第四章采购计划和预算管理

1采购与供应管理第四章采购计划和预算管理2第四章采购计划和预算管理本章引例：《如何增强企业采购计划的有效性》【学习目的】要求学生了解采购计划和预算的基本概念；熟悉采购计划制订流程；掌握预算编制的常用方法；掌握采购需求物料订购批量的决策方法。3一、采购计划1、采购计划的定义采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程及掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内物品采购活动所作的预见性安排和部署。采购计划是对未来行动的安排。它包括明确组织的目标、考核的指标，实现目标的手段选择、战略制定以及进度的安排等。它是一项基本的、先导性的管理活动，并且先于组织、领导和控制工作，因此，某种程度上采购计划是企业通过生产或营销，完成战略目标的支持和保障，是行动方案实行的“标准文件”。第一节采购计划和预算概论42、编定采购数量计划的目的（1）预计材料需用时间与数量，防止供应中断，影响产销活动。（2）避免材料储存过多，积压资金，以及占用堆积的空间。（3）配合企业生产计划与资金调度。（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。（5）确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。5二、采购计划的预算1、是将来组织采购的准绳，并用以控制将来采购进行的一种财务计划；2、整个采购过程所需的物品的数量、品种成本的估计；3、与采购活动有关人力、物力及其他资源运用的有系统的计划。6三、采购计划有效性的评价标准1、统一性2、灵活性3、精确性4、经济性7第二节采购计划制定的流程一、准备认证计划1、接受开发批量需求2、接收余量需求3、准备认证环境资料4、制定认证计划说明书8采购环境开发需求余量需求接受批量需求接受余量需求准备认证环境资料制定认证计划说明书认证计划说明书9二、评估认证需求1、分析开发批量需求2、分析余量需求3、确定认证需求10三、计算认证容量1、分析项目认证资料2、计算总体认证容量3、计算承接认证书4、确定剩余认证容量11四、制定认证计划1、对比需求与容量2、综合平衡3、确定余量认证计划4、制定认证计划认证物品数量=开发样件需求数量+检验测试需求数量+样品数量+动机数量开始认证时间=要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间12五、准备订单计划1、接收市场需求2、接收生产需求①决定毛需求。②决定净需求。③对订单下达日期及订单数量进行计划。133、准备订单环境资料①订单物料的供应商消息。②订单比例信息(对多家供应商的物料来说，每一个供应商分摊的下单比例称之为订单比例，该比例由认证人员产生并给予维护)。③最小包装信息。④订单周期是指从下单到交货的时间间隔，一般是以天为单位的。144、制定订单计划说明书①订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)。②附有：市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。15六、评估订单需求1、分析市场需求2、分析生产需求例如，某企业根据生产计划大纲对另部件的清单进行检查，得到第一级组成部件的毛需求量。在第一周，现有的库存量是80件，毛需求量是40件，那么：剩下的现有库存量=现有库存量80件-毛需求量40件=40（件）。第三周预计入库120件，毛需求量70件，即新的现有的库存=原有库存40件+入库120件-毛需求量70件=90（件）。3、确定订单需求16七、计算订单容量1、分析项目供应资料2、计算总体订单容量3、计算承接订单容量4、确定剩余订单容量17八、制定订单计划1、对比需求与容量2、综合平衡3、确定余量认证计划4、制定订单计划一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面：下单数量=生产需求量（市场需求量）-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间18第三节预算功能和预算方法的应用一、预算概述所谓预算就是一种用数量来表示的计划，是将企业未来一定期间经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来，是经营决策的具体化、数量化。