船舶技术档案管理概要

船舶检验技术档案管理胡卓广东海事局定义船舶检验技术档案（以下简称“船检档案”）是指船舶检验机构及验船人员在船舶、海上设施和船用产品（含船运货物集装箱，以下同）法定检验活动及其相关活动中直接形成的应当归档保存的技术文件材料。本条所指的相关活动是指受中国海事局委托、由船舶检验机构实施的对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构的认可（以下简称“机构认可”）等活动。档案立卷船检档案立卷应符合《交通部文件材料立卷归档办法》的要求，按照项目的类别或特征分别立卷，构成一个项目保管单位。在一个项目保管单位内，可以依据文件的数量按时间阶段或检验项目组成一个或若干个案卷。档案管理人员填写《案卷目录》。分工船检技术文件材料的立卷，由承办项目的检验人员负责，并填写《卷内目录》。档案管理人员填写《案卷目录》，并将立卷的档案放入项目保管单位中。注：上述检验人员是船检部门的人员，但不一定是现场检验人员。档案分类：船舶船舶、海上设施检验按船舶、海上设施立卷，即一船（海上设施）为一个项目保管单位，其中可按图纸、建造检验、营运检验项目随时间顺序分别组卷。档案分类：图纸船舶图纸档案分为审批图纸档案和船舶检验使用图纸档案两种，审批图纸档案须单独立卷存档。船舶检验使用的图纸档案立卷方式为船舶图纸和检验项目组合立卷，即一船为一个项目保管单位，其中可按图纸、建造检验、营运检验项目随时间顺序分别组卷。档案分类：工厂认可工厂认可和型式认可可按工厂立卷，即一个工厂为一个项目保管单位，单项产品检验可按产品类别或时间特征立卷。档案分类：机构认可检修、检测机构认可可按不同的机构分别立卷，即一个机构为一个项目保管单位。档案分类：焊工考试焊工考试以一个焊工考试机构（即考试委员会）构成一个项目保管单位，其中可按焊工考试机构认可和每批次焊工考试形成的档案分别组卷。船舶检验类档案立卷内容：（一）船舶图纸审查，包括：1.审图申请书2.审图意见书3.图纸审查备忘录(含图纸审查备忘录的答复及其底稿等相关文件)4.送审图纸5.吨位计算书船舶检验类档案立卷内容：（二）船舶建造检验资料，包括：1.建造检验申请书2.船检登记号申请及批复3.建造厂的资质证书复印件(如有)4.各项程序阶段检验项目单5.各种质量反馈表6.遗留项目备忘录7.船舶建造检验报告、检验记录及其底稿8.船舶检验证书副本及其底稿9.吨位计算书10.船舶出厂质量文件及有关技术问题函电文件11.主要原材料、机电设备检验（认可）证书复印件12.船厂、船东、船检机构有关船舶检验问题的来往文件资料13.审图意见书14.批准图纸15.完工图纸船舶检验类档案立卷内容：（三）船舶营运检验资料，包括：1.检验申请书2.检验报告及其底稿3.检验证书副本及其底稿(包括签注的证书)4.更换设备、产品的证书复印件5.船舶出厂质量文件(如有时)6.遗留项目备忘录7.检验记录对于（一）、（二）、（三）项中如有检验机构之间的检验委托书和检验机构认为需要归档的其它资料也应分别纳入相应项目中归档。船用产品检验类立卷内容：（一）船用产品型式认可，包括：1.检验申请书2.设计图纸3.产品工艺技术文件4.引用的技术标准的目录5.型式认可的证书副本及其底稿6.产品形式认可的其它各种技术文件资料、来往函电等（二）单项产品检验，包括：1.原材料质量证书2.外购件质量证书3.部件检验报告、整机性能、效能试验报告4.产品制造检验或出厂检验报告5.产品质量反馈表6.船用产品证书副本及其底稿7.工厂认可或型式认可证书副本8.船用产品检验有关技术问题来往函电对于船厂自行制造、由驻厂验船师进行随船检验的产品，也可纳入船舶建造检验档案。机构认可类立卷内容：1.认可申请书2.机构工商登记许可证书复印件3.机构管理制度和质量控制体系文件清单4.机构管理人员和检测、检修人员资质证明的复印件5.