第三章-会计软件的应用

会计软件的应用(第三章）系统初始化系统级初始化模块级初始化创建账套并设置相关信息增加操作员及权限设置系统的公用信息设置系统控制参数录入初始数据设置基础信息日常处理数据管理期末处理数据备份数据还原第一节会计软件的应用流程第二节系统初始化系统管理1、增加操作员2、建新账套3、分配权限4、修改账套用“admin”身份操作“账套主管”身份操作一系统初始化—系统登录系统允许以两种身份注册进入系统管理。1以系统管理员的身份2以账套主管的身份系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套操作员权限的设置系统管理员：总体控制，管理操作员帐套主管：管理所负责的帐套1系统管理员建立、修改、输出（备份）、引入（恢复）2帐套主管建立、清空、引入、输出、结转上年数据⑴、建立：建立下年年度账并传送基础数据⑵、结转上年数据：将上年有关核算数据传送至下年⑶、输出与引入⑷、清空年度数据：保留基础信息等操作步骤：１、进入『系统管理』模块：系统→新建账套★注意：①第一次使用时，系统管理员（admin）的口令为空；②设置和修改密码。建立帐套151账套管理新建账套、修改账套、删除账套、年度账管理2账套数据备份及恢复账套数据备份、账套数据恢复3操作员管理用户与角色、财务分工4基础设置部门档案设置、职员档案设置、往来单位设置、会计科目设置、项目档案设置、凭证类别设置、收付结算设置•账套信息包括：录入账套号、账套名称、账套路径及启用会计期。•¢新建账套号不能与已存账套号重复•¢账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在•正在操作的财务软件的界面上。•¢账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。•¢启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。•¢启用会计期不能在机内系统日期之后1输入单位信息—输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关•注意:•K单位简称必须录入，•如有发票业务管理还应•将相关信息输入完整，•如单位全称、地址、•税号等信息。2确定核算类型—本币代码、本币名称、本币类型、编码、行业性质及账套主管。•注意:􀀲行业性质的选则决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据。账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限3确定分类信息•如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。4确定编码方案•确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。5确定数据精度•数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能6系统启用操作步骤：2020/2/2724以系统管理员注册，单击“账套”菜单中“建立”即可新建账套。修改账套•经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。•（一）注册•若当前操作员不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”中更换操作员。•（二）修改账套•以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。删除账套•在账套输出时，选择删除账套，在“删除当前输出账套”前的方框单击打勾。只有系统管理员才有权进行账套输出。2020/2/2727以账套主管注册“系统管理”，在“账套”菜单中单击“修改”即可修改或查看账套信息。删除也同数据备份及恢复•一、账套数据备份•会计数据备份即账套输出，是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。2020/2/2728•二、账套数据恢复•会计数据恢复即账套引入，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。2020/2/2729•★注意：建立和输出帐套只能由系统管理进行操作，修改帐套只能由帐套主管进行操作。用户管理•一、用户与角色•（一）角色管理角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色。角色管理包括账套中角色的增加、删除、修改等维护工作主要完成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。由系统管理员或帐套主管进行•思考：用户和角色有何区别？•（1）用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色的权限统管理：•（2）一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。•（3）若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。•（4）只有系统管理员有权限进行本功能的设置。操作步骤⑴、设置操作员：权限╱操作员设置功能：增加、删除、修改、注销等★注意：已启用帐套所属的操作员不能删除，但可以注销。⑵、操作员权限设置：权限╱操作员权限设置系统管理员－－所有操作员的权限帐套主管－－所负责帐套所有操作员的权限（自己的除外）2020/2/2736设置用户权限：财务分工•财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的操作员权限设置和总账模块中的明细权限设置。•操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。•明细权限设置功能是用于对总账模块中各操作员的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。•一增加操作员权限操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。•注意:•􀀲在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限二修改操作员权限•修改操作员权限包括设置或取消账套主管及删除操作员权限。•1、设定或取消账套主管•账套主管的设立首先在建立账套时指定，修改时由系统管理员进行账套主管的设定与放弃的操作，首先在“操作员权限”左边窗口中选择欲设定或放弃账套主管资格的操作员，然后在界面右上角选择账套，最后选中旁边的“账套主管”复选框。2、删除操作员权限•系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操•作员已拥有的权限进行删除。•注意:􀀲如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限，可以采用批量删除的功能。公用信息45公用基础设置（部门档案）12346公用基础设置（职员档案）1234547公用基础设置（往来与供应商）1234548公用基础设置（地区分类）1234549公用基础设置（客户分类）1234550公用基础设置（供应商分类）1234551公用基础设置（供应商档案）123456外币核算:汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用•使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。否则将会出现汇率为零的错误。•使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。•“外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。•“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。•制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。设置外币增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。非末级会计科目不能再修改科目编码。如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。设置会计科目已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。被封存的科目在制单时不可以使用。删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。通过指定科目功能将:现金科目要设为日记账。银行存款科目要设为银行账和日记账。结算方式设置它与财务结算方式应一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级56期初余额录入如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来设置凭证类别设置收付结算方式总账管理系统日常业务处理•1凭证管理•2出纳管理•3账簿管理第三节账务处理模块的应用60基本设置凭证管理出纳管理账簿管理辅助账管理月末处理总账系统总账管理612)总账管理业务流程每月重复填制凭证出纳签字审核凭证记账查询总账、明细账查询日记账查询辅助账YN启动总账系统建立会计科目建立部门、个人、客户、供应商、项目档案设置外币及汇率设置凭证类别设置结算方式辅助核算？输入期初余额银行对账自动转账对账结账打印账簿会计档案备份下月业务总账管理62操作指导1.启动与注册2.设置总账控制参数3.设置基础数据4.输入期初余额设置外币及汇率建立会计科目设置凭证类别设置结算方式设置项目目录设置明细科目权限总账管理一、凭证管理(内容\类型设置)1)计算机凭证的分类•手工编制凭证：指根据所发生的经济业务及其原始凭证手工编制的记账凭证。•机制凭证：由计算机自动处理产生的凭证.A,复制凭证（模板凭证）B,其他业务子系统对原始凭证进行处理后编制的记帐凭证。C,自定义转帐凭证：指总账系统根据系统内已有的数据产生的记账凭证。通常是用户定义的、从账簿取数的期末转账凭证。总账管理系统日常业务处理642)操作流程填制凭证出纳凭证审核凭证凭证汇总记账出纳签字否是总账管理系统日常业务处理思考:为什么要出纳签字?&若已采用“制单序时控制”，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。&若已选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。&如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。&外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。凭证模块的注意事项1,关于凭证修改:66&凭证修改的方法：如果发现了凭证录入有错，可在原凭证上修改，步骤见下表：凭证状态取消记账取消审核取消主管签字取消出纳签字修改凭证审核出纳/主管签字记账已记账已审核签字√√√√√√√√已审核未记账√√√√√√√已出纳签字未审核√√√√√已主管签字未审核√√√√√未签字或未审核√√√√凭证模块的注意事项判断凭证状态恢复记账前状态取消审核取消出纳签字取消主管签字是否已审核、已出纳签字、已主管签字是否已记账修改凭证是是否否审核、出纳签字、主管签字记账凭证模块的注意事项注意:切换操作员在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张