传统上编制采购预算是将本期应购数量（订购数量）乘以该物料的购入单价，或者按照物料需求计划（MRP）的请购数量乘以标准成本，即可获得采购金额（预算）。19预算的时间范围要与企业的计划期保持一致，决不能过长或过短。过长的计划期的预算没有实际意义，徒然浪费人力、财力和物力，而过短的预算则又不能保证计划的顺利执行。企业所能获得的可分配的资源和资金在一定程度上是有限的，受到客观条件的限制，企业的管理者必须通过有效地分配有限的资源来提高效率以获得最大的收益。一个良好的企业不仅要赚取合理的利润还要保证企业有良好的资金流，因此良好的预算既要注重最佳实践，又要强调财务业绩。20二、预算的功能(自学)1、规划功能（1）制定企业目标及政策（2）有助于预测未来的机会与威胁（3）促使资源有效的运用212、控制功能（1）依既定目标执行（2）通过信息的反馈，了解执行的困难点（3）可避免浪费与无效率的产生（4）作为将来规划的依据223、沟通功能（1）减少预算执行的障碍（2）便于目标的达成234、协调功能（1）协调企业的资源利用（2）调整经营活动使其与预算环境相配合245、激励功能（1）参与预算，激励员工（2）目标明确，奖惩分明25三、商品采购预算的编制1、审查企业以及部门的战略目标2、制定明确的工作计划3、确定所需的资源4、提出准确的预算数字5、汇总6、提交预算26四、预算编制方法与流程常用的预算方法有弹性预算、概率预算、零基预算、滚动预算等。27（一）预算的编制方法1、弹性预算弹性预算亦称为变动预算，它是根据计划期间可能发生的多种业务量，分别确定与各种业务量水平相适应的费用预算数额，从而形成适用于不同生产经营活动水平的一种费用预算。28弹性预算则是通过认识到固定、半固定和变动成本之间的差别，随着所达活动水平的变化而变化。刚性预算（fixedbudget又译为固定预算），它不论实际达到的活动水平如何而保持不变。29编制弹性预算，首先要确定在计划期内业务量的可能变化范围。在具体编制工作中，对一般企业，其变化范围可以确定在企业正常生产能力的70％至110％之间，其间隔取为5％或10％、也可取计划期内预计的最低业务量和最高业务量为其下限和上限。弹性预算的编制30其次，要根据成本性态，将计划期内的费用划分为变动费用部分和固定费用部分，在编制弹性预算时，对变动部分费用，要按不同的业务量水平分别进行计算，而固定部分费用在相关范围内不随业务量的变动而变动，因而不需要按业务量的变动来进行调整。31设Snoopy公司装配部，三月份预算生产式样BMB10000件。其发动制造制造费用预算如表4-1。表4-1SNOOPY公司（静态预算）预算生产10，000预算变动制造费用；间接材料4，000润滑剂1，000动力3，000合计8，000弹性预算的应用32假定该公司并未达成生产BMB10000件的目标。该公司仅生产BMB9400件，倘若该公司采取静态预算，则当月份的绩效报告如表4—2所示。表4—2SNOOPY公司——（静态绩效报告）实际预算差异生产件数9，40010，000U600变动制造费用间接材料RMB3，800RMB4，000RMB200F*润滑剂9501，00050F*动力2，9003，000100F*合计RMB7，650RMB8，000RMB350F*U代表不利差异，F代表有利差异33表4—3SNOOPY公司绩效报告（弹性预算）预算生产件数10，000件实际生产件数9，400件9，400件变动制造费用成本公式实际成本预算成本差异间接材料RMB0.40RMB3，800RMB3，760*RMB40(U)+润滑剂RMB0.1095094010(U)+动力0.302，9002，82080(U)+合计RMB0.80RMB7，650RMB7，520RMB130(U)+U代表不利差异，F代表有利差异34概率预算是指对在预算期内不确定的各预算构成变量，根据客观条件，做出近似的估计，估计他们可能变动的范围及出现在各个变动范围的概率，再通过加权平均计算有关变量在预期内的期望值的一种预算编制方法。