工程项目文件材料收集整理

1工程项目文件材料收集整理一、做好工程项目档案工作的基本要求（一）要熟知国家关于工程项目档案工作的有关规章、工作标准1．有关法律和法规（1）《中华人民共和国档案法》（2）《广西壮族自治区档案管理条例》2．有关业务文件（1）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）（2）《广西壮族自治区重点建设项目档案管理登记办法》（桂档字[1998]28号）（3）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）（4）《广西壮族自治区重大建设项目档案验收实施细则》（桂档发[2007]29号）3．有关标准文件（1）GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》由国家档案局制定的科技档案的案卷质量标准（2）DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》“广西档案信息网”法规标准栏目可下载有关法规标准。（二）明确建设单位档案部门的工作职责21．前期：统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度2．施工：采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作3．竣工：监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作公司内部档案管理网络3参与项目建设各单位的档案管理网络4．形成工程项目档案工作管理机制*制定项目档案管理办法*建立档案管理组织结构网络图*制定项目档案管理部门及档案人员工作职责5．制定工程项目档案业务管理制度#项目文件材料归档范围及保管期限表#项目档案文件材料整理规程#项目档案分类方案#竣工文件质量要求#项目档案文件材料归档责任书#过程管理采取的手段（三）明确各参建单位的档案工作职责41．监理单位的职责：◎督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任◎收集、整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人2．总包的职责：&按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案进行检查、审核、汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作&收集、整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人（四）建设单位要采取控制措施，确保项目档案的完整准确1．“四制”管理:*招投标制*项目法人制*工程合同制*工程监理制2．建设单位档案部门要及时介入工程项目项目招标和合同签订工作应提出的要求:施工合同:明确档案的内容、套数、违约责任等设计合同：明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关5要求套数监理合同：明确监理单位负责监督、检查建设项目文件的收集、积累和完整、准确情况3．要采取有效措施确保项目档案完整、准确、系统“三纳入，三参加，四同步”“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理计划，纳入项目工作程序，纳入项目岗位责任制“三参加”：即档案人员参加项目建设协调会会议，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收“四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步4．做好项目电子文件管理和项目档案信息化工作&贯彻国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB／T17687.1—1999）&选择比较先进的适用档案管理软件，保证电子文件的查阅利用&凡具有重要保存价值的电子文件，必须要有纸质文件一并归档（五）建设单位要积极联系档案局做好工程项目档案的业务指导#建设单位要积极主动与属地或同级档案行政管理部门联系沟通，要求档案行政管理部门派人员到项目建设现场6进行档案业务指导，帮助制定档案管理的制度和标准#开展业务培训，帮助项目一线的专兼职档案人员和工程技术人员学习和理解有关标准规范，掌握业务技能#请档案局人员把好项目文件材料收集整理的质量关二、工程项目文件种类及载体类别（一）工程项目文件种类工程项目文件的种类和形式多种多样，工程项目文件按阶段可分为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等，按类型可分为图样文件、文字文件及非纸质载体文件等。依据标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中“文件归档范围和保管期限表”，按照文件内容，工程建设项目常见文件种类可分为：1．可行性研究、任务书2．设计基础文件3．设计文件4．项目管理文件5．施工文件6．监理文件7．工艺设备文件8．科研项目9．涉外文件10．生产技术设备、试生产文件11．财务、器材管理文件12．竣工验收文件（二）工程项目文件载体类别载体又称为介质，是指可将信息记录于其上或其中的物质材料。常见工程项目文件的载体有纸质和非纸质载体。非纸质载体通常指采用纸质载体以外的材料，如底图7（薄膜图）、射线底片、缩微胶片、照片、光盘、磁盘、磁带、岩土芯样等，作为记载和传递信息的载体，这些载体通常需要借助一定的工具或手段才能浏览、显示、复制相关信息，在保管过程中也有着与纸质载体不同的环境要求。非纸质载体也可称为特殊载体。三、工程项目文件收集（一）收集的范围建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件（二）收集的措施建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。“四制”、“三参加”、“三纳入”、“四同步”（三）工程项目文件收集过程控制项目前期阶段1．涉及的单位：项目建设单位的各个承办部门：项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作项目勘察、设计单位：项目勘察、设计单位的档案人员负责勘察、设计文件的收集工作，并按规定向项目建设单位8移交有关文件2．收集的文件：•立项文件•勘察、测绘、设计基础性文件•招投标、中标及合同文件•项目设计文件•施工准备文件•财务文件项目施工阶段1．涉及的单位：施工单位以土建工程为例：（六大类文件）监理单位建设单位2．