金蝶K3总账系统用户手册

系统概述本章是对总账系统内容的总述。关于本系统总账系统是财务会计系统中最核心的系统，以凭证处理为中心，进行账簿报表的管理。可与各个业务系统无缝链接，实现数据共享。企业所有的核算最终在总账中体现。本系统主要功能有：多重辅助核算科目计息控制科目预算控制凭证分账制核算流程强大的账簿报表查询多币别核算的处理现金流量表的制作往来业务的核算处理，精确计算账龄与其他业务系统无缝链接对业务系统生成的凭证提供明细管理功能自动转账设置期末调汇的处理期末损益结转结账日的控制可以进行月份的选择集团内部往来协同多重辅助核算在总账系统中，可对科目设置任意多的核算项目进行多重辅助核算。并且提供丰富的核算项目账簿和报表，满足企业对多种辅助核算信息的项目管理。提供科目计息控制在未使用结算中心系统时，可以对科目进行利息计算，提供资金管理，计算科目积数与利息，计算各种资金机会成本。提供科目预算控制可进行科目预算，科目预算也可从预算管理系统中引入，从而在凭证录入时可根据需要进行各种控制。而与预算管理系统集成使用，可以实现更复杂的预算管理与控制。提供凭证分账制核算流程系统在提供“统账制”的基础上，同时提供了“分账制”核算要求下从凭证处理到业务报表的完整核算流程。强大的账簿报表查询查询账簿报表时，可由总账追查至明细账直至凭证，同时可查询到核算项目信息；有跨期查询功能，可以在本期未结账的情况下查询以后期间的数据；提供多种核算项目报表的查询，可进行多核算项目类别的组合查询；具体提供的账簿包括：总分类账、明细分类账、数量金额总账、数量金额明细账、多栏账、核算项目分类总账、核算项目明细账等；具体提供的报表包括：科目余额表、试算平衡表、日报表、摘要汇总表、核算项目余额表、核算项目明细表、核算项目汇总表、核算项目组合表、核算项目与科目组合表、科目利息计算表、调汇历史信息表等。多币别核算的处理期末自动进行调汇的处理。而通过调汇历史信息表可方便查询到各种币别的变动过程。实现现金流量表的制作在凭证录入时即可指定现金流量项目，也可通过T形账户，批量指定现金流量项目，生成现金流量表的主表与附表。同时现金流量表可进行多级次多币别的查询。实现往来业务的核算处理，精确计算账龄提供基于凭证的往来业务核销，可按数量与金额两种核销方式，准确计算数量金额的往来业务计算。分段准确计算账龄，利于资金控制以及账款催收，加强财务管理。与其他业务系统无缝链接各业务系统可直接自动生成凭证到总账中，在总账可直接查询到各系统生成的凭证。其他业务系统可以直接从总账中进行取数。业务单据与凭证间可相互联查。对业务系统生成的凭证提供明细管理功能在系统参数中提供“不允许修改/删除业务系统凭证”的参数选项，当选择了该参数，则不允许修改或删除物流系统及应收、应付系统等业务系统机制凭证，反之则可以修改和删除。自动转账设置系统提供自动转账设置模板，期末时可由系统自动生成转账凭证，无需人工录入。期末调汇的处理本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。期末损益结转期末损益自动结转，方便快捷核算经营成果。集团内部往来协同内部往来协同主要应用于集中式管理模式的企业集团内各成员企业，在一方发生内部往来业务记账时，同时传递凭证上的内部往来信息到对应机构，由其进行确认并进行相应的账务处理，从而确保在业务发生时，往来的双方都可以即时进行确认，保证了内部往来信息及时性和准确性。结账日的控制可以进行月份的选择举例：举例说明可实现如下功能：如账套期间为8月份，8月份的结账日是9月6日，则在9月6日前仍然可以增加、修改凭证，在9月6日后便不再允许对8月份的凭证进行新增、修改和删除。系统在ERP中的位置详细内容见流程图1-1：流程图1-1与其它系统的接口详细内容见流程图1-2：流程图1-2与应收应付系统的接口应收应付系统生成的往来款凭证传递到总账系统。与固定资产系统的接口固定资产系统生成的凭证传递到总账系统，固定资产初始余额可以传递到总账初始余额。