企业OA办公自动化系统的应用与发展趋势

龙源期刊网办公自动化系统的应用与发展趋势作者：朱智慧来源：《中国科技博览》2017年第10期[摘要]随着信息技术和企业信息化的不断发展，OA办公自动化系统在企业日常管理中发挥着越来越重要的作用，它不仅为企业创建了数字化的办公环境，降低企业的办公成本，更有利于促进企业内部员工间的沟通交流，提高企业的办公效率和管理效率。本文在概述办公自动化系统功能特点的基础上，对企业OA办公自动化系统的现状进行分析，并就OA办公自动化系统的未来发展趋势进行了展望。[关键词]企业；OA办公自动化系统；应用；发展趋势中图分类号：TM422文献标识码：A文章编号：1009-914X（2017）10-0351-011OA办公自动化系统概述1.1概念OA办公自动化系统是专门应用于企业办公管理的自动化系统。这一办公系统不仅仅改变了传统的办公模式，还能够进一步提高其办公效率。在这一系统的支持下，可以将企业各个部分的公文流转、审批以及发布等工作流程进行有效综合，不断提高企业办公的系统化、规范化。由于其办理、高效的特点，无论在哪个行业中，都受到企业的追捧。1.2发展背景办公自动化的研究现状办公自动化是在70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的计算机及网络技术，使人们可以借助各种设备处理一部分办公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作效率，方便管理和决策的目的。2.基于web服务的OA系统的总体架构设计在SOA面向服务体系架构的基础上，本系统设计的内部工作流实体，可以实现相互调用本企业组织内部的工作流引擎实体功能；而作为重要的服务实体的外部工作流模型实体，则又可以通过Web服务和包技术，从而实现远程Web服务的包装；第三部分是集中式工作流模型实体。本系统的总体架构模型设计，正如下图1所示：3.系统主要功能的设计3.1个人办公模块龙源期刊网（1）电子邮件该子模块主要是为了实现系统内外的各类邮件的综合收发功能。在系统用户成功登录以后，就能够轻松进入到该模块，从而能够较为方便地对内外部电子邮件实施各类操作，即使在不借助互连网访问，（通过对网络进行管理可以实现）的用户可以通过本系统来收发外部邮件，并可对邮件进行备份、下载删除管理。（2）日程安排该模块以记事本文档的方式，来设置系统用户未来将要开始或者已经结束的工作生活日程安排。在进入功能页面以后，可以查看日程安排列表，同时，系统用户还可以提前针对未来计划的时间，统一计划或者设置日程安排，对于列表中的信息，还可以进行删除和复制操作。（3）公告通知主要存储企业和员工发布的管理类各类通知以及公告信息。公告通知模块，需要实现有授权的系统用户，可以很便捷地发布公告和通知并且该公告信息，还能够通过弹窗的方式，展示到其他的用户界面内进行提示当公告信息发布以后，只有系统管理员才能够根据需要将其进行删除操作。（4）通讯录该模块主要存储企业部门和每个员工的个人具体联系方式和有关信息，系统用户还可以针对该通讯录里面的各类信息进行修改、增加、删除，也可以将通信录导出，进入到功能菜单后，可以查看到通讯录列表，并对选择的信息执行修改或者删除操作等。3.2人事管理模块设计该系统人事管理模块的主要功能，就是要致力于加强企业员工的人事管理，根据系统需求分析，本系统主要研究和设计的是企业员工人事管理中的请假和销假等主要功能。其中的员工的信息管理功能，则还需要通过业已集成、并且封装完整的Web服务，而得以实现与完成。由于通常需要通过BPEL，来调用该Web服务，而系统外部又可以通过调用Web服务，从而实现调用该BPEL流程的目的。从这种意义上来讲，设计和改善当前工作流管理系统的各项业务的集成，其中最为关键的技术，就是要设计BPEL业务中的执行语言的具体流程，根据Web服务的规则，去发现所对应的Web服务，然后再进行调用或者执行操作。3.3档案管理模块的设计本系统档案管理模块所要实现的功能，就是根据需求分析，管理企业内部各个职能部门下发和流转的全部文件的各类归档信息，主要包含了档案的归档与销毁两个子模块，该部分模块的具体功能结构包括档案归档和档案销毁。在档案归档模块设计以后，有权管理人员，可通过龙源期刊网企业员工的名称，就可以向系统内增加已经下发流转的文件档案信息和企业基本的员工姓名、住址、联系方式以及电子邮箱等有关信息，以方便进行查询及访问。3.4系统管理模块该模块提供管理员对于系统的管理功能，主要包括了日志记录和数据备份、设置模块参数以及设置工作流、以及进行用户管理等多项管理内容。部门管理：进行系统维护和管理企业内部各个部门的日常工作。实现功能上主要包括添加部门、删除部门、部门信息修改和查询等。数据导入与备份：在该模块可以利用系统提供的工具实现对数据库的备份和导出，也可以将备份的数据（或新数据）导入到系统。模块参数设置：设置、配置系统当中的关键参数或应用模块，诸如页面行数或者是各模块下的信息参数等内容。工作流设置：删除、修改、浏览系统中的工作流，或添加、定义其他的工作流。角色管理：具有权限分配、定义角色等功能。可对系统上的角色进行删除、修改与添加。用户管理：对用户信息进行登记、存储与管理，按照用户的等级，对其进行权限分配。结语综上所述，要在办公自动化系统中开展公文处理工作，需要提高对电子公文的重要性的认识，结合企业发展需求积极制定相应的管理制度，并为办公自动化系统的稳定运行及时更新相关设备。不仅可以促进企业管理水平的提升，还能够提升公文处理工作的效率。参考文献[1]张湘南.浅谈OA办公自动化系统设计方案[J].信息通信，2016，08：190-191.[2]朱俊，杨磊.办公自动化系统在大型企业中的优化与实现[J].上海船舶运输科学研究所学报，2016，03：79-83.龙源期刊网