第3章 总账与总账子系统

第三章账务处理与会计循环学习提要本章着重分析手工环境下和IT环境下账务处理的异同，制定IT环境下总账子系统的目标，探讨IT环境下账务处理流程、数据文件结构和科目编码设计方案，以及总账子系统中初始设置、凭证处理等功能模块的基本原理和功能。其目的是为能在将来的工作岗位上利用总账子系统从事账务处理工作，并为评价、设计和实施总账系统打下良好的基础。重点账务处理的概念及基本特征IT环境下与手工环境下账务处理的异同总账子系统的功能会计科目编码的方法、原则及编码体系的设计方法数据库文件设计总账系统各模块功能3.1账务处理流程分析3.1.1手工环境下的账务处理流程分析(l)记账凭证核算形式特点是根据记账凭证平行登记明细分类账、分类账。核算工作量大，适合于经济业务发生次数较少，规模不大的企业。(2)汇总记账凭证核算形式根据汇总记账凭证进行登记。汇总记账凭证核算形式采用定期编制汇总凭证月终一次记入总分类账的方法，简化了总分类账的登记工作，适用于经济业务较多、规模较大的企业。(3)科目汇总表核算形式登记总分类账的依据是科目汇总表。按编制的科目汇总表登记，其总分类账的登记工作大为减轻、是使用较为普遍的核算形式。(4)多栏式日记账核算形式现金、银行存款日记账采用多栏式账页登，总分类账则根据各栏月末合计数直接登记到有关账户,转账业务则根据转账凭证汇总表登记总分类账，这种核算形式大大简化了记账凭证的归纳及总分类账的登记工作，适合于经济业务较频繁的企业。原始凭证编制记账凭证1-1记账凭证登日记账1-2日记账核对1-6科目汇总表1-4科目汇总表图2-3登总账1-5登明细账1-3明细账总账核对1-7编报表1-8会计报表3.1.2录入界面及方式的确定账务处理系统的录入界面有二种：一种是将原始凭证录入计算机，再由计算机根据原始凭证产生记账凭证，另一种是将记账凭证录入计算机。3.1.3登记账流程的改变(1)科目汇总表可以不再为登记总分类账的依据。但有必要保留。(2)会计科目设置立体化。(3)会计报表系统从账务处理系统中独立出来，成为一个完整的系统。(4)总分类账与明细分类账的核对、总分类账与日记账的核对可以取消。（这种功能在软件运行的初期可以采用以保证会计软件的正确性）3.1.4审核签章的应用（更显重要）经过以上几个方面的确认与改进，其处理流程如同3—2原始凭证填制记账凭证机内凭证录入已审凭证审核登账总分类账明细分类账日记账科目汇总表记账凭证录入修改记账凭证审核、登帐账簿、余额表分类组合各种账簿编制会计报表会计报表3.1.5会计凭证的保存机内会计凭证已审会计凭证3.1.6账务处理系统与其它系统的接口机制凭证：账务处理系统取得凭证的另一种途径。亦是账务处理系统与其它核算系统的接口。机制凭证只能是从其它核算系统传送给账务处理系统。转入记账凭证审核登账总分类账明细分类账日记账科目汇总表录入3.2总账子系统的总体设计3.2.1总账子系统的目标(1)及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。(2)高效、正确地完成记账等数据处理过程。(3)随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。(4)建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。3.2.1总账子系统的基本功能(1)初始设置：包括账簿、人员权限、科目、凭证类型、初始余额等设置模块。(2)凭证管理：包括填制凭证、审核凭证、查询凭证、打印凭证、汇总凭证、记账等功能模块。(3)出纳管理：主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能模块。(4)期末处理：主要包括自动转账、结账等。(5)账簿管理：主要包括总账、余额表、明细账、日记账、日报表的查询和打印等功能模块。(6)会计报表：主要包括查询和输出各种会计报表。(7)辅助管理：主要是从会计管理的角度出发，按照个人往来和单位往来、项目和部门等关键要素进行细化核算和管理。(8)系统服务：主要包括会计数据备份、会计数据恢复、系统维护、修改口令等功能模块。3.2.2会计科目编码及其体系设计(1)会计科目编码设计的必要性会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目惟一数字编码的方法。会计科目编码设计的必要在于：①便于反映会计科目间的逻辑关系。②保证会计科目的惟一性。③便于计算机处理和分类。④节省存储空间。⑤提高处理速度。3.2.2科目编码方法（略）3.2.3科目编玛设计的基本原则（略）3.2.4会计科目编码体系的设计(1)定长定位(2)不定长法(3)立体科目3.2.5科目编码设计的拓展3.3主要文件构成分析从账务处理流程可以看出，账务处理系统的主要文件为：记账凭证，总分类账、明细分类账、日记账、科目汇总表。3.3.1记账凭证记账凭证字第号年月日附件张摘要科目借方金额贷方金额合计会计出纳审核填制记账凭证组成要素为：日期、凭证字号、附件张数、会计主管、出纳、审核、填制、摘要、科目、借方金额及贷方金额。记账凭证文件：日期凭证字号附件张数会计主管出纳审核制单审核标志摘要科目借方金额贷方金额3.3.2明细分类账、日记账、总分类账明细分类账与凭证文件内在联系：凭证文件以“日期+凭证字号”作为索引时，表现的是各张凭证，而“科目+日期+凭证字号”作为索引时，则表现为各种科目的序时账。若这些序时账再加上“上年结转”或“期初余额”时，则可基本认为是明细分类账。加上所涉及科目的余额，即可产生明细分类账。为此，须设置一个余额文件，以保留每一个科目的余额。余额文件可设置为：年月科目期初余额本期借方合计本期货方合计期末余额本年借方累计本年贷方累计3.3.3科目汇总表凭证文件中科目的发生额汇总数。产生很方便不必单独设置文件。3.4凭证管理3.4.1凭证录入与控制机制凭证录入时的控制机制设计：(1)凭证类型和凭证号(2)凭证日期(3)附单据数(4)摘要(5)科目(6)金额3.4.2辅助核算和管理数据的输入(1)外币。(2)数量。(3)单位往来。(4)部门核算。(5)个人往来。(6)项目核算。3.5.3凭证录入模块中的其他功能(1)科目联机查询。(2)计算器。