11利用VBA提高工作效率

《中文Word2000高级教程》第十一章利用VBA提高工作效率第1页共38页第十一章利用VBA提高工作效率VisualBasicforApplications（简称VBA）是新一代标准宏语言，是基于VisualBasicforWindows发展而来的。它与传统的宏语言不同，传统的宏语言不具有高级语言的特征，没有面向对象的程序设计概念和方法。而VBA提供了面向对象的程序设计方法，提供了相当完整的程序设计语言。VBA易于学习掌握，可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA程序代码。这样用户可以容易地将日常工作转换为VBA程序代码，使工作自动化。因此，对于在工作中需要经常使用Office套装软件的用户，学用VBA有助于使工作自动化，提高工作效率。另外，由于VBA可以直接应用Office套装软件的各项强大功能，所以对于程序设计人员的程序设计和开发更加方便快捷。11.1VBA基础VisualBasic的应用程序版（VBA）是Microsoft公司长期追求的目标，使可编程应用软件得到完美的实现，它作为一种通用的宏语言可被所有的Microsoft可编程应用软件所共享。在没有VBA以前，一些应用软件如Excel、Word、Access、Project等都采用自己的宏语言供用户开发使用，但每种宏语言都是独立的，需要用户专门去学习，它们之间互不兼容，使得应用软件之间不能在程序上互联。拥有一种可跨越多个应用软件，使各应用软件产品具有高效、灵活且一致性的开发工具是至关重要的。VBA作为一种新一代的标准宏语言，具有上述跨越多种应用软件并且具有控制应用软件对象的能力，使得程序设计人员仅需学习一种统一的标准宏语言，就可以转换到特定的应用软件上去，程序设计人员在编程和调试代码时所看到的是相同的用户界面，而且VBA与原应用软件的宏语言相兼容，以保障用户在代码和工作上的投资。有了VBA以后，多种应用程序共用一种宏语言，节省了程序人员的学习时间，提高了不同应用软件间的相互开发和调用能力。在Office2000中，宏语言VBA适用于所有应用程序，包括Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook以及Project。在Office97的各应用程序中，新增了VisualBasic编辑器。这样，用户无论是在Excel中，还是在Word中以至是在Access中建立和管理VBA都具有统一的方法和标准。在介绍如何利用VBA提高工作效率之前，首先介绍一些与VBA有关的基础知识。11.1.1VB与VBAVBA是基于VisualBasic发展而来的，它们具有相似的语言结构。VisualBasic是Microsoft的主要图形界面开发工具，VBA5.0（亦即VBA97）则是VisualBasic5.0的子集。VisualBasic是由Basic发展而来的第四代语言。VisualBasic作为一套独立的Windows系统开发工具，可用于开发Windows环境下的各类应用程序，是一种可视化的、面向对象的、采用事件驱动方式的结构化高级程序设计语言。它具有高效率、简单易学及功能强大的特点。VB的程序语言简单、便捷，利用其事件驱动的编程机制，新颖易用的可视化设计工具，并使用Windows应用程序接口（API）函数，采用动态链接库（DLL）、动态数据交换（DDE）、对象的链接与嵌入（OLE）以及开放式数据库访问（ODBC）等技术，可以高效、快速地编制出Windows环境下功能强大、图形界面丰富的应用软件系统。VisualBasic程序很大一部分以可视（Visual）形式实现，这意味着在设计阶段就可以《中文Word2000高级教程》第十一章利用VBA提高工作效率第2页共38页看到程序运行的屏幕画面，用户可以在设计时能够方便地改动画面图像、大小、颜色等，直到满意为止。VB的用户可以是缺乏Windows及C语言开发经验的专业软件人员，也可以是具有一定Windows开发经验的专业人员，VB的可视化编程方法使得原来繁琐枯燥、令人生畏的Windows应用程序设计变得轻松自如、妙趣横生。以往的Windows应用程序开发工具在设计图形用户界面时，都是采用编程的方法，并伴随大量的计算任务，一个大型应用程序约有90%的程序代码用来处理用户界面，而且在程序设计过程中不能看到界面显示的效果，只有在程序执行时才能观察到，如果界面效果不佳，还需要回到程序中去修改。VisualBasic提供了新颖的可视化设计工具，巧妙地将Windows界面设计的复杂性封装起来，程序开发人员不必再为界面设计而编写大量程序代码，仅需采用现有工具按设计者要求的布局，在屏幕上画出所需界面，并为各图形对象设置属性即可，VB自动产生界面设计代码，这样便将事先编制好的控件可视地连接到一起，构成一个随时可调整的界面。VBA不但继承了VB的开发机制，而且VBA还具有与VB相似的语言结构，它们的集成开发环境IDE（IntergratedDevelopmentEnvironment）也几乎相同。但是，经过优化，VBA专门用于Office的各应用程序。VB可运行直接来自Windows95或NT桌面上的应用程序，而VBA的项目（Project）仅由使用VBA的Excel、Word、PowerPoint等称为宿主（Host）的Office应用程序（Application）来调用。11.1.2WordBasic和VisualBasic在Word中，为完成具体的任务，所用的是WordBasic命令。WordBasic是从VBA扩展而来的一种专用于处理Word自动功能的语言，下面介绍它们在概念上的区别和它们的宏的相互转换。11.1.2.1WordBasic和VisualBasic在概念上的区别VBA和WordBasic之间主要的区别是WordBasic语言包含由大约900个命令组成的一张平面列表，而VisualBasic则包含了由对象组成的一个分层结构，每个对象都可提供一组特定方法和属性（与WordBasic中的语句和函数相似）。