施工单位收集的文件（1）施工技术管理文件图纸会审设计变更（洽商）记录施工组织设计、施工方案开工报告技术交底9施工日志（2）材质证明材料（3）施工试验记录土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验（4）施工记录施工定位测量、放线记录地基钎探记录地基处理记录混凝土工程施工记录混凝土施工测温记录现场预应力张拉施工记录（5）隐蔽工程检查验收材料土方工程木结构工程地基验槽屋面工程砌体工程地面工程钢筋混凝土工程装饰装修工程地下防水工程（6）工程质量检查验收材料检验批质量验收记录10分项工程质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录（7）工程质量事故资料包括：事故时间，事故情况及处理意见3．监理单位收集的监理文件监理规划监理实施细则监理部总控制计划监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题监理日志开工令、复工令及审批表分包、供货、试验等单位资质审核表监理工程师通知单、回复单工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见工程款支付证书监理工作总结材料4．建设单位收集的文件收集和整理施工阶段管理性文件包括：安全、质量、物资、进度、资金等管理性文件11竣工验收阶段1．涉及的单位：•施工单位•建设单位2．收集的材料（1）综合竣工图总平面布置图竖向布置图室外给水、排水、热力等管网综合图电气综合图设计总说明书（2）专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修工程竣工图电气工程竣工图给排水工程竣工图采暖通风工程竣工图燃气工程竣工图（3）竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书12竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件（4）声像、电子档案声像：照片、录音、录像电子档案：光盘、磁盘四、工程项目文件收集质量要求1．完整、准确2．原件3．清晰、整洁4．签章完备5．书写材料要求（1）文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，也不应使用涂改液修改。（2）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影响的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。若收到易褪色的文件，可向移交方提出该问题，并要求其纠正，在无法重新获取符合要求的文件的情况下，建议将该文件复印，并将复印件与原件一并存放。13五、工程项目文件的整理整理步骤第一步：划分阶段按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档第二步：鉴定归档文件保证归档文件的唯一性、确保原件的归档、检查文件的完整性第三步：划分单位、分部、分项分清类目：1.同一单项工程的文件先按单位工程划分；2.同一单位工程的文件再划分分部（项）工程；3.同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列第四步：组卷工作项目文件的组卷原则：遵循其形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则1.图纸的组卷方法图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列2.施工文件的组卷方法14施工文件的组卷要符合各自形成的规律和成套性特点施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷3.监理文件的组卷方法#项目监理依据性文件排列方法一般按专业的先后顺序#项目监理工作性文件监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）整理组卷4.卷内文件排列排列方法：&管理性文件按问题、时间或重要程度排列&施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列&设备文件按依据性、设备开箱验收、随即图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列&竣工图文件按专业、图号排列&一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后5.拟写案卷题名：项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容例：15办公楼三层混凝土楼板浇注养护检查记录工程单位工程分部工程分项工程文件材料名称名称名称名称名称6.划分保管期限：按照《国家重大建设项目文件归档范围和档案保管期限表》，结合工程项目的具体情况来划分保管期限，保管期限分为永久、长期、短期同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长7.编写档号：◎档号由分类号、项目代号、案卷号组成◎分类号—根据本单位档案分类方案所设定的类别号确定◎项目代号—由所反映的建设项目、设备仪器等的代字或代号、型号来确定◎案卷号—填写项目档案按一定顺序排列后的流水号◎建设单位应根据项目情况编制“项目档案分类编号方案”16•例如：马梧高速公路工程档案档号：•项目代号案卷号•↑↑•GL5·1·MW·4—0150•↙↓↘↓•公路公路工程道路施工文件•（该工程文件分为综合文件、决算审计文件、监理文件、施工文件、科研和新技术文件，分别用1、2、3、4、5为代号标示第五步：编制目录——卷内目录和案卷目录序号、文件编号、责任者、文件材料标题、日期、页号卷卷内内目目录录页页号号备备注注序序号号文文件件编编号号责责任任者者文文件件材材料料题题名名日日期期页号备注17案卷目录序号档号案卷题名总页数保管期限备注第六步：装订案卷装订的要求：*装订前应去除原用于装订的金属物*每卷厚度，文字材料一般以3-4cm为宜，图表案卷一般不超过5cm*每卷内容排列顺序为：案卷内封面-卷内目录-文件材料-备考表第七步：填写案卷封面和脊背、卷内备考表、案卷封面档号——填写已编写的档号档案馆号案卷题名——填写已拟写的案卷题名立卷单位——填写建设单位起止日期——填写该案卷文件的起止日期保管期限——填写已划分的保管期限密级18填写封面：档号档案馆号******项目前期文件立卷单位建设单位名称起止时间2009年5月保管期限密级填写卷内备考表卷内备考表说明卷内文件材料的数量填写立卷人、立卷日期和检查人、检查日期