(3)常用摘要输入(4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改：一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证；二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。有痕迹修改，即留下曾经修改的线索和痕迹。若发现已经记账的凭证有错误，对此类凭证的修改要求留下审计线索，即对已经记账的错误凭证只允许采用“红字冲销法”进行修改。3.4.4凭证审核与记账1、凭证审核完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核通过。(1)审核的目的。1)是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；2)是为记账提供一个标记。(2)凭证审核的方法：1)静态屏幕审核法。指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入凭证进行检查。2)二次输入校验法。(3)凭证审核模块应具备的控制功能。①审核人和制单人不能是同一个人。②凭证一经审核，如未取消就不能修改、删除。③取消审核只能由审核人自己完成。2、记账记账模块的功能是根据临时凭证文件中已审核的凭证，自动更新账务数据文件，得到账薄和报表所需的汇总信息和明细信息。(1)记账方式。即时记账。(2)典型的记账流程。①记账凭证检验②保护记账前状态③开始记账④取已审凭证一条记录⑤更新科目余额、发生额等⑥将该记录追加到历史凭证文件⑦在临时凭证将该记录做记账标志⑧删除临时凭证中所有已记账记录⑨关闭所有文件、登账结束3.5期末处理与账表输出3.5.1期末转账业务的特点期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主要有如下几个特点：(1)大多数都在各个会计期的期末进行。(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。(3)大多数要从会计账簿中提取数据。(4)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，期末转账业务种类主要包括：(1)“费用分配”的结转。(2)“费用分摊”的结转。(3)“税金计算”的结转。(4)“提取各项费用”的结转。(5)“年终收入、费用”的结转。由于期末转账业务要求财会人员编制大量凭证，而且有些凭证非常复杂，影响了凭证的正确性和期末转账的效率。因此，通过自动转账可以有效地解决了上述问题。3.5.2期末自动转账的基本原理例：年终成本费用结转分录如下：借：本年利润贷：产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用产品销售税金及附加其他业务支出营业外支出1.定义自动转账分录科目文件部门编码文件自动转账分录模板文件汇总文件临时凭证文件2.生成转账分录图3-11、定义自动转账分录模板是为财会人员提供定义自动转账业务的屏幕，财会人员一一定义自动转账分录模板（即告诉计算机此类凭证的摘要、借贷方科目、金额计算公式等），并将定义的转账分录存放在自动转账分录模板文件中。2、生成转账凭证计算机根据自动转账分录模板文件中的自动转账分录模板，按定义的公式从汇总文件和其他有关文件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭证（计算机自动生成的凭证叫机制凭证），并将其保存在临时凭证文件中。3.5.3自动结账过程1.保护结账前状态保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。2.结账前必要的检查工作(1)上月未结账，则本月不能结账。(2)本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。(3)检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。3.5.4输出账簿与会计报表1、输出方式：打印、磁介质、查询2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张会计报表和各种管理会计报表。3.6总账系统的改进3.6.1改进的动因当今，很多总账子系统的入口主要内容就是会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据（采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。3.6.2改进的思考——制定财务业务一体化策略任何经济业务都和会计凭证之间有着内在的联系。如果建立会计模板，并将这些模块嵌入到数据库文件中，系统根据凭证模板自动生成会计凭证。使会计人员编制记账凭证的工作大大减少，能够实现财务业务一体化策略，即当经济业务发生时，根据业务单据自动生成记账凭证传递到总账系统，保证会计信息的实时性、真实性、正确性。3.6.3动态会计平台——财务业务一体化实现机理要想实现财务业务一体化策略，必须构建动态会计平台。当采购、销售、库存等经济业务发生时，通过业务处理器获取信息（如采购发票、销售发票、固定资产增加等）；同时业务处理器又驱动动态会计平台，生成实时会计凭证，传递到总账子系统的临时凭证文件中。动态会计平台包括事件接受器、凭证模板、生成器和实时凭证基本要素，其工作原理见(P150)。1、事件接受器当一项经济业务（事件）发生时，该事件通过相应的业务模块驱动动态会计平台接受事件信息。2、凭证模板严格按照财务会计借贷规则要求而设立的各经济业务所对应的入账科目及凭证分录结构的模板，3、生成器根据经济业务事件信息和凭证模板，自动生成实时凭证，并通过两种方式驱动总账系统：第一，根据实时会计凭证登记账簿；第二，将实时会计凭证存放在业务数据库临时凭证文件中，以便总账系统进行审核、记账等处理。4、实时凭证实时凭证根据财务会计凭证模板生成的实时会计凭证，它是登记会计账簿和报表的依据。其特点是：实时性，只要原始单据审核生效，即按约定的模板自动生成；强制性，实时凭证在IT坏境中由计算机自动生成，从生成到结束的过程中没有任何人工干预，对用户来说是不可见的。3.6.4动态会计平台的应用价值(1)可以实时反映资产、负债、所有者权益、收入以及费用的变化。(2)主营业务不再需要财务人员编制记账凭证和录入记账凭证，简化了会计