务审核人；（15）公司总经理。3、请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰,由部门领导审核批准后报采购部门；（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；（5）请购部门在提报请购单时应要求采购部签字并交请购部门备份；（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；（7）遇公司营业、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。4、公司物资请购单的提报部门（1）公司各产业链的专用物质由产业链提出请购，并列出两家以上的供应商，交由行政，采购，财务部门联合审定。（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政办公室提报；（3）公司其他各部门专用的物资由各部门自行提报。二、请购单的接收及分发规定1、请购的接收要点（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购单是否经过部门领导审批，财务核算。（2）接收请购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,（3）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3、采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天；（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购,采购周期不应超过40天；（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标,采购周期不应超过60天；（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；三、询价及其规定1、询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解其采购要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通；2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3、对于紧急请购项目应优先处理；4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价,原则能不通过其代理或各种中介机构询价；5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6、遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,按照附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。8、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。三、比价、议价1、对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件。3、重要项目应通过一定的方法对于目标商家的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；四、合同的签订及其规定。1、合同合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。（1）合同正文应包含的要素1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/、单价、总价及合同总额,清单是合同不可分割的部分；3）包装要求；4）合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明；5）付款方式；6）质量保证；7）质量要求及规范；8）违约责任和解决纠纷的办法；9）双方的公司信息；10）其他约定。；11）违约责任一定要详细、具体；12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效；13）签订的所有合同应及时报送财务部门。六、付款及合同规定；（1）（资金支出审批单）或附表九（付款审批单）,该审批单巡签完毕后提交财务部付款；（2）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款,以免影响合同的，2、合同执行（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时通知请购部门及公司领导；（2）已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；七、报验与入库1、报验（1）供应单位已经履行完毕的合同,采购部应及时的通知质检部门进行验收；（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验,并出具报验结果证明书,对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。2、入库（1）公司所有的用品设备及食品原料入库前均应通过质检部门的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门,由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）质检部门未及时验收的合同标的物,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库,并及时出具入库清单；；（5）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。