Access基础教程-Access2010第三章

长春师范大学计算机科学与技术学院3.1创建表3.2数据类型和字段属性3.3字段编辑操作3.4主键和索引3.5表的联接3.6输入和编辑数据表是Access数据库的基础，所有的原始数据都存储在表中，是数据库中所有数据的载体，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的。本章将详细介绍表的创建方法，构成表的字段的数据类型，字段属性的设置，表的编辑和表间关联关系的创建。创建表工作包括构造表中的字段、字段命名、定义字段的数据类型和设置字段属性等内容。在现有的数据库中创建表有以下几种方法：使用数据表视图创建表使用设计视图创建表使用SharePoint列表创建表除以上三种方法外，获取外部数据的“导入”和“链接”方法也可以在数据库中创建表，具体内容详见3.6小节。3.1.1使用数据表视图创建表以表1.18院系表为例，使用数据表视图创建表的过程如下：1.在如图3.1所示的当前数据库窗口功能区上的“创建”选项卡下“表格”组中，单击“表”按钮，出现如图3.2所示的“表格工具”窗口，这时将创建名为“表1”的新表，并在“数据表”视图中打开。2.选中“ID”字段列，在“表格工具/字段”选项卡下的“属性”组中，单击“名称和标题”按钮，如图3.3所示。3.打开“输入字段属性”对话框，如图3.4所示，修改字段的名称为“院系代码”，单击确定按钮，返回数据表视图，结果如图3.5所示。4.在“表格工具/字段”选项卡下的“格式”组中将数据类型改为“文本”，将“属性”组中的“字段大小”改为6，如图3.6所示。5.单击数据表视图中“院系代码”字段后的“单击以添加”，在弹出的快捷菜单中选择字段的数据类型为“文本”，将反显的默认字段名称“字段1”修改为“院系名称”，按回车键确认修改，将“属性”组中的“字段大小”为40（或重复步骤2-4完成“院系名称”字段的创建与设置），结果如图3.7所示。6.单击“快速访问”工具栏中的“保存”按钮，在弹出的如图3.8所示的“另存为”对话框中，输入表的名称“院系表”，单击“确定”按钮，完成“院系表”的创建。如需同时输入数据，可在标有“*”的行中键入即可。3.1.2使用设计视图创建表创建表结构、修改字段数据类型和设置字段属性最直接、最方便的方法是通过设计视图来完成，下面以表1.19专业表为例，说明使用设计视图创建表的过程：1.在如图3.1所示的当前数据库窗口，选择功能区上的“创建”选项卡下的“表格”组，单击“表设计”按钮，这时将在“表格工具/设计”窗口出现名为“表1”的新表，并在“设计”视图中打开，如图3.9所示。2.根据表1.19专业表的结构，在设计视图的字段名称列下第一个空白行中输入“专业代码”，数据类型列下选择“文本”，在字段属性区“常规”选项卡下的“字段大小”属性框中输入6，如图3.10所示。3.根据表1.19专业表的结构，重复步骤2完成其它字段的设计。4.右键单击“专业代码”字段，在弹出的如图3.11所示的快捷菜单中选择“主键”。5.单击“快速访问”工具栏中的“保存”按钮，在弹出的如图3.12所示的“另存为”对话框输入“专业表”，单击“确定”按钮，完成“专业表”的设计。6.设计完成后的“专业表”设计视图如图3.13所示。3.2.1数据类型表3.1总结了Access中使用的所有字段数据类型、用法及占用的存储空间。字段类型的选择是由数据决定的，定义一个字段类型，我们需要先来分析输入的数据。从两个方面来考虑，一是数据类型，字段类型要和数据类型一致，数据的有效范围决定数据所需存储空间的大小；二是对数据的操作，例如可以对数值型字段进行相加操作，但不能对“是／否”类型进行加法操作。通过这两方面的分析决定所选择的字段类型。3.2.2字段属性在定义字段的过程中，除了定义字段名称及字段的类型外，还需要对每一个字段进行属性说明。1．字段大小在如图3.13所示的表设计视图中，设定一个字段数据类型时，在如图3.14所示的“数据类型”下拉列表框中选择所需要的类型，此时窗口下方“常规”选项卡如图3.15所示。