广告公司管理流程

流程管制系统July1,2003目录序言Brief流程交件流程流程步骤开立工作卡创意简报创意发展报价完稿出片打样媒介/印刷开立发票资料储存采购订单Freelance服务序言流程管制，即是在广告公司内策划一个有系统、有纪律的制度来执行对品质、价格及时间的控制。从工作的开始至终结，流程管制部与客户服务部、创意部及对外供应商都有着紧密联系。本手册是设定正确的工作程序，并介绍每一个步骤使流程管制的运作更流畅。序言流程管制的职责正确的开立工作卡号审核工作卡签名跟踪工作进度提供第三方报价处理第三方付款申请及其它事物作品存档Brief流程1.明确工作要求2.备齐相关资料3.初拟交件时间1.清楚工作内容2.明确创意小组/工作小组视觉中心经理应该和视觉设计人员同时听取艺术指导的工作要求视觉中心经理1.确定工作人员2.清楚交件时间视觉设计人员1.清楚工作内容2.同意交件时间填写工作卡或ActionMemoBrief各部，并签字确认。各部签字同意后，交流程管制开工作卡号或Update工作内容。流程管制拷贝副本交相关各部人员。客户服务部创意总监创意小组视觉中心制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction制作部1.清楚交件时间2.安排供应商3.预估外付成本流程管制部1.开立工作卡号2.跟踪工作进度3.准备内部成本报价单交件流程-1达到要求可以提案或交给客户服务部创意小组检查文字，排版正确视觉中心经理：确保准时交件视觉设计人员：1.排版准确2.准时交件创意小组确定完稿文字/画面准确签字视觉中心确定完稿打印稿和文件准确签字LAYOUTFINALARTWORK视觉中心CreativeWorks报告流程制管外发费用如插图、拍照、租片等客户服务部创意总监创意小组制作部Print/TVC流程管制内部成本报价单Estimate印刷/出片/打样费用电视广告制作/拷带费用NonePrintProduction客户服务部确定完稿内容准确签字流程管制提醒交件时间流程管制确定各部签字后送交出片交件流程-2创意总监：整体品质检查签字创意小组：1.检查文字内容签字2.检查色彩、图片视觉中心：1.检查尺寸、签字呈像精度2.检查是否掉字、掉图制作部：1.检查网片/网线签字2.检查打样稿质量3.品质监控4.掌控外付成本1.品质掌控2.控制时间3.控制成本Filmoutput/ColorproofPrinting/TVC视觉中心各单位确认签字后送交媒介客户服务部创意总监创意小组制作部Print/TVC流程管制NonePrintProduction客户服务部整体检查无误签字送交媒介部或送印刷创意部：整体品质检查客户服务部：内容审查确认无误后送交媒介部或送交客户流程步骤1.开立“工作卡”1.1客户服务部收到客户工作要求。1.2客户服务部填写“工作卡*1”。1.3客户服务部向创意部相关人员*2简报工作，创意部同意并于“工作卡”上签名后，交至流程管制部。1.4流程管制开出工作编号并将“工作卡”拷贝副本分派给客户服务部、创意部相关人员。1.5流程管制部建立工作档案，工作开始。没有工作卡，没有工作！*1注:工作卡（JobRequisitionBrief）—请见附本1。*2注:创意总监根据工作内容指定创意小组、视觉中心或制作部接单工作。2.创意简报2.1创意工作发展前，必须有创意策略（CreativeBrief）*作为思考方向。2.2客户服务部同创意总监商讨后拟定创意策略，并得到客户同意。2.3客户服务部持客户确认的创意策略同创意总监一起向创意部简报。2.4客户服务部、创意部达成制作时间的协议后在“工作卡”及创意策略上签字。（包括内部创意复审时间）。2.5客户服务部将同意之“工作卡”及创意策略交给流程管制部，开立出工作编号。*创意策略(CreativeBrief)—请见附本2。流程步骤3.创意发展3.1创意部开展工作。3.2客户服务部与创意部进行内部创意复审。