新奥集团财务信息化管理规定

制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-2005新奥集团财务信息化管理规定1总则1.1目的：为配合集团全面信息化建设，加强集团财务信息化管理，规范会计基础工作，确保财务信息化系统正常、高效运行和财务数据安全，提高财务管理工作质量与效率，特依据国家财政部《会计基础工作规范》、《会计数据信息化处理管理办法》等法规，结合集团实际情况制订本规定。1.2适用范围：本制度适用于集团总部、产业集团及各成员企业。2释义2.1财务信息化指运用现代信息技术对会计数据、财务信息进行处理，完成会计核算、财务管理工作，提供即期和跨期财务会计数据和信息，反映、监控、预测企业经济活动，支持经营管理决策等工作总称。2.2财务信息化管理主要包括硬件管理、软件管理、数据安全管理以及会计数据信息化处理管理。2.3会计数据信息化处理管理主要指会计数据信息化处理业务操作、岗位责任的管理。3职责3.1集团总部财务管理部门负责落实集团财务信息化规划，配合建立集团财务信息化组织管理体系，提出硬件、软件系统配置要求，组织财务信息化培训，检查、维护财务信息系统的安全运行，评估实施效果。产业集团及各成员企业财务部门负责财务信息化工作的具体推行。3.1.1总部财务管理部门设专职财务信息化管理员，在集团整体信息化战略指导下，遵循集团整体信息化规划，落实集团财务信息化发展规划、内部权限设置方案和相关制约措施，组织财务信息化培训，支持产业集团、成员企业财务信息化实施工作。3.1.2产业集团财务部指定专人负责财务信息化管理工作，参与集团财务信息化规划的落实，具体组织本产业集团财务信息化项目的实施并提供应用指导。区域财务总监负责检查本区域成员企业财务信第1页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-2005息化系统的安全运行情况，协调本区域资源，提供财务信息化应用技术支持。3.1.3成员企业财务部门设兼职财务信息化管理员，负责建立系统基本运行环境、账套、用户管理，备份数据，查看上机日志，对系统使用人员提供应用指导，维护系统安全运行。3.2集团信息管理部门负责集团整体信息化规划，指导集团财务信息化建设，提供相关软、硬件技术支持。4财务信息化硬件管理4.1计算机房必须具备防火、防盗、防静电、防雷、防电磁波等条件，配备灭火器，报警器、接地线等必要的器具，远离强磁场、超声波等辐射源。放置服务器的房间必须安装空调，保持适宜的温度和湿度。机房的建设必须经过集团信息管理部门的统一规划和指导。4.2计算机及其配套设备须在额定的电压和电力负荷下运转，机房内每增加一台（套）用电设备，都必须经过合规性检查，符合有关电压、电源的规定后，方可投入使用，并建立相应的设备运行台账。4.3实施会计数据信息化处理必须配备专用服务器、必要的备份设备及合适的UPS电源。4.4非本单位财务人员未经财务主管和系统管理员批准，不得擅自使用会计数据信息化处理网络中的计算机。经批准允许使用时，须遵守集团计算机及网络管理相关规定。4.5未经系统管理员的准许，任何人不得进行打开机箱盖等违规操作；若维护、清洁设备必须用专门用具或咨询专业人员。4.6系统管理员对计算机、网线、集线器、路由器、调制解调器等设备每周进行保养和检查，保证计算机及整个网络的运行畅通和安全。4.7出现硬件故障时，须由财务系统管理员提请硬件维护专业技术人员及时解决，并做好故障分析和检修记录，增加故障排除经验，避免再次发生类似问题。其他人员不得私自进行处理。4.8在财务服务器上操作须经财务主管同意，由系统管理员监督，并在《服务器操作登记表》（附件1）上登记、签字确认。第2页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-20055财务信息化软件管理5.1集团总部财务管理部门配合集团全面信息化建设，甄选财务信息化软件，审核成员企业软件需求申请，洽商软件购置、实施与服务的有关事宜，经集团信息化管理部门审核、集团全面信息化领导小组批准后签订有关合同。成员企业财务部门办理软件申请、付款、实施、验收、入账。