检测、检修相应的技术资料和国际、国家标准目录6.人员保护设备、设施相关资料7.维修、检测工具、设备、仪器清单8.认可的其它文件资料、来往函电等9.认可报告和认可证书副本及其底稿10.检验委托书（如有时）11.检验机构认为需要归档的其它资料焊工考试的立卷内容：1.焊工考试登记表；2.焊工考试汇总表；3.焊工考试现场记录表。临时船舶吨位证书的立卷内容（1）“临时船舶吨位证书”核发审批单；（2）船舶吨位复核发证提请表；（3）“临时船舶吨位证书”副本；（4）船舶吨位计算书；（5）复核提请的批准图纸及相应审图意见；（6）船舶吨位现场复核记录Ⅰ、船舶吨位现场复核记录Ⅱ、船舶吨位计算复核记录；（7）原“船舶吨位证书”正本；（8）复核信息反馈表（9）船舶完工与发证确认函；（10）变更船名船籍港的临时检验报告；（11）吨位证书遗失的有关证明或作废公告；（12）其它需要归档的材料；船舶吨位证书的立卷内容（1）“船舶吨位证书”核发审批单；（2）“船舶吨位证书”副本；（3）船舶吨位现场复核记录Ⅰ；（4）船舶吨位现场复核记录Ⅱ；（5）船舶吨位计算复核记录；（6）其它需要归档的材料；船舶技术档案存放排列方式：a）船舶审批图纸和检验项目卷应分别存放。b）在本机构检验登记的船舶档案和非本机构检验登记的分别存放。c）法定检验的船舶档案和非法定检验的分别存放。d）船舶按船检登记号排序，先按年份排序，再按后面七位数字由小到大排，本机构审批的船舶图纸以批准日期顺序。船检档案保管期船检档案分别按永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种期限保管。（一）船舶、海上设施检验产生的技术文件材料档案，保管期限为长期（50年）。（二）船舶、海上设施的图纸审批产生的技术文件材料以及批准的图纸等，保管期限为长期（50年）。（三）船用产品工厂认可、型式认可和单项产品检验所产生的技术文件材料档案，保管期限为短期（15年）。（四）船用产品图纸审批产生的技术文件材料以及批准的图纸等，保管期限为长期（25年）。（五）船舶检验机构对焊工考试机构认可和对各类检测、检修机构认可检验所产生的技术文件材料，保管期限为短期（15年）。（六）焊工考试产生的技术文件材料档案，保管期限为短期（15年）。（七）船检档案交接凭证，保存期限为永久。委托检验的档案保管期委托检验的档案保管期，参照转籍船舶处理，保管期限为5年。委托检验的立卷方式，应1船为1卷，1年为1个项目保管单位。档案转移国内航行船舶跨省变更船舶检验机构时，档案转移执行部海事局《国内航行变更船舶检验机构管理规定》。吨位丈量复核档案，由证书签发单位归档，不转移。船舶检验机构对在当地建造的非本籍船舶进行建造检验或受委托对非本籍船舶进行营运检验后，应在检验完成后7个工作日内按规定将船检技术文件资料用可靠方式移交给船籍港船舶检验登记机构。船舶因买卖或其它正常原因需要转港的，转出的检验机构应把在本机构形成的船检档案全部移交给接收的船舶检验机构，并办理移交手续。转港转籍船舶的档案转移程序（一）转出船舶检验机构根据船东转港要求，并依据接收机构的《船舶检验技术档案调档函》将全部船检档案封好，填写详细记载转移档案内容的《船舶检验技术档案移交表》一式三份。（二）转出的船舶检验机构将一份经过签字盖章的船舶检验技术档案移交表存档。另两份在签字盖章后连同船检档案一并寄、送（或其它可靠方式）交给接收的船舶检验机构。（三）接收的船舶检验机构根据移交表内容进行验收，验收合格后在两份移交表上签字盖章，7个工作日内将其中一份寄给转出的船舶检验机构。转出档案的记录转出的船舶检验机构应将档案内重要资料复印保存5年。重要资料包括：（一）各立卷目录；（二）最近一次签发的证书；（三）其它认为重要的资料。转出档案的立卷转出的重要资料，单船立卷，1年为1个项目保管单位。项目顺序号的为：4位年份＋ZJ＋4位机构代码，如：2006ZJ5101，该档案5年后销毁。