采购管理制度流程

1供应管理制度一、制定目的：为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定该管理制度。二、适用范围：适用于本公司各种采购管理。三、基本职责划分：公司采购职能由供应部具体负责，主要由保管员根据公司各部门的物资领用计划、仓库库存情况，结合实际生产经营状况，制定采购计划（书面形式），提交公司总经理审批后交由供应部执行采购工作，由财务部主要负责对供应部的采购过程进行控制与监督。四、具体内容（一）采购物资分类1、根据物品市场品种分类：该分类方式为供应部执行采购职能时对供应商的选定提供依据。1.1生产物资采购包括：机器设备，各类五金类配件工具、易损件，机器设备所需耗用的油类，作业劳保用品，其他各类低值易耗品等。1.2办公用品采购包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资等。1.3生活用品采购包括：生活日用品、环境卫生清洁物品、食堂用品、娱乐设施及易耗品等。2、根据公司实际使用情况和申购方式分类：该分类方式为各部门物资申购时的申购方式提供依据。主要包括：计划内物品领用类，计划外物品领用类，部门专用类和加急请购类四种。（二）物资采购申请方式及具体流程：1、各部门通过填写采购计划申请。该申请适用于各部门物资计划请购。具体流程如下：1.1各科室结合物资实际需求情况，制定采购计划申请单，要求对需求物资的需求原因和需求时间进行说明并由相关部门负责人审批签字，制定好后上交指定部门处。1.2指定部门要求结合各部门的申请，进行需求情况的把关和调查，完成对各2部门的采购计划的整合、核准并报总经理审批。1.3总经理将核准的“采购计划”交供应部。供应部结合物资的需求情况，对物资申购的合理性进行再把关和初步的市场了解和购买时间确定，并进行采购工作。2、财务科通过填写“加急采购计划”申请；该申请方式为月内加急请购。具体申购流程如下：2.1对月内有部门急需领用的物资仓库无作请购计划又无库存或数量不足或临时补充库存所需的，可填写“加急采购计划”进行加急采购。2.2各部门按照“加急采购计划”的填写要求，写明质量要求、申购原因等，由部门负责人签名批准后，交给总经理签名审批。2.3总经理审批后交供应部。供应部结合物资的需求情况，对物资进行初步的市场了解和购买时间确定，安排采购工作。3、计划内物品领用类，计划外物品领用类，部门专用类采购流程参考第一条执行12345（三）物资采购方式及具体流程：供应部在接到公司下达的物资计划采购、各部门填写计划外采购计划物资采购申请方式基本流程图供应部结合领用的库存情况填写采购计划部门专用采购计划各部门填写专用物资临时采购计划各部门填写加急采购计划部门负责人初审整合总经理审核供应部执行采购总经理审批供应部执行采购总经理审批供应部执行采购总经理审批供应部执行采购总经理审批供应部执行采购3各加急请购的任务后，分析物品的市场品种，确定采购方式。主要包括现付采购方式、月结付款采购方式和签订合约采购方式三种。1、现付采购方式：即采购物资时现场付款并获取付款发票、收据作为物资入库、报账的依据。该方式主要用于对低值零星物资的采购。如清洁用具、娱乐设施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具体采购流程如下：1.1询价、比价、议价：供应部在确定物资为现付采购方式后，对已掌握供应信息的物资，进行电话询价；对一些比较少用未掌握供应信息的物资，则到市场中寻找，现场询价。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。1.2请款方式：物资采购请款方式主要有两种：一是进行计划预支，主要适用于采购计划；二是按照借款规定借款采购，主要适用于月内加急请购物资，公司对借款权限作了明确规定，购买物资借款超过1000元的，需提交给总经理审批。1.3选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，请款工作完成后，安排出车采购。在采购物品的同时需现场获取款额发票或收据，作为物品入库办理的依据。1.4入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票或收据一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合采购计划申请表进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务部留存，对账联交供应部报销用。1.5报销程序：供应部完成入库办理工作后，在5天内，填写并粘贴相应的票据，按照公司的规定填写进行账务报销。1.6采购统计管理：供应部执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的有序、高效地进行，供应部对每一项物资采购的完成情况进行统计、跟进和汇总。2、月结付款采购方式：公司与相应物资的供应商建立长期合作的方式，采购的物资到月末时进行对账、开具发票、付款结算。该方式主要用于对公4司生产经营常用、易耗、数量大物资的采购。如生产易耗设备、五金备件、劳护用品、办公耗材、电脑及配件等。具体采购流程如下：2.1询价、比价、议价：供应部在日常的采购工作中，要时常分析供应商的产品价格、质量、供货能力、销售业绩、售后服务等情况，选定长期合作的月结付款采购供应商。接到采购任务，在确定物资为月结付款采购方式后，选取相应的月结付款供应商，进行电话询价；遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。由供应部进行询价、比价统计。2.2选定、采购：供应部通过议价后，选定采购供应商，按计划安排出车采购。在采购物品的同时需现场获取对账单（对账单需采购经手人签名确认），作为物品入库办理的依据。2.3入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资对账单一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，并对物品的质量、数量、规格型号等进行检查，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务部留存，对账联交供应部统计做账。2.4账目统计管理：供应部需将月结付款采购的物资进行账目统计和分类汇总，并分类整理好对账单、入库单，交财务部月末与供应商对账结算用。3、签订合同采购方式：即与供应商以签订合同的方式进行物资购买。该方式主要用于质量要求高、价值高的物资的采购。如大型生产设备、原材料、高额资产等。具体采购流程如下：3.1询价、比价、议价：供应部在确定物资为签订合同采购方式后，通过查询以往购销合同、网上查询、人际关系网了解等方式寻找供应商。遵循质量第一、价格第二和货比三家的原则，追求物美价廉的目标。通常由供应部、副总经理一起寻找供应商，进行询价、比价和议价，并起拟产品购销合同，合同需明确产品规格、质量标准、保修期限、付款方式、纠纷处理等问题。完成后提交总经理审批、打印和签订，合同签订好后递交复印件给供应部和财务部，作为采购和付款的依据。3.2请款方式：按照合同约定的支付方式，由供应部填写支付证明单交给财务5部，然后交总经理审批，再交给财务部付款。3.3入库办理：供应部将物资采购回公司后，随同相应物资的发票一起拿到财务仓库办理入库，仓管员结合请购计划申请表（财务联）进行核对是否有该项物资的申购，确认无误后填写入库单，入库单需仓管员、送货人签名确认，手续完成后，存根联、财务联由财务科留存，对账联交供应部统计做账。3.4采购统计管理：供应部执行公司所有物资的采购职能，需确保采购工作的有序、高效地进行，供应部对每一项物资采购的完成情况进行完成情况的统计、跟进和汇总。125五、本制度解释权归公司供应部，此规定至签发之日起开始执行。现付采购方式物资采购基本流程图月结付款采购方式签订合同采购方式询价、比价、议价请款选定、采购入库办理签订合同请款报销统计管理询价、比价、议价选定、采购入库办理统计管理对账月结询价、比价、议价入库办理统计管理