概率预算属于不确定预算，但是弹性预算是属于确定预算。一般适用于难以准确预测变动趋势的预算项目，如开拓新业务等。2、概率预算（probabilisticbudget）35在编制预算过程中，涉及的变量较多，如业务量、价格、成本等等。企业管理者不可能在编制预算时就十分精确地预见到这些因素在将来会发生何种变化，以及变化到何种程度。而只能大体上估计出它们发生变化的可能性，从而近似地判断出各种因素的变化趋势、范围和结果，然后，对各种变量进行调整，计算其可能值的大小。这种利用概率(即可能性的大小)来编制的预算，即为概率预算。36概率预算的编制程序：（1）在预测分析的基础上，估计各相关因素的可能值及其出现的概率，它可以根据历史资料或经验进行判断；（2）计算联合概率，即各相关因素的概率之积；（3）根据弹性预算提供的预算指标以及与之对应的联合概率计算出预算对象的期望值，即概率预算下的预算结果。37一般程序：1、对变量可能出现的结果估计一个概率Pi,取值范围是0≤Pi≤1,∑Pi=1。2、根据各个变量（Xi)及其估计概率（Pi），计算其数学期望值E。E=∑Xi×Pi3、根据各变量期望值编制预算。383、零基预算(zero-basebudget)零基预算是指在编制预算时，对于所有的预算项目均以零为起点，不考虑以往的实际情况，而完全根据未来一定期间生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急，从根本上来研究、分析每项预算有否支出的必要和支出数额大小的一种预算编制方法。零基预算的基本特征是不受以往预算安排和预算执行情况的影响，一切预算收支都建立在成本效益分析的基础上，根据需要和可能来编制预算。39零基预算与传统预算的差异零基预算不以现有的费用水平为基础，而是如同新创办一个机构时一样，一切以“零”为起点，对每项费用开支的大小及必要性进行认真反复分析和权衡，并进行评定分级，据以判定其开支的合理性和优先次序，并根据生产经营的客观需要与一定期间内资金供应的实际可能，在预算中对各个项目进行择优安排，从而提高资金供应的使用效益，节约费用开支。40编制程序（1）划分基层预算单位；（2）对基层预算单位的业务活动提出计划，说明每项活动计划的目的性以及需要开支的费用；（3）由基层预算单位对本身的业务活动作具体分析，并提出“一揽子业务方案”；（4）对每项业务活动计划进行“费用——效益分析”权衡得失，排出优先顺序，并把它们分成等级。根据生产经营的客观需要与一定期间内资金供应的实际可能，判定纳入预算中费用项目可达到几级，并对已确定可纳入预算中的费用项目进行加工、汇总，形成综合性的费用预算。41零基预算的优点零基预算由于冲破了传统预算方法的框框限制，以“零”为起点来观察分析一切费用开支项目，确定预算金额。（1）合理，有效地进行资源分配；（2）有助于企业内部的沟通、协调、激励各基层单位参与预算的积极性和主动性；（3）目标明确，可区分方案的轻重缓急；（4）有助于提高管理人员的投入产出意识；（5）特别适用于产出较难辨认的服务性部门，克服资金浪费的缺点。42零基预算的不足（1）业绩差的经理人员会认为零基预算是对他的一种威胁，因此拒绝接受；（2）工作量较大，费用较昂贵；（3）评级和资源分配具有主观性，易于引起部门间的矛盾；（4）易于引起人产注重短期利益而忽视长期利益。434、滚动预算(RollingBudget)滚动预算又称连续预算或永续预算，是一种经常稳定保持一定期限（如1年）的预算，其主要特点是预算期随着时间的推移而自行延伸，始终保持一定的期限(通常为一年)。当年度预算中某一季度(或月份)预算执行完毕后，即根据前1个季度（月）的经营成果结合执行过程中发生的变化等新信息，对剩余3个季度（11个月）加以修订，并自动后续1个季度（11个月），重新编制一年的预算，从而使总预算经常保持4个季度（12个月）的预算期。根据新的情况进行调整和修改后几个季度（或月份）的预算，以次往复，不断滚动，使年度预算一直含有四个季度（或12个月份）的预算，其基本特征，如图所示。44