船检档案交接凭证，1年立1卷，所有凭证为1个项目保管单位。保存期限为永久，项目顺序号为ZJ＋4位机构代码。船检技术档案分类编号办法《交通部科学技术档案分类编号办法》规定了大类、属类、小类三级分类编号方法，将船检作为大类用汉语拼音字母CJ表示，将检验类作为属类用阿拉伯数字5表示。分类的基本类目《分类编号办法》将船舶检验技术档案分为船舶检验、海上设施检验、船用产品类检验和机构认可检验等4个小类，每个小类又按检验性质设法定检验、入级检验、公证检验等3个四级类目，每个四级类目又根据检验活动的分工或特征分若干个五级类目。最常用的类目5.检验类5.1船舶检验5.1.1法定检验5.1.1.1船舶建造和营运检验5.1.1.2审批船舶图纸档案号的构成档案号由分类号、项目顺序号和案卷顺序号构成。如CJ5·1·1·1·2001E5100070—08。分类号分类号是由大类号（CJ）、属类号（5）、小类号、四级类目和五级类目（下级类）号构成的如CJ5.1.1.2代表法定检验中审批船舶图纸类档案。项目顺序号项目顺序号通常可采用三位数字流水编号，或者采用项目代号、工作控制号、船检登记号、图纸批准号等作为项目顺序号。案卷顺序号案卷顺序号可采用两位数字流水编号。档案号的书写形式档案号的书写形式为：“分类号.项目顺序号—案卷顺序号”。分类号中大类号（CJ）与属类号（5）依次连写；属类号和小类号、四级类目、五级类目号数字之间用实心小圆点分隔。分类号与项目顺序号之间用实心小圆点分隔，项目顺序号与案卷顺序号之间用“—”连接。填写时也可分两行，其中分类号在上一行，项目顺序号和案卷顺序号在下一行。例CJ5·1·1·1·2001E5100070—08船舶和图纸的项目顺序号船舶检验项目的项目顺序号为船检登记号。审查批准的船舶图纸的项目顺序号为图纸批准号。案卷目录的排序船舶检验项目的案卷目录顺序依据检验编号。审查批准的船舶图纸的案卷目录顺序依据图纸审查意见书。建造检验的船检档案立卷建造检验的船检档案包括：图纸和检验资料，其中图纸和检验资料应分别立卷，图纸不需装订。1次立卷的内容不应多盒分装，如图纸多，可分船、机、电立2至3卷。因此，新船的档案第1次归档可能组成1个或多个案卷。船检档案的编目一卷档案：1.封面2.卷内目录3.备考表一个项目保管单位：1.案卷目录2.脊背（档案盒）一个机构：1.全宗目录（案卷目录索引）立卷的封面档号：本次立卷的档案号。档案馆号：档案馆给，不填案卷题名：船名、检验时间、检验类型(“XX船舶XX年XX检验”)立卷单位：本单位名称起止日期：档案内容涉及到的起止日期保管期限：详见规定，船舶为长期密级：没有，不填卷内目录表——船舶右上角：档案号，CJ5·1·1·1·2001E5100070—08船名：广州一号船检登记号：2001E5100070检验编号：200651010001序号：1、2、3文件编号：如批文文号，没有可不填文件材料题名：如检验申请书、适航证书页数：共几页，1张纸是2页备注：机动，没有可不填。卷内目录表——图纸右上角：档案号，CJ5·1·1·2·GZ2006001—01图名：1000吨集装箱船图号：VGHK2006001图纸批准号：GZ2006001序号：1、2、3文件编号：如批文文号，没有可不填文件材料题名：如审图意见书、总布置图等页数：共几页备注：机动，没有可不填。备考表说明：可注明本次立卷的总页数。立卷人、检查人、日期：签注档案盒底页的备考表和单页的备考表的作用相同，如图纸1盒立1卷时可直接使用盒底备考表，1盒多卷时，每次立卷使用单页备考表。档案盒档案盒封面的内容和立卷封面的内容相同。填写方式，档号填本盒案卷中的起始档案号，其他内容同立卷封面。档案盒的脊面（侧面），注明档号和案卷题名船舶检验档案案卷目录顺序号：1、2、3文件编号：检验编号，200651010001案卷题名：检验类别，