OA办公系统知识点

一、办公自动化知识介绍1.办公自动化系统定义与发展历程办公自动化系统(OfficeAutomation，OAS)是指引进现代化的管理方法和科技手段，应用先进的IT技术及设备，部分或全部替代办公室人员的手工信息处理，实现办公自动化或半自动化的人机办公信息系统。OAS目前是组织中应用十分广泛的一类信息系统。OAS已经历了三个阶段发展历程。2OAS已经历的三个阶段发展历程第一代办公自动化系统，是从20世纪80年代中期起步的，它是以个人电脑、办公套件（如常用的微软的Office套件和国产的WPSOffice套件）应用为主要标志，实现数据统计和文档写作的电子化。第二代OAS是以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，实现收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代OAS强调以知识管理为中心，并提供丰富的学习功能与知识共享机能，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企事业现有知识库学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而使OAS在充分利用已有的信息资源，提升每个员工创造能力的同时，也大大提高了组织整体创新和应变能力。3办公人员办公机构办公制度办公信息办公环境OAS技术工具办公人员分为三类。第一类是信息使用人员；第二类是使用办公自动化设备完成自己办公业务的人员；第三类是为办公自动化服务的人员；2.OAS构成要素办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理3.OAS的功能包括公文的收发起草、传阅签批、催办下发、归档、查询统计等这些基本功能，初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理在整个办公过程中通过立项催办、调查归档、反馈等程序来监督和评价整个系统运行的办公效果。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理能够及时在网络门户上发布各种消息、通知、大事记和电子公告等各种公共信息，保障内部信息的及时流动和与外部环境的沟通、联系。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理针对办公环境内部档案的收集整理、保管、统计和提供利用查询的工作项目。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理工作时通知与会人员和会议日期，安排管理会议室，协调会议事项等这些呢，都能够在网络的环境中来实现，达到方便快捷的效果。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入到计划当中，并下发给相关的组织单位或部门及个人通知。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理能够对各个部门的事务进行统一的管理，包括部门值班、休假安排、工作计划总结、部门活动等各项事宜的处理。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理这是一个内部的数据库系统，用来保存办公活动中的各项政策法规、和信息数据，以实现内部信息的存储、流通和共享。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理面向内部员工们所提供的一个资源共享、内部通信交流以及信息娱乐的电子网络场所。3.OAS的功能办公自动化的典型功能公文管理督查管理信息管理档案管理会议管理日程活动安排部门事务处理政策法规库内部论坛人员与权限管理对办公自动化中的工作人员进行统一管理和设限，主要包括工作人员在办公系统中的权限分配、口令授权等。3.OAS的功能二办公自动化系统的开发输入输出设计程序设计与系统调试运行与维护用户需求分析系统总体设计保密措施设计1.用户需求分析需求分析的内容：进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。需求分析是在用户和设计人员的共同协作下，分析用户最基本的需求。需求分析的对象：需求对象包括高层的管理者，也包括所有的使用系统的用户群体。需求分析的途径：信息分析的途径可以通过与用户交谈，制作调查问卷，在开发时还可以对已有的系统软件进行用户测试。2.系统总体设计开发平台设计：系统的开发工具；功能模块设计：系统能够提供哪些功能；流程设计：系统设计的重点和难点；实现目标是系统的自动化、电子化和便于扩展。系统总体结构的设计是要根据系统分析的要求和组织的实际情况，来对新系统的总体结构形式和可利用的资源进行大致设计。它是一种宏观总体上的设计和规划。系统的需求分析阶段是解决做什么，总体设计是解决怎么做的过程。3.保密措施设计信息安全要求做到信息的保密性、完整性和可靠性。需建立一个严密的安全体系，不仅提供了严密的权限分级管理体系，不同操作者只能对自己权限范围内的工作进行操作，并且对重要的操作步骤进行了记录跟踪。主要涉及技术有：（1）数据传输的安全：加密、数字签名；（2）数据存储安全：设置密码口令、防病毒；（3）信息内容审计：一般采用旁路监听的方式，不影响所监控网络的网络服务。4.输入输出设计5.程序设计与系统调试6.运行与维护案例：imo云e办公室20今目标OA平台