国内外档案网站信息服务比较及启示

龙源期刊网国内外档案网站信息服务比较及启示作者：锅艳玲来源：《档案管理》2011年第04期摘要：档案网站是网络环境下档案信息服务的必然产物，提供档案信息服务是档案网站的本职所在。本文通过对国内外档案网站的信息服务功能进行比较，以档案检索服务、咨询服务、开放利用服务三种方式为切入点，提出我国档案网站还需从调整定位、加强资源整合、植入现代技术、提供个性化服务四个方面入手，以提升其信息服务水平。关键词：档案网站；信息服务；档案检索；档案咨询；开放利用Abstract:Archiveswebsitesareinevitableproductsofarchivalinformationserviceunderthenetworkenvironment.Providingarchivalinformationserviceisthewebsitesresponsibility.Throughcomparisontothedomesticandforeignarchiveswebsites’informationservicefunction,itisconcludedthat,topromoteinformationservicelevel,measuresmustbetakeninourarchiveswebsitesfromadjustinglocalization,strengtheningtheresourcesconformity,implantingthemoderntechnologyandprovidingthepersonalizedservice.Keywords:Archiveswebsites；Informationservice；Archivesretrieval；Archivalconsultation；Openinguse档案资源与生俱来的社会记录性、原生性、权威性是其他信息资源不可比拟的，注定了档案网站的信息服务，会受到广大的用户青睐。[1]但从ALEXA排名来看，档案网站的这一优势并没有发挥出来。笔者于2011年2月查询结果显示，上海档案信息网在ALEXA上的全球综合排名为1968537位，这是我国档案网站在ALEXA上排名最靠前的，其次，为北京市档案信息网、浙江档案网，排名分别为2825542、4045556位。而国外档案网站在ALEXA上的综合排名情况为：加拿大国家档案馆网站排名为628位，其次，为美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站，排名分别为18690位、22729位。同为档案网站差距如此之大，笔者认为，除了历史、经济等原因外，信息服务也是其重要原因。纵观国内外档案网站，大多提供档案检索、咨询、开放利用服务。本文以这三种服务方式为切入点，比较国内外综合性档案网站，以期获得完善我国档案网站的借鉴意义。1国内外档案网站信息服务的相同点1.1信息服务方式总体一致。从总体上看，各档案网站大多提供检索、咨询和开放利用服务。其中，检索服务是通过档案网站的检索系统和检索途径，向用户提供基于馆藏的各种形龙源期刊网式、各种层次的档案信息。咨询服务是通过非实时咨询方式和实时咨询方式，与用户互动交流，解决其在档案利用、档案教育及其他档案业务上的问题。开放利用是档案资源“取之于民，用之于民”的重要体现，将公开的档案信息公布于众，这一方式在信息公开环境下更是大放异彩。以上三种服务方式，在国内外档案网站中均被充分利用。1.2信息服务中重视网络法的规制。档案网站基于网络空间向用户提供服务，虚拟世界同现实世界一样，需要法律规范，网络法应运而生。规范档案网站信息服务的网络法主要有《政府信息公开法》、《个人信息保护法》以及《网络空间的管辖制度》和《证据制度》。网络法，一方面，维护网民的合法权益，一方面，促进网络世界的健康发展。国内外各档案网站在提供信息服务时均重视网络法的规制。