现代企业办公室管理工作的优化及完善

龙源期刊网现代企业办公室管理工作的优化及完善作者：陈靖来源：《企业文化》2013年第03期摘要：随着经济进程的不断加快，企业在发展过程中需要不断提升自身的管理和运行水平，才能在激烈的市场竞争中获得较好的竞争力。加强办公室管理工作能够不断改善企业发展过程中存在的问题，通过相应措施的采取，能够提升企业的管理水平和运转效率，提升企业综合水平。关键词：现代企业办公室管理完善措施现代企业办公室管理工作是在激烈的市场竞争环境下的产物，是规范和提高内部管理工作的一个重要方面。办公室管理的水平直接决定了企业发展的情况，运作良好的办公室管理工作能够给企业注入新鲜的活力。管理方式的不断完善，是企业自身发展的需要，也是建立规范、秩序的市场竞争环境的要求。一、企业办公室管理工作的主要作用在一个企业内部，办公室管理是一个杂糅性的、综合性的工作过程，对于企业的正常运转，以及提高企业的运营和管理水平具有重要意义。企业办公室管理工作的作用主要体现在以下两个方面：（一）协调连接作用在企业的运转过程中，各个机构、部门都有明确的分工，而最终这些分工是要进行一个标准化、综合化的管理的，办公室管理就起到了这种作用。通过对各个部门、企业运转中各个环节的深刻了解和接触，办公室管理工作能够将这些部门和环节连接起来，促进企业整体化的发展，加深企业员工的责任感以及凝聚力。（二）信息反馈和处理企业办公室管理工作还能对各方面的信息进行及时的了解和掌握，对信息进行及时的反馈和处理。企业办公室管理能够起到衔接上下级的领导关系，加深相关制度的深入贯彻实施的作用。二、企业办公室管理工作中存在的主要问题企业办公室管理对于一个企业的生存和发展具有多方面的意义，提高其管理水平和能力是十分迫切的。由于一些观念意识的不充足，导致了在办公室管理过程中存在影响其健康有序发展的因素。龙源期刊网（一）管理方法和范围不明确在办公室管理工作中还存在着对其管理方法和范围上不明确的情况，从而造成具体管理过程中的混乱，形成人员配置上的不科学，造成管理时对相关环节的遗漏。由于管理范围的不明确，也会造成管理过程中的阻碍，从而影响管理职能的发挥。（二）紧急预备方案缺乏在办公室管理中注重了对日常事务的管理和发展，而缺乏对紧急情况的预案措施，使得对突发事件的处理能力不足。在企业遇到一些危机情况时，办公室管理中没有相关的预备方案，会使得企业自乱阵脚，不利于企业长期、稳定的发展。（三）对上服务与对下服务的不均衡在办公室管理过程中，还存在着对上服务较多，对下服务缺乏的现状。企业的办公室是起到了协调上下级之间工作和管理的作用，与两者之间都有着直接的接触，在实际的管理工作中，往往对上级部门的信息进行了较为迅速的反应，而对来自于下级部门的意见和信息反应不足，造成实际行为中上下级服务中的不均衡。三、现代企业办公室管理工作的优化完善措施针对办公室管理工作中存在的问题，企业自身应该提高认识，不断完善办公室管理工作。通过引入现代化的管理经验，深化制度改革等措施和方法来提高管理的效率。（一）完善现代化管理体制管理效率的提升，是需要相应的现代化管理体制的发展和完善的。一些陈旧、落后的管理体制，造成了在办公室管理过程中任务与权力的不明确，办公室人员在进行日常管理工作时，没有正规的方针政策的指导，从而造成工作态度以及行为上的怠慢，使得办公室管理工作不能发挥其应有的作用。建立现代化的管理体制，就是要对现存管理体制中存在的问题进行改革，不断规范个人的行为，对企业的整体发展状态都有明确的指导方针，促使办公室管理在发挥其行政职能时，更加的科学化、规范化以及高效化。（二）提升工作人员的素质在进行办公室管理工作时，由于企业员工自身的素质不高，没有较高的思想政治觉悟，工作热情和责任感不高，在工作中缺乏创新实践，从而使得办公室管理工作进入效率低下的状态中。提升工作人员的素质，是一种基层建筑，对于办公室管理工作具有重要的意义。提升工作人员的素质，具有两个方面的含义：一是提升其专业素质；二是提升其综合素质。专业素质是涉及到企业文化、使命以及办公室职责等方面的内容的，综合素质能包括了个人的思想观念、道德水平等方面的内容。龙源期刊网（三）人性化的管理理念以人为本是现代化的理念基础，是对社会发展现状、个人需求的综合体现。以人为本已经渗透到了我国社会主义进程的各个方面，通过以人文本的思想理念的运用，能够促使人与人、人与社会之间的关系更加和谐，促进社会的全面发展。在现代办公室管理理念中，引入以人文本的思想，能够不断改善工作效率和方式，将人作为企业发展的第一要务，通过给予企业员工舒适的办公条件、完善的工作流程和制度，并且突出“人情味”，从而带来办公室管理工作中的创新。（四）提高应急准备措施企业在发展过程中难免会遇到突发情况，在办公室管理工作中，除了有日常工作的规范管理制度，还应该有相应的应急方案，使得企业在遭遇到危机时，也能够正常运转，及早地度过危机进入到正常的发展轨道中。在企业办公室管理中，提高应急准备措施，并且将这种理念和措施行为落实到日常的工作中，提升企业的稳定向前发展。总结：企业办公室管理工作对于维持企业的日常运作、加强员工管理具有重要意义，在企业发展过程中起到了桥梁连接作用，能够对各类信息进行及时的反馈和处理。但在现存的企业办公室管理工作中还存在着诸多方面的问题：管理方法以及范围不明确造成办公室管理工作中的困难；应急措施的不完善使得企业的危机处理能力不够；而办公室管理工作中对上和对下的不均衡也影响到了办公室管理高效运转。在不断发展和完善办公室管理工作中，可以采取以下几点措施：完善现代化管理措施；提升工作人员的素质；人性化的管理措施以及提高应急准备措施。通过理念和方法上的不断完善，来达到提升现代化办公室管理职能的高效发挥。参考文献：[1]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会[J].办公室业务，2011（07）.[2]尤秋实，宋立昌，徐浩然.关于办公室管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2012（03）.[3]徐靳.企业集团化办公室管理的创新与实践研究[J].商场现代化，2012（07）.[4]肖伟才.办公室管理的精细化[J].中国电力企业管理，2010（2）.