与供应链系统的接口核算系统生成的凭证传递到总账系统，并可实现物料与总账系统的对账功能。与工资系统的接口工资系统可向总账系统提供数据。与报表系统的接口报表系统可以通过ACCT、ACCTCASH、ACCTGROUP、ACCTEXT等取数函数来实现从总账系统中取数。与预算管理系统的接口预算管理系统可以对总账业务进行预算控制，可以分别以当期预算余额、当前累计预算余额、年度累计预算余额或预算方案累计预算余额为控制标准。与现金管理系统的接口现金管理系统的现金日记账和银行存款日记账可以从总账中引入。同时会计可以根据出纳人员录入的收付款信息生成总账凭证。与项目管理系统的接口项目管理系统的所有业务活动，均可以根据实际情况在总账系统中生成相应的会计分录。这些会计分录包括项目的成本、费用、收入等，还包括项目管理系统的资本化业务。在总账系统中通过定义的凭证分类可以方便的查询到这些凭证。与成本管理系统的接口总账系统的折旧费用、人工费用、其它费用凭证可做为成本系统的折旧费用、人工费用、其它费用的数据来源，成本系统中的业务数据生成的凭证自动传入总账系统。主要业务流程及规范系统总体业务流程图详细内容见流程图2-1:流程图2-1系统初始化系统初始化流程图详细内容见流程图2-2:流程图2-2系统初始化流程说明相关内容见表2-1:目标进行系统初始化，使系统进入可处理正常业务状态。业务背景系统安装后，系统的参数、基础资料等都没有，系统还不能处理具体的业务。用户必须根据实际的业务管理需要，设置系统控制参数、科目、核算项目等后，才能处理正常业务。适用范围在系统启用之前，适用所有的行业。序号责任部门责任人1启用账套——启用账套，设置账套期间财务/IT部系统管理员2系统参数设置——设置系统参数财务/IT部系统管理员3用户设置——将系统用户和每个用户的权限在系统中设定财务部主管会计4币别设置——在系统中设置币别财务部总账会计5核算项目、科目设置——在系统中设置科目和核算项目财务部主管会计6期初数据录入——将期初余额录入系统财务部主管会计7数据检查——系统检查期初余额是否平衡，数据是否正确还需人工做进一步的检查。财务部主管会计表2-1凭证处理业务凭证处理业务流程图详细内容见流程图2-3:流程图2-3凭证处理业务流程说明相关内容见表2-2:目标实现凭证的生成、审核、过账和修改所有的操作业务背景用户在实现初始化之后，系统已成功启用。财务人员需要以凭证的方式记录公司发生的实际经济业务。同时，按照实际的工作要求，对凭证进行审核、过账，发现错误进行修改。适用范围1.1、各种方式产生的凭证，包括手工凭证、系统生成凭证、模式凭证、自动转账凭证、外部引入凭证、凭证冲销等6种方式产生的凭证。2.2、凭证的所有处理业务，凭证的生成、审核、过账、修改和删除。序号责任部门责任人1新增凭证——手工录入、引入或者系统产生的凭证。财务部会计2凭证查询——查询符合条件的凭证财务部财务人员3凭证审核——会计主管审核系统内的凭证财务部总账会计4凭证反审核——发现已审核的凭证错误，将其反审核，进入可修改状态财务部主管会计5凭证过账——将符合条件的凭证登记到账薄财务部主管会计6凭证反过账——发现已过账的凭证错误，将其反过账，进入可修改状态财务部主管会计表2-2凭证录入与审核业务流程图详细内容见流程图2-4：流程图2-4流程说明相关内容见表2-3：规程目标确保原始数据以凭证形式变为软件数据，并通过审核得以确认。业务背景1.已建立会计制度；2.原始凭据真实、合法、完整；规程适用范围1.直接由普通原始凭据制作凭证；2.由软件的业务数据生成凭证或由手工录入此类凭证；序号处理说明责任部门责任人1根据已审核过的原始凭据，在K/3系统\总账系统\凭证录入中录入凭证并自检，或检查由系统自动生成凭证的准确性。财务部总账会计2要求当天的业务凭据，当天生成或录入总账凭证。财务部总账会计3原始凭据真实、合法、有效。财务部总账会计4会计记账凭证的编制期不能早于实际业务的发生期。