如，美国档案与文件署网站专门设置“隐私权保护方针（PrivacyPolicy）”和“信息自由法（FreedomofInformationAct）”栏目。前者说明用户信息的有效保护和合法利用政策，后者提供信息自由法相关内容，并作为该网站信息公开的依据。我国的档案网站在提供服务时，也都非常注意保护权利人的相关权利。如，用户申请咨询服务时，不必提交不必要的个人信息，提供档案信息时注意档案的著作权保护。《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息公布和查询的场所，各档案网站以现行文件公开、政府信息公开等形式将已公开信息公布于众。国内外档案网站都通过权限设置，对用户的访问，尤其是全文阅读和下载进行规范。如，英国国家档案馆网站只对付费用户提供全文阅读、下载服务，我国的一些档案网站只对付费的注册用户提供全文检索服务。1.3信息服务中均重视民生档案的提供利用。国外档案机构重视民生档案的提供利用，这从其档案分类体系中就能看出，如，美国档案与文件署网站专设“老兵档案”、“家谱档案”类。在国内，随着档案管理从国家模式向社会模式的转变，民生档案的提供利用逐渐得到档案网站的重视。如，北京市档案信息网专设有“民生档案资源共享”栏目，该栏目将“民生档案”分为人员调动档案、独生子女档案、房产档案、工商档案、户籍档案、婚姻档案、计划生育档案等33类。这些资源，由北京市档案馆与各区档案馆基于各馆馆藏共建而成。如，房产档案由北京市档案馆、大兴区档案馆等10个档案馆建设而成，点击每一类得到的是查询这类档案的指导说明及相关信息。[2]虽该栏目还存在分类体系欠完善、全文获取水平差等问题，但这毕竟是近几年来民生档案建设的新成就，非常值得肯定。2国内外档案网站信息服务的不同点2.1信息检索服务的不同2.1.1检索系统的种类与数量不同。在构建检索系统的过程中，用户需求分析、信息组织与加工是至关重要的两点。从总体上看，国内档案网站的检索系统数量少、种类单一。如，北京市档案信息网提供目录查询系统和全文查询系统，前者供用户进行档案信息的目录查询，后者将档案按来源（如，北平市政府、北平市社会局等）组织，供全文查询和下载。国外档案网站也都能提供目录检索和全文检索，但在构建检索系统时，大多会基于用户需求组织档案信龙源期刊网息，允许用户选择相应的检索入口。从数量上看，加拿大国家档案馆网站的数据库检索系统有82个，按数据库的首字母顺序排列。[3]由于国内外档案组织、加工的角度和深度以及用户需求的重视程度不同，国外档案网站检索系统的种类和数量比国内档案网站丰富。2.1.2检索途径与方式设置的角度不同。国内档案网站设置的检索途径大都基于档案与档案工作，专业性强，普通用户很难把握，系统的易用性差。如，北京市档案信息网的目录查询系统只有“关键词”这一检索途径，上海档案信息网的网上查档提供“档号”、“正题名”、“第一责任者”三个检索途径。国外档案网站提供的检索途径多样化。如，加拿大国家档案馆网站中档案分类在首页中占很大篇幅，主题索引中，将主题按首字母“A~Z”的顺序展开，加上导航检索的使用，用户对所需信息不甚明确，也可通过浏览使其具体化。在“馆藏查询”中，用户可选择按媒体形式、产品类型检索，不同数据库的检索途径不同，如，“1881年加拿大人口普查数据库”，提供“姓”、“名”、“年龄”、“出生地”、“宗教信仰”等16个检索途径，用户可选择档案以“PDF”或“JPEG”格式呈现。浏览检索、导航检索、高级检索、简单检索等检索技术在国内外档案网站中应用程度不同。从形式上看，这些检索方式在国内档案网站中是有的。如，北京市档案信息网的目录查询系统将档案信息分成六类，简单检索提供关键词检索，高级检索提供“档号”、“题名”、“起始时间”、“终止时间”四个检索字段，前两个字段的检索条件为“包含”或“等于”，后两个字段的检索条件为“大于”、“等于”或“小于”，四个字段之间是“逻辑与”的关系。