5.2系统软件、应用软件、自行开发的文档资料由系统管理员按集团档案管理相关规定保管、使用，不得私自复制、修改和转借。5.3财务部门在获得财务软件后必须做好备份，并存放在不同地点。5.4任何人不得非法删除和修改系统文件，保证系统软件正常运行。5.5严禁在财务专用服务器上安装与财务信息化工作无关的软件。5.6集团财务信息化管理员负责财务软件的升级工作，随时掌握财务软件的发展方向，不断完善财务软件功能，评价财务软件应用效果，提出改进方案，逐步实现财务管理的信息化。5.7未经财务负责人批准，任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得增删数据；非系统管理员不允许打开源程序和数据文件结构。6财务信息化数据安全管理6.1数据备份6.1.1系统管理员必须保证有完备的数据恢复方案和所需的数据备份。6.1.2系统管理员于每天下班前进行数据备份，同时登记《备份登记表》。每天的备份数据应在与财务服务器不同房间的磁储介质中保存一份，企业至少应保留一周的备份资料。外埠公司系统管理员必须按照“外埠公司账套数据备份传递及恢复方案”进行数据的备份与传递。6.1.3每月10日做一份光盘（磁带）备份，由系统管理员保管；每季、每年财务决算后做二份备份，由财务主管和系统管理员分别保管。月度、季度备份用储存介质按年滚动使用，备份数据保管方案报上级财务部门备案。一年后，年度备份数据作为会计档案移交档案管理部门第3页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-2005保管。备份数据不得外借，不得在财务部门以外的计算机中使用。6.1.4财务主管须每月对数据备份情况进行二次检查，确保备份数据的准确完整，并在《备份登记表》上签字。6.1.5数据备份盘需要备份的内容主要包括能够完全恢复系统正常运行的最小的数据。6.1.6使用数据备份盘（带）时，必须经财务主管批准，由系统管理员进行操作，操作时必须保护好数据备份盘（带），操作完成后，必须对数据备份盘（带）进行数据完整性检查，并作好操作记录。6.1.8财务服务器发生故障后，系统管理员须及时将财务数据备份到光盘（磁带）或其他计算机上，在完成财务数据备份前，任何人不得擅自处理。6.2病毒防治6.2.1财务部门须使用集团统一、有效的正版杀毒软件，并及时进行杀毒软件升级，系统管理员至少每周对财务专用服务器和专用计算机进行一次查毒、杀毒工作，对查毒、杀毒情况作好记录，并登记《服务器操作登记表》。6.2.2财务专用服务器必须做成单独的域进行管理，并设置开机和屏保口令，对财务专用服务器必须遵照集团规定，安装防火墙。6.2.3软盘、光盘一律须经系统管理员检测合格后方能在财务专用计算机上使用，并登记《外来盘（带）使用登记表》。未经系统管理员同意，财务专用磁盘（带）不得擅自在其它计算机中使用。6.3系统运行异常的，系统管理员要及时进行检查和维护，完整记录检查过程及发现的问题及处置情况。如遇不能解决的，须及时与集团信息管理部门联系，并争取在最短的时间内解决。7会计数据信息化处理管理7.1会计数据信息化处理的岗位设置7.1.1企业财务部门设置会计数据信息化处理操作岗位、系统管理员岗位，财务主管根据工作性质具体确定各岗位工作人员。7.1.2出纳人员使用会计信息化软件中的现金管理模块，办理资金收第4页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-2005付业务，登记日记账。出纳人员不得担任记账凭证的录入工作。7.1.3凭证录入会计负责凭证数据录入、校验，对操作中出现的问题做详细记录并及时报告系统管理员。7.1.4审核会计负责记账凭证会计处理合规性、原始凭证与记账凭证一致性审核，审核会计不得修改记账凭证，禁止使用成批审核功能。7.1.5记账会计负责已复核后的凭证过账和过账后的凭证、账页打印输出与整理装订工作。7.1.6会计档案管理员负责程序盘、存档数据盘与已打印凭证、账页及其他会计档案资料的保管工作，协助系统管理员定期做好数据备份和数据安全保密工作。