该选项卡是对字段属性的设置，选择“字段大小”属性框。对于文本字段，该属性是允许输入数据的最大字符数。对于数字字段，将字段设置为数字型，如图3.16所示。2．格式可以统一输出数据的样式，如果在输入数据时没有按规定的样式输入，在保存时系统会自动按要求转换。格式设置对输入数据本身没有影响，只是改变数据输出的样式。若要让数据按输入时的格式显示，则不要设置“格式”属性。预定义格式可用于设置自动编号、数字、货币、日期／时间和是／否等字段，对文本、备注、超级链接等字段没有预定义格式，可以自定义格式。除了以上的预定义格式外，用户也可以在格式属性框中输入自定义格式符来定义数据的输入形式，例：将“出生日期”的格式属性定义为“mm\月dd\日yyyy”，如图3.18所示，则数据表视图中显示输出的形式将会是“10月30日1995”，如图3.19所示。其中mm表示两位月份，dd表示两位日期，yyyy表示四位年份。更多的内容请参考Access帮助。3．输入法模式输入法模式用来设置是否允许输入汉字，有三种状态：“随意”、“输入法开启”和“输入法关闭”。“随意”为保持原来的汉字的输入状态。4．输入掩码输入法模式用来设置字段中的数据输入格式，可以控制用户按指定格式在文本框中输入数据，输入掩码主要用于文本型和时间/日期型字段，也可以用于数字型和货币型字段。操作方法：首先选择需要设置的字段类型，然后在“常规”选项卡下部，单击“输入掩码”属性框右侧的，即启动输入掩码向导，如图3.20所示。对于学生表中的出生日期字段将它设置为短日期型，单击“下一步”按钮，在弹出的如图3.21所示的对话框中将占位符设置为“_”，然后单击“下一步”按钮，再单击“完成”按钮，返回设计视图后如图3.22所示。设置完成后在添加数据时，出生日期字段显示情况如图3.23所示。输入掩码字符表见表3.65．标题在“常规”选项卡下的“标题”属性框中输入文本，将取代原来字段名称在数据表视图中显示。例：将“院系”字段的“标题”属性设置为“所属院系”，如图3.24所示，则数据表视图中显示输出的形式出图3.25所示。6．默认值添加新记录时的自动输入值，通常在某字段数据内容相同或含有相同部分时使用，目的在于简化输入。7．有效性规则限定了字段输入数据的范围，若违反“有效性规则”，将会显示“有效性文本”设置的提示信息，至到满足要求为止，设置该属性可以防止非法数据的输入。例：将“出生日期”字段的“有效性规则”属性设置为“=#1990-1-1#”，如图3.26所示，则在输入数据的过程中“出生日期”字段只能输入1990年以后的日期（含1990年）。8．有效性文本当用户的输入违反“有效性规则”时所显示的提示信息。例：将“出生日期”字段的“有效性文本”属性设置为“提示：请输入1990年（含）以后的日期！”，如图3.27所示，则在输入数据的过程中如果出现错误将显示如图3.28所示的消息框。9．必填字段此属性值为“是”或“否”项。设置“是”时，表示此字段值必须输入，设置为“否”时，可以不填写本字段数据，允许此字段值为空。10．允许空字符串该属性仅用来设置文本字段，属性值仅有“是”或“否”选项，设置为“是”时，表示该字段可以填写任何信息，包括为空。11．索引设置索引有利于对字段的查询、分组和排序，此属性用于设置单一字段索引。属性值有三种，一是“无”；二是“有（重复）”；三是“有（无重复）”。12．Unicode压缩在Unicode中每个字符占两个字节，而不是一个字节。在一个字节中存储的每个字符的编码方案将用户限制到单一的代码页（包含最多有256个字符的编号集合）。但是，因为Unicode使用两个字节代表每个字符，因此它最多支持65536个字符。可以通过将字段的“Unicode压缩”属性设置为“是”来弥补Unicode字符表达方式所造成的影响，以确保得到优化的性能。Unicode属性值有两个，分别为“是”和“否”，设置“是”，表示本字段中数据可能存储和显示多种语言的文本。