财务部总账会计5审核录入凭证是否信息完整准确。财务部主管会计6如凭证录入有问题，则通知制单人依据原始凭据检查和修改凭证，此工作要求在1个工作日内完成。财务部主管会计7如凭证录入无问题，则在K/3系统\凭证查询功能中对已录入凭证进行审核，此工作要求在凭证检查无误后1个工作日内完成。财务部主管会计表2-3凭证反审核业务凭证反审核业务流程图详细内容见流程图2-5：流程图2-5流程说明相关内容见表2-4：规程目标对发现问题的已审核凭证进行反审核，使之返回至未审核状态以便于改正。业务背景已审核的凭证在账簿生成或报表生成等后续处理过程中发现有误；问题凭证为已审核凭证或已过账凭证；规程适用范围1.审核与反审核必须为同一人；2.如果此凭证已过账，则需先反过账后再反审核；3.适用于本会计期间修改或跨会计期间修改；序号处理说明责任部门责任人1发现问题凭证后申请反审核凭证以便修改a由主管会计检查问题原因，并对是否反审核凭证做判断财务部主管会计2不同意反审核凭证，则通过红字冲销或蓝字更正凭证财务部总账会计3同意反审核凭证，则检查此凭证是否在当前会计期间，是否需要反过账或反结账财务部主管会计a需反过账或反结账时，则先进行反过账或反结账后，再反审核凭证财务部主管会计b如凭证为业务系统生成的凭证，且相关票据已核销，则需要先对相关票据进行反核销后才能再做反审核处理。财务部主管会计4不需反过账或反结账时，则直接进行反审核凭证财务部主管会计表2-4注意：审核与反审核必须由同一人完成。凭证过账与对账业务凭证过账与对账业务流程图详细内容见流程图2-6：流程图2-6流程说明相关内容见表2-5：规程目标对已审核凭证进行过账与及账簿查询，做结账前准备。业务背景凭证已审核规程适用范围待过账凭证序号处理说明责任部门责任人1检查待过账凭证，是否具备过账条件，如：是否已审核，是否业务单据已生成凭证财务部总账会计2如果检查未通过，则通知相关人员查找原因，并要求财务部总账会计及时改正a此工作要求在0.5个工作日内完成财务部总账会计3检查通过后，对所有应过账凭证进行过账财务部总账会计4核对总账与明细账财务部总账会计a总账与明细账一致，基本可以确认过账正确财务部主管会计5总账与明细账不一致，则需检查原因，并反过账，及时改正财务部主管会计a反过账一般不允许使用，以保证过账的严肃性与准确性财务部主管会计b总账与明细账不符，需尽快查找原因，此工作需在1个工作日完成财务部主管会计c反过账后凭证需再反审核后才可修改财务部主管会计表2-5往来管理业务往来管理业务流程图详细内容见流程图2-7:1.1.1流程图2-7往来管理业务流程说明相关内容见表2-6：目标实现往来业务的对账、核销管理业务背景往来业务管理在企业的财务管理的重要环节。往来业务要求及时、准确入账、及时对账，以保证往来资料正确和比较良好的客户关系。适用范围往来对账单的生成、往来核销和往来对账序号责任部门责任人1录入往来凭证——设置往来科目的基础上，录入凭证财务部会计2往来核销——将应收实收、应付实付款项按一定的规则逐笔进行核销，反馈未收、未付和未匹配款项情况财务部会计3查询往来对账单——系统生成每个客户的往来对账单财务部会计4查询账龄分析表——自定义分析公司应收、应付、其他往来等的账龄财务部会计表2-6现金流量表业务现金流量表流程图详细内容见流程图2-8:流程图2-8现金流量表流程说明相关内容见表2-7：目标编制现金流量表的主表和附表业务背景按照《企业会计准则--现金流量表》的要求，企业必须对外报送现金流量表（包括主表和附表），它集中反应企业资金资源的流动和配置，是企业对外报送的三大报表之一。常用的方法是T型账户法和工作底稿法。用手工编制现金流量是一个烦琐和技术复杂的工程，系统针对此难题提供了解决方法。适用范围现金流量表适合所有用总账系统的用户。提供了常用的现金流量编制方法：T型账户法和附表项目指定法，系统还提供了一种特别方法：凭证指定法，通过指定每张凭证的