大多数WordBasic命令在任何时候都可运行，而VisualBasic只在特定的时候提供有效对象的方法和属性。注意：本书提到的VisualBasic如果不加特别说明，都是指VisualBasicForApplications。对象是VisualBasic这一宏伟大厦的基石，在VisualBasic中进行的几乎任何操作都与修改对象有关。Word的任何元素（如文档、段落、域、书签等），都可以用VisualBasic中的对象来代表。与平面列表中的命令不同，部分对象只能通过其他对象才能加以访问。例如，可以通过不同的对象（如Style、Selection和Find对象）来访问Font对象。应用加粗格式的编程任务就表明了两种编程语言之间的区别。下面的WordBasic指令对所选内容应用加粗格式。下面的示例是VisualBasic语句，也是对所选内容应用加粗格式。Selection.Font.Bold=TrueVisualBasic不包含Bold语句和函数，却有一个名为Bold的属性（属性通常指一个对《中文Word2000高级教程》第十一章利用VBA提高工作效率第3页共38页象的特性，例如大小、颜色，或者是否是加粗）。Bold是Font对象的一个属性。同样地，Font是返回一个Font对象的Selection对象的一个属性。按照下面的对象结构，可以生成指令，以将加粗格式应用于所选内容。Bold属性是一个Boolean类型、可读写的属性。这意味着可以将Bold属性设置为True或False（真或假），也可返回当前值。下面WordBasic指令的返回值表明是否将加粗格式应用于所选内容。x=Bold（）下面的示例是VisualBasic语句，返回所选内容的加粗格式的状态。x=Selection.Font.Bold要在VisualBasic中执行一个任务，就需要确定合适的对象。例如，如果用户想应用【字体】对话框中的字符格式，可使用Font对象。然后需要确定如何理顺从Application对象到Font对象的Word对象结构，以找到包含需要修改的Font对象的对象。在确定了该对象的路径之后（例如，Selection.Font），可使用VisualBasic编辑器中的【对象浏览器】、【帮助】或【自动列表成员】之类的功能来确定可将什么属性和方法应用于该对象。11.1.2.2将WordBasic宏转换为VisualBasic宏可使任务自动化，如果在Word中重复进行某项工作，可用宏使其自动执行。宏是将一系列的Word命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行的自动化。用户可创建并执行一个宏，以替代人工进行一系列费时而重复的Word操作。事实上，它是一个自定义命令，用来完成所需任务。宏的一些典型应用如：加速日常编辑和格式设置、组合多个命令、使对话框中的选项更易于访问、使一系列复杂的任务自动执行等。Word提供了两种创建宏的方法：宏录制器和VisualBasic编辑器。宏录制器可帮助用户开始创建宏。Word在VBA编程语言中把宏录制为一系列的Word命令。可在VisualBasic编辑器中打开已录制的宏，修改其中的指令。也可用VisualBasic编辑器创建包括VisualBasic指令的非常灵活和强有力的宏，这些指令无法采用录制的方式。当第一次进行下列任何操作时，Word2000将自动转换Word6.x或Word95模板中的宏。打开该模板。基于该模板创建一篇新文档。使用【工具】菜单中的【模板】命令将模板附加给一篇文档。在转换宏时，在状态栏会显示一条信息。转换结束后，必须保存模板，以保存转换后的宏。如果不保存模板，那么下次使用该模板时，Word会再次转换这些宏。宏里面的每个WordBasic语句和函数都转换为相应的WordBasic方法。转换过程将每个宏都转换为VisualBasic模块。如要查看转换过的宏，可在【工具】菜单上将鼠标指向【宏】，并单击【宏】命令。在【宏】对话框中的宏名称显示为macroname.Main，其中Main指转换宏中的主子程序（该子程序在以前版本的Word中以SubMAIN开头）。要编辑转换过的宏，可选择一个宏名，单击【编辑】按钮，就可在VisualBasic编辑器中显示该VisualBasic模块。《中文Word2000高级教程》第十一章利用VBA提高工作效率第4页共38页对每个WordBasic语句进行修改，以适应VBA。转换过的WordBasic宏的功能与编写或录制的新VBA宏相同，但并不完全相同。下面的示例是一个Word95模板中的WordBasic宏。SubMAINFormatFont.Name=Arial,.Points=10InsertHelloWorldEndSub当该模板在Word2000中打开时，该宏转换为下列代码。PublicSubMain()WordBasic.FormatFontFont:=Arial,Points:=10WordBasic.InsertHelloWorldEndSub转换过的宏中的每个语句以WordBasic属性（WordBasic属性返回一个自动化对象【Word.Basic】，该对象包含了在Word6.0和WordforWindows95中所有可用的WordBasic语句和函数的方法）开头。WordBasic是Word2000对象模型中的一个属性，该模型返回一个对象及所有的WordBasic语句和函数；该对象使得在Word2000中运行WordBasic宏成为可能。注意：如果在保存该模板时覆盖原来的模板，则该WordBasic宏会永久地丢失，并且以前版本的Word也不能使用转换过的宏。Word97中的宏在Word2000中像在Word97中一样使用而无需转换。下面的VisualBasic宏与以前的WordBasic宏的功能相同，但是没有使用WordBasic属性。PublicSubMain（）WithSelection.Font.Name=Arial