Office2007_Word教程第1章

1.1Word2007的基础知识1.2Word2007的视图方式1.3操作Word文档1.4输入文本1.5编辑文本第1章Word2007的基本操作1.6美化文本1.7美化段落1.8格式化文本1.9诗歌排版1.10文档排版过关练习WORD2007是中文OFFICE2007套装软件的组件之一，是目前最流行、功能最强大的文字处理软件。它包括文字编辑、表格制作、图文混排以及WEB文档制作等各项功能，适合众多的普通计算机用户、办公人员和专业排版人员使用。使用WORD2007，用户可以更加轻松和方便地完成办公过程中的文字处理工作。1.1Word2007基础知识1.1.1WORD2007的新增功能WORD2007与以前版本的软件相比，功能更加强大、完善，主要体现在以下几个方面。1．创建具有专业水准的文档WORD2007提供的编辑和审阅工具，使用户比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。（1）减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上。面向结果的新界面在用户需要的时候清晰而条理分明地为用户提供多种工具，用户可以从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选，在用户提交更改之前就能实时而直观地预览文档中的格式，这样不仅可以节省时间，还能更充分利用WORD强大的功能。（2）点几下鼠标即可添加预设格式的元素。WORD2007引入了构建基块，供用户将预设格式的内容添加到文档中。在处理特定模板类型（如报告）的文档时，用户可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选，从而令文档看上去更加精美。如果希望自定义预设格式的内容，或者用户经常使用相同的一段内容（如法律免责声明或客户联系信息），只须点一下鼠标，就可以从库中进行挑选，创建自己的构建基块。（3）利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通。新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果，使用户可以更加有效地进行相互沟通。（4）即时对文档应用新的外观。当用户的公司更新其形象时，用户可以立即在文档中进行仿效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，可以快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。（5）轻松避免拼写错误。下面列出了拼写检查的部分新功能。1）在MICROSOFTOFFICE2007的各个程序之间，拼写检查更加一致。如果用户在一个OFFICE程序中更改了其中某个选项，则在OFFICE所有其他程序组件中，该选项也会随之改变。OFFICE除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些词典。2）MICROSOFTOFFICE2007拼写检查包括后期修订语法词典，而在MICROSOFTOFFICE2007中，它是一个加载项，需要单独安装。3）首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。利用排除词典，可以让拼写检查标记要避免使用的词语。4）拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。在WORD2007中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时，可以使用此选项。5）用户可以针对一个文档或用户创建的所有文档禁用拼写和语法检查。2．放心地共享文档当用户向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，WORD2007可以帮助用户有效地收集和管理返回的修订和批注。在用户准备发布文档时，WORD2007可以帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。（1）快速比较文档的两个版本。WORD2007可以轻松找出对文档所做的更改。比较并合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。（2）查找和删除文档中的隐藏源数据和个人信息。在与其他用户共享文档之前，可使用文档检查器检查文档，以查找隐藏的源数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息：批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义XML数据，以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可以帮助确保用户与其他用户共享的文档中不包含任何隐藏的个人信息，或用户的组织可能不希望分发的任何隐藏内容。（3）向文档中添加数字签名或签名行。可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在WORD2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入MICROSOFTOFFICE2007签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。通过使用OFFICE文档中的签名行捕获数字签名的功能，可对合同或其他文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。（4）将WORD文档转换为PDF或XPS。WORD2007支持将文件导出为可移植文档格式（PDF）和XML纸张规范格式（XPS）等。可移植文档格式（PDF）是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。当联机查看或打印PDF格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF格式也很有用。XML纸张规范格式（XPS）是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS格式可确保在联机查看或打印XPS格式的文件时，该文件可以保持与原文完全一致的格式，文件中的数据也不能被轻易更改。（5）即时检测包含嵌入宏的文档。