（如有必要，制作经理也需参加〕3.3创意提案稿须经创意总监同意后交给客户服务部。（即使是使用电子档提案亦同）3.4客户服务部将创意备档后呈示客户。3.5如创意需要修改，客户服务部必须重新填写ActionMemo*1*2同创意总监一起向创意部简报，创意部同意签字后送流程管制部备档编号，并拷贝副本分派给相关人员。如创意需要修改，重复3.1-3.5*1注：ActionMemo—请见附本3。*2注：新工作必须开立“工作卡”，以建立新工作编号。而在同一工作号里发生的后续跟进工作，则开立ActionMemo。流程步骤4.报价4.1客户服务部填写工作卡或ActionMemo交创意部及制作部签字后交流程管制部。4.2客户服务部提供已批准的创意及所有资料（包括印刷数量、颜色、纸质、尺寸、媒介刊物）。4.3流程管制部根据已记录的制作时间联系制作部、创意部，开立内部成本报价单(Estimate)*1，并交给客户服务部。客户部同意签字后，将内部成本报价单返还流程管制部。4.4客户服务部将外部报价单(Quotation)*2呈示给客户。4.5客户服务部将客户已签署的外部报价单交给流程管制部，流程管制部第一时间交至财务部。4.6如工作取消，内部成本将按已完成部分的实际工作时间计算。*1内部成本报价单(Estimate)—请见附本4。*2外部报价单(Quotation)—请见附本5。流程步骤5.完稿5.1客户服务部填写工作卡或ActionMemo，由创意部和视觉中心经理同意签字后，送流程管制部备档编号，并拷贝副本分派给相关人员进行完稿工作，及通知制作部出片打样准备。5.2创意部安排制作完稿前的准备工作。（如拍照、租片、电分、修图等）5.3创意部向视觉中心简报完稿制作。5.4视觉中心将完成的完稿打印，并取得各部门批准后交客户服务部。（视觉中心→美术指导→文案→创意总监→客户服务部）5.5客户服务部将完稿备档后呈示给客户。如完稿需要修改，重复5.1-5.55.6客户批准并签署完稿。5.7客户服务部将客户签署的完稿备档。如客户遇有特殊情况不能准时签署完稿，又必须于时限内出片打样时，须由客户总监签署。流程步骤6.出片打样6.1视觉中心人员取得签署的完稿，连同M.ODisk交给流程管制部。6.2流程管制部联系供应商，将完稿送交出片公司输出分色片及打样并按时送回。6.3流程管制部收回分色片、打样及M.ODisk，确认是否齐全。6.4流程管制部贴上内部审核表格并取得各部门批准后交二份打样稿给客户服务部。（制作经理→视觉中心→美术指导→文案→创意总监→客户服务部）6.5客户服务部将呈示二份打样稿给客户，一份客户备底，一份签署完归还广告公司交流程管制部备底。6.6如打样稿需要修改，客户服务部需重新填写ActionMemo对创意部、视觉中心及制作部作出简报，并抄送流程管制部。如打样稿需要修改，重复6.2-6.6流程步骤7.媒介/印刷7.1客户批准并签署打样稿。7.2客户服务部将客户批准的打样稿交还流程管制部。7.3流程管制部保留一份客户已批准的打样稿存档。7.4流程管制部把客户已批准的打样稿（包括菲林）交给客户服务部。7.5客户服务部将菲林交给媒介部，送至报馆。7.6如有印刷品，制作部与流程管制部安排印刷时间，并通知客户服务部。7.7制作部按时完成印刷品，并安排递送*1。*1所有印刷品，运送前样本需交给客户服务部批核。流程步骤8.开立发票8.1在每月底(24日)前，客户服务部要负责决定本月可结束的工作并可向客户收费，流程制管部整理所有供应商发票，如还没有收到，应提醒有关人员进一步与供应商跟进。8.2月底，客户服务部填写工作结束单*。8.3流程管制部收到工作结束单，将集齐的供应商发票、采购订单及已签回的报价单一起交给财务部。8.4财务部安排向客户收费及支付供应商货款。*工作结束单—请见附本7。流程步骤9.资料储存9.1工作结束后，根据每个客户，流程管制部会把所有客户已签署的打样稿、报价及采购订单归档存放。9.2所有底片在工作结束后交由流程管制部归类储存，以备后用。