而国外这些检索技术、方法的应用程度较高。首先，导航贯穿于整个检索过程。如，在美国档案与文件署网站中，将用户分为11类，点击进入某一类，如档案管理者，系统将档案管理者所需信息从各个角度细分。如，其中的“档案资源管理”又分为“档案管理常见问题”、“联邦文件中心”、“电子档案管理”、“档案管理手册”等13类。其次，检索技术和方法综合应用程度较高。如，美国档案与文件署网站的AAD检索系统，简单检索和高级检索分别供用户描述欲查找信息的一个或多个特征，并选择特征之间的逻辑关系，[4]这将极大地提高检索的灵活性。2.1.3检索体验不同。从全文获得情况来看，国内大多数网站只提供案卷目录或文件目录信息，提供全文信息的只有北京市档案信息网、青岛市档案信息网等寥寥数家，各网站所提供信息都基于自身馆藏。而国外，有相当多的档案网站提供全文查询，如，美国档案与文件署网站、英国国家档案馆网站等。所提供的信息在更大范围内实现了集成，如，美国档案与文件署网站的ARC、AAD能提供全国范围内的档案信息。加拿大国家档案馆网站不仅能提供档案信息，还与国家图书馆的信息实现集成。从检索的易用性、灵活性来看，国内档案网站提供的检索途径专业性强，对普通公众要求较高。而国外档案网站检索途径较多且灵活，有使用说明或案例指导用户检索，易化检索过程，让用户身心愉悦畅游在档案网站中。2.2咨询服务的不同龙源期刊网咨询服务的方式和内容不同。咨询服务方式主要有非实时咨询服务和实时咨询服务，前者，如常见问题解答、电子邮件等，后者如电话、网络聊天室等。咨询内容包括档案理论与实践、档案业务、档案利用、档案培训等。国内档案网站咨询方式有限，实时咨询没有展开或形同虚设，如有的网站虽然留有咨询电话但根本就打不通。大多数网站设有“常见问题解答”、“电子邮件”等非实时咨询服务，但效果不尽如人意。如，笔者于2011年2月浏览某网站的“常见问题解答”，该栏目信息最近更新于2008年1月18日，且自2006年3月8日至今只有10条内容。在可用的电子邮件和留言板中，普遍存在答案过于简单、对某些问题避而不谈或责任推脱的现象。但上海档案信息网与浙江档案网的咨询栏目内容全面、解答及时。[5][6]国外档案网站咨询服务较为完善，除了电子邮件、常见问题解答等非实时咨询服务外，在线交流、电话联络等实时咨询服务也有所展开。咨询内容涉及档案利用、档案研究、档案利用政策。如，美国档案与文件署网站的常见问题解答中，将所有常见问题分为31类，按类名首字母顺序排列。点击任何一类可得到关于这一方面的具体信息。另外，在网站的“联系我们”栏目中，提供了在线联系以及其他联系方式。该栏目将在线联系的原因分为“在研究”与“档案工作中有疑惑”、“想购买复印件和缩微件”、“给档案网站提建议”等六类。点击后，可在出现的对话框中填写相关内容。2.2.2咨询服务的互动性和及时性不同。总体上看，国内档案网站咨询服务的互动性、及时性整体不强，基本上是“一问一答”，用户与咨询人员沟通很难深入进行。有的网站设“在线交流”栏目，用户可留言，等待回复。从回复时间来看，有的较快，如浙江档案网，第二天就有回复。但大多数档案网站回复很慢，如，某网站2006年3月6日提出的问题，2008年1月18日才办结。国外档案网站咨询服务的互动性、及时性较强。如，美国档案与文件署网站收到用户提问后，会在第二个工作日以电子邮件或电话的方式与用户联系，确认已收到的问题。该网站中，有明确规定不同问题具体回复的时间不同，大致为3~7天。2.3开放利用服务不同。开放利用服务主要体现为信息公开、政府文件公开、政务公开等方式。如，英国国家档案馆网站中的“最新公开的政府档案”、“档案公开”栏目。[7]前者两个月或三个月更新一次，向公众公开最新公开的档案，用户可在线浏览，也可通过RSS定制，后者是前者的积累，并将档案按主题分为21类，如家庭个人档案、政府档案、宗教信仰档案等。美国档案与文件署网站将公开信息以文本、照片或