WORD2007对启用了宏的文档使用单独的文件格式（.DOCM），因此可以立即了解某个文件是否能运行任何嵌入的宏。（6）防止更改文档的最终版本。在与其他用户共享文档的最终版本之前，用户可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户共享的是文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。3．超越文档如今，随着计算机的广泛使用，用户希望将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求，MICROSOFTOFFICE2007在XML支持的发展方面实现了新的突破。基于XML的新文件格式使WORD2007文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。（1）缩小文件大小并增强损坏恢复能力。新的XML格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。（2）将文档与业务信息连接。在日常的业务中，用户需要创建文档来交换重要的业务数据。用户可通过自动完成该沟通过程来节省时间，并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。（3）在文档信息面板中管理文档属性。利用文档信息面板，可以在使用WORD文档时方便地查看和编辑文档属性。在WORD中，文档信息面板显示在文档的顶部，用户可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的MICROSOFTOFFICE文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。4．从计算机问题中恢复MICROSOFTOFFICE2007提供了经过改进的工具，用于在WORD2007发生问题时恢复工作成果。（1）OFFICE诊断。MICROSOFTOFFICE2007诊断包含一系列的诊断测试，可帮助用户发现计算机崩溃的原因。这些诊断测试可以直接解决一些问题，并可以确定解决其他问题的方法。（2）程序恢复。改进了的WORD2007功能，有助于用户在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，WORD就会尽力恢复程序状态。1.1.2启动WORD2007启动WORD2007的方法有很多种，最常用的有以下3种。1．使用“开始”菜单栏启动（1）单击桌面左下角的“开始”按钮，弹出“开始”菜单栏。（2）选择“所有程序”→“MICROSOFTOFFICE”→“MICROSOFTOFFICEWORD2007”应用程序，如图2.1.1所示，即可启动WORD2007。图2.1.1从“开始”菜单栏启动Word20072．使用桌面快捷方式启动如果在WORD2007的安装过程中，根据屏幕的提示在桌面上建立了WORD2007快捷图标，用户只须双击该快捷图标，即可启动WORD2007。3．直接启动在资源管理器中，找到要编辑的WORD文档，直接双击此文档即可启动WORD2007。1.1.3WORD2007的工作界面将WORD2007打开以后，就可以看到其工作界面，如图2.1.2所示。图2.1.2Word2007工作界面WORD2007的工作界面与以前版本的软件相比，有了很大的改进，下面将主要介绍该界面中新增部分的功能。1．OFFICE按钮“OFFICE”按钮位于WORD窗口的左上角，单击该按钮，可打开OFFICE菜单，如图2.1.3所示。用户可以在该菜单中找到原WORD2003中“文件”菜单中的相关命令。2．快速访问工具栏在默认情况下，快速访问工具栏位于WORD窗口的顶部，如图2.1.4所示，使用它可以快速访问用户频繁使用的工具。用户可以将命令添加到快速访问工具栏，从而对其进行自定义，具体操作步骤如下：图2.1.4快速访问工具栏图2.1.3Office菜单快速访问工具栏（1）单击“OFFICE”按钮，在弹出的菜单中选择“WORD选项”选项。弹出“WORD选项”对话框，在该对话框左侧的列表中选择“自定义”选项，如图2.1.5所示。图2.1.5“Word选项”对话框（2）在该对话框中的“从下列位置选择命令”下拉列表中选择需要的命令，然后在其下方的列表框中选择具体的命令，单击“添加”按钮，将其添加到右侧的“自定义快速访问工具栏”下拉列表中。（3）添加完成后，单击“确定”按钮，即可将常用的命令添加到快速访问工具栏中。3．功能区用户界面在OFFICEWORD2007中，功能区是菜单和工具栏的主要替代控件。为了便于浏览，功能区包含若干个围绕特定方案或对象进行组织的选项卡，而且，每个选项卡的控件又细化为几个组。功能区能够比菜单和工具栏承载更加丰富的内容，包括按钮、库和对话框内容，如图2.1.6所示。图2.1.6功能区用户界面4．上下文工具上下文工具使用户能够操作在页面上选择的对象，如表、图片或绘图。当用户选择文档中的对象时，相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边，如图2.1.7所示。图2.1.7上下文工具5．程序选项卡当用户切换到某些创作模式或视图（包括打印预览）时，程序选项卡会替换标准选项卡集，如图2.1.8所示。6．对话框启动器对话框启动器是一些小图标，这些图标出现在某些组中。单击对话框启动器将打开相应的对话框或任务窗格，其中提供与该组相关的更多选项。例如单击“段落”组中的对话框启动器，弹出对应的“段落”对话框。图2.1.8程序选项卡建立一篇文档之前，需要了解视图的概念。对于一篇文档，可以用不同的方式来观察它。所谓改变WORD的视图，就是指改变观察文档的方式，视图改变后，WORD只是换了一种方式显示文档，而文档本身并没有发生变化。WORD2007提供了五种不同类型的文档视图，以适应编辑、格式设置以及组织和出版工作的需要。1.2Word2007的视图方式在文档窗口水平滚动条的左边有五个小方形按钮，这就是视图按钮，单击视图按钮，可以切换WORD的文档视图，各按钮从左到右依次为“页面视图”按钮、“阅读版式视图”按钮、“WEB版式视图”按钮、大纲视图”按钮和“普通视图”按钮。1.2.1页面视图页面视图是最常用的一种视图方式，其布局可以直接显示页面的实际尺寸，在页面中同时会出现水平标尺和垂直标尺。一般情况下，用户可以在编辑和排版时使用页面视图方式，在编辑时确定各个组成部分的位置、大小，从而大大减少以后的排版工作。但是使用页面视图方式时，显示的速度比普通视图方式要慢，尤其是在显示图形或者显示图标的时候。在功能区用户界面