9.3视觉中心将已完成的电脑完稿档案存入磁盘，并备档存放。流程步骤1.序言所有供应商的工作指定必须附有本公司的采购订单*(PurchaseOrder)。(所有Freelance工作亦包括在内；如插画，Interaction创意制作等…)。采购订单是本公司对供应商所提供的服务及双方同意的价钱作出的确认协议。公司不会接受没有采购订单的供应商发票。供应商必须在工作结束后七天内将发票寄至本公司。如客户部或创意部直接联络与供应商的工作，必须先至流程管制部处开出采购订单，才可进行工作。所有由创意部、制作部及客户服务部发出的采购订单，如采购成本超过原有给客户的报价，必须得到客户服务部总监和总经理的签署批准。流程管制要掌握工作进行中的一切费用，并保证每笔费用都有收费。*采购订单—请见附本8。采购订单2.程序2.1创意部、或客户服务部向制作部提出外发采购申请，并清楚简报工作要求。2.2制作部联系供应商并搜集三家报价，填写“采购订单”。2.3制作部交采购订单给流程管制部，流程管制部开立“采购订单编号”。2.4所有供应商报价统一由流程管制部交创意部/客户服务部主管及总经理签核裁定。2.5流程管制部准备内部成本报价给客户部。2.6流程管制部将以签字核定的“采购订单”传给供应商，并请其签字确认传回。2.7流程管制部保留采购订单原件于档案内。2.8供应商在工作完成后将发票连同采购订单寄至流程管制部。任何没有“采购订单编号”及获得签字核定的采购订单，公司概不付款。采购订单2.8所有发票应连同采购订单送到流程管制部处。2.9流程管制部把发票核对于采购订单，保留复印一份并在工作结束后交给财务部付款。*注：如发票上未附上采购订单，广告公司将会拒付供应商货款。采购订单1.序言Freelance服务会在公司人手不足情况下才会聘用。在聘用Freelance服务前，创意部必须填写“采购订单”并获得流程管制部开立的采购订单编号后，交创意总监/客户服务总监及总经理审批。Freelance发票，应在工作结束后七天内连同采购订单送至流程管制部。无发票者，依规定必须扣缴税款。公司将拒绝支付不通过正确程序聘用的Freelance服务款项。Freelance服务若无法提供三家报价，则应另行向客户服务总监及总经理说明。Freelance服务2.程序2.1创意部从流程管制部处取得“采购订单”。2.2创意部填写采购订单，列明工作详情及金额并获得流程管制部开立的“采购订单编号”。2.3由流程管制部统一交创意总监/客户服务总监及总经理签署批核。2.4流程管制部将采购订单传真至Freelance处，确定所需服务并请其传回。Freelance服务出片打样要提前把媒体的出片清单给我，我会按照你们提供媒体清单上的要求填写输出公司的出片单据请在给我之前要确认好以下几点：媒体名称所需要的颜色（单色、4C）出血尺寸网线（杂志是150-175线、报纸是80线-133线，主要是根据投放的媒体而定）要出的数量完成的时间提示：以上六点是最主要的，输出公司在我们公司的附近，五一后国家规定打样公司必须搬到5环以外，给特别急的工作带来了不便，在这里提醒各位，提前有媒介出片计划的最好是能提前出，即使有问题了也可以来的及重新出，我不赞成只出片不打样，因为我们做好的文件到了输出公司需要转存，这样的话中间可能会出现问题，如果只要片子的话很难查出细微错误的地方，而且也无法判断颜色是否正确，给媒体刊登会很危险。平面制作客户经常会有不同平面制作的工作，我把长出现制作物品的周期及要注意的地方介绍一下：平面印刷品a普通4色印刷（3天）b特种纸4色印刷（7天，也要根据纸张而定）c后期制作包括复膜、刀膜、打笼、压线、折页、起凸、压凹、骑马钉、烫金、烫银、平装、螺旋钉、裱糊、串绳等工艺（7天）d特殊制作要根据实际情况而定2.光盘印刷刻录（5天）3.礼品制作建议：数量少的话购买现成的礼品，数量多的话可以制作，因为现在好多礼品需要开模具，一般开模具的时间较长费用较高，如果数量不多的话开模