7.1.7系统管理员负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份、系统运行错误的登记与排除工作；负责分配操作人员的工作权限、设置保密字等系统使用组织管理。7.1.8系统管理员不得修改已录入凭证，操作人员应严格在规定的权限范围内进行软件操作，不得越权操作。7.2会计数据信息化处理密码管理7.2.1总部财务管理部门及各级财务部系统管理员负责建立本部门财务用户密码台账，对用户密码及其变动情况及时进行登记并监督管理。7.2.2系统管理员以及会计数据信息化处理人员必须对用户密码以及本人密码的安全性、保密性负责，不得泄露，不得私自将自己的密码告诉他人。7.2.3密码的字符不能少于6位，必须是数字与字母相结合。各用户密码必须每月更换一次，操作人员如有变动，必须随时更换密码。7.2.4系统管理员不得利用职权私自修改其他用户的密码。7.2.5系统管理员、上级财务部门定期对用户密码管理情况进行检查。7.2.6系统运行过程中，操作人员因事离开现场，必须在离开前退出软件系统，防止其他人越权操作。7.3会计数据信息化处理基础工作要求7.3.1集团采用统一的会计数据信息化处理软件，同行业内采用统一的会计核算方法、标准账套模版。总部财务管理部门提出开发标准帐第5页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-2005套模版的任务，由指定的产业集团财务部组织开发，经首席会计师批准后，在相关的企业使用。7.3.2所有公司必须建立财务会计帐套管理台账（格式见附件4），并逐级上报上级财务管理部门备案。7.3.3记账凭证摘要必须规范填写，简明扼要，准确反映经济业务。同类经济业务的摘要应有规律性。7.3.4记账凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。7.3.5记账凭证须经审核会计审核无误后，方可由记账会计进行过账操作。7.3.6打印输出的记账凭证，各会计岗位必须签名或盖章，附必要的原始凭证。7.3.7日记账必须按月打印，一般账簿可以根据实际情况按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印。7.3.8转换会计年度时，须在新会计年度开始后的20天内完成各账户年初余额的结转手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，记账以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。7.3.9因业务需要向外单位人员演示账务系统，须经财务主管批准。机房内所有作废文件、报表、纸张应集中存放，及时销毁。7.3.10财务信息化操作日志必须随机保存，不得随意更改、删除，每月结账后系统管理员负责备份上月的上机日志，设置只读密码，由财务主管保管。7.3.11在系统维护过程中，系统管理员须完整记录发现的异常现象、处理方法及处理结果，并报总部财务管理部门备查。7.4会计数据信息化处理的实施7.4.1成员企业在实施财务信息化过程中，在集团信息化统一规划下，总部财务管理部门提供软件系统技术指导，产业集团财务部提供业务应用指导，区域财务总监提供现场应用技术支持。第6页共14页制度名称：新奥集团财务信息化管理规定制度编号：XA/ZD0512D-20057.4.2成员企业财务部在实施财务信息化过程中，应完整掌握信息化软件应用环境、操作技术和故障描述、程度判断、处理渠道及一般故障处置方法。7.4.3企业采用计算机核算代替手工核算，须上级财务部门（区域财务总监）验收，验收内容包括岗位分工及权限设置、员工技能、内部控制程序、账务核算方法等。验收合格后，不再登记手工账。未通过验收的，需继续登记手工账，在此期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证。企业会计数据信息化处理系统验收合格后，按当地财政部门的要求申报批准。7.4.4会计数据信息化处理系统升级前必须将最近时点的财务数据备份并传送到总部财务管理部门，经确认后，才能按照升级方案进行升级工作。7.4.5如会计数据信息化处理系统发生