由于默认情况下，Access数据类型都将Unicode压缩属性设置为“是”，所以如果某文本字段大小设置为10时，无论汉字、数码还是英文字母最多输入个数都是10。13．输入法模式输入法模式用来设置在数据表视图中为字段输入数据时，中文输入法是否处于开启状态。它的基本选项有“开启”，“关闭”和“随意”三种，“开启”表示在输入数据时，中文输入法处于开启状态；“关闭”表示在输入数据时，中文输入法处于关闭状态，也就是说输入法状态是英文；“随意”表示在输入该字段数据时，输入法状态保持在原有状态，也就是说与上一字段的输入法状态一致。用户可以根据表中字段的数据类型和字段内容的具体情况进行该属性的设置，减少输入数据过程中切换输入法造成的时间浪费。表创建好以后，在实际操作过程难免会对表的结构做进一步的调整，对表结构的调整也就是对字段进行添加、编辑、移动和删除等操作。对表结构的调整通常是在表设计视图中进行的。1．添加字段在设计视图中打开要调整的表，用鼠标选中要插入行的位置（在选中字段前插入），如图3.29所示，然后单击功能区“表格工具/设计”选项卡下“工具”组中的“插入行”按钮，在插入空白行中进行新字段设置。也可将鼠标指向要插入的位置，单击右键，如图3.30所示，在快捷菜单中选择插入行。另外也可以在数据表视图中，选择要添加新字段的位置，右击鼠标在快捷菜单中选择插入字段，可以在选中列前插入新字段，如图3.31-图3.32所示。2．更改字段更改字段主要指的是更改字段的名称。字段名称的修改不会影响数据，字段的属性也不会发生变化。当然数据类型、字段属性也可以进行修改，其操作同创建字段时一样。在设计图中选择需要修改的字段，然后输入新的名称。或者在数据表视图中，选择要修改字段，鼠标右击在属性菜单中选择“重命名字段”，如图3.31所示。若字段设置了“标题”属性，则可能出现字段选定器中显示文本与实际字段名称不符的情况，此时应先将“标题”属性框中的名称删除，然后再进行修改。3．移动字段在设计图中把鼠标指向要移动字段左侧的字段选定块上单击，选中需要移动的字段，如图3.29所示，然后拖动鼠标到要移动的位置上放开，字段就被移到新的位置上了。另外可以在数据图中选择要移动的字段，然后拖动鼠标到要移动的位置上放开，也可实现移动操作。4．删除字段在设计图中把鼠标指向要删除字段左侧的字段选定块上单击，选中需要删除的字段，之后单击右键，在如图3.30所示的快捷菜单中选择删除行。或者选择要删除的字段，然后单击工具栏上的按钮，也可以删除字段。另外也可以在数据表视图中，选择要删除字段，鼠标右击，在快捷菜单中选择删除字段，如图3.31所示。3.4.1主键每张表创建后应该设定主键（特殊情况除外），用它惟一标识表中的每一行数据。关系型数据库系统的强大功能，在于它可以通过查询、窗体和报表以便快速地查找并组合保存在各个不同表中的信息。要做到这一点，每个表应该包含这样的一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的惟一标识，此信息称作表的主键。指定了表的主键之后，为确保惟一性，MicrosoftAccess将禁止在主键字段中输入重复值或Null。1．主键的基本类型（1）自动编号主键。当向表中添加每一条记录时，可以将自动编号字段设置为自动输入连续数字的编号。将自动编号字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前没有设置主键，此时MicrosoftAccess将询问是否创建主键，如图3.33所示。如果回答“是”，MicrosoftAccess将为新表创建一个“自动编号”字段作为主健；如果回答“否”，则不建立“自动编号”主键；如果回答“取消”，则放弃保存表的操作。（2）单字段主键。如果字段中包含的都是惟一的值，例如ID号或学生的学号，则可以将该字段指定为主键。如果选择的字段有重复值或Null值，MicrosoftAccess将不会设置主键。通过运行“查找重复项”查询可以找出包含重复数据的记录。如果通过编辑数据仍然