档案信息化建设资料整合

目录引言.....................................................3第一节档案信息化的意义..................................1一、档案管理网络化应用...............................1二、有效保护档案原件.................................1三、文档管理一体化...................................1四、档案及时更新.....................................1五、提升档案业务流程.................................1第二节档案信息化的环境..................................3一、技术环境.........................................3二、政策环境.........................................3第三节档案信息化概况....................................5一、档案信息化的国际概况.............................5二、我国档案信息化的进程及现状.......................5（一）进程.....................................................................................................................5（二）“十二五”期间我国档案信息化的发展现状..............................7（三）档案信息化的市场容量...........................................................................9第四节档案信息化的必要条件.............................11一、建立起统一的档案管理平台和网络系统..............11二、实现文档一体化管理..............................11三、搞好档案数据库建设..............................12四、强化标准化建设..................................12第五节档案信息化的措施保障.............................14一、技术力量的支持..................................14二、人员素质的提高..................................14三、制度健全........................................15四、经费到位........................................15第六节档案信息化的具体操作.............................16一、构建档案管理信息系统............................16（一）系统架构要求..................................17（二）功能模块设置..................................17二、纸质档案的数字化加工............................21第七节档案管理信息系统软件.............................23一、量子伟业........................................24二、清华紫光电子档案................................26（一）系统设计.........................................................................................................26（二）数据录入、数据转换和收集整编等输入....................................27（三）光盘制作、数据维护、统计报表和档案查询等输出.........27三、世纪科怡........................................28四、珠海泰坦档案管理软件............................32五、易度档案管理系统................................36引言随着公司集团化紧锣密鼓的进行，档案工作将如何开展才能适应适应公司的发展需求，也成为我们思考的重点。集团化的环境下，我们的档案数量和种类也将随之急剧增加，档案的整理、保存、维护和查找都将会增加我们的工作量。然而，对于大量的档案文件，依靠人工记忆、查找都将会变得很困难。因此，档案的管理工作也需要上一个新的台阶，如何才能完整、高效地管理档案呢？档案的信息化管理随之应运而生。—1—第一节档案信息化的意义一、档案管理网络化应用通过档案信息化建设，档案管理将有效改变归档立卷、整理编目、统计检索等传统模式，解决档案整理耗时费力、利用检索效率低等问题，形成档案网上接收、实时监控、远程共享的工作体系。二、有效保护档案原件档案信息资源采用数字介质保存，便于管理和提供利用，从而减少了档案原件的反复调阅，减轻了档案原件的损坏，提高了档案管理的安全性。不仅有利于档案的永久保存，还能减少复制和备份的成本。三、文档管理一体化通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接，各部门形成的电子文件可以做到实时接收、及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高效、全面协同的工作环境。四、档案及时更新由于我公司重要文件由档案室保存，随着项目进展，档案随时进出档案室。部分文件资料随着项目进展需要变更，不利于档案安全、及时的管理和更新。通过档案管理系统有效、及时地完成新形成的档案资料归档管理。五、提升档案业务流程档案管理是一项全员参与的工作，而不只是档案员的任务，也不是一切档案业务都得在档案室完成的，档案管理的目的就是方便快捷地让每位领导和员工在自己的岗位都能够查找到所学的档案资料并—2—得以安全利用。—3—第二节档案信息化的环境一、技术环境档案信息化发展的技术环境已经具备。计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境；同时实现档案信息资源共享，为社会提供全面、准确、快速、方便的档案信息服务提供保障。二、政策环境2000年，王刚同志提出了全国档案信息化建设任务的要求，随后国家档案局组织有关部门对档案信息化建设开展研究，提出了全面推进档案信息化建设战略部署，全国档案信息化工作全面启动。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，并在深圳召开了数字档案馆建设现场演示会，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。2003年，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。2005年，审议通过的《档案事业发展“十一五”规划》，将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重要工作，提出了“以为党和国家中心工作和各项建设事业有效服务为目标，以国家档案资源建设为核心，以档案信息化建设为重点”的指导思想和“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标。2006年以来，杨冬权局长在各种会议上强调档案部门要把握大局，珍惜机遇，适应国家和社会信息化发展对档案事业发展的影响和要求，提出—4—无论是各级机关团体、企事业单位，还是各级各类档案馆，都要在加强档案资源建设的同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务的能力，建设覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。2014年5月，中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》强调，加快推进传统载体档案数字化。各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。—5—第三节档案信息化概况一、档案信息化的国际概况从国际范围来看，自上个世纪90年代以来，计算机技术与现代通讯技术相结合，信息化浪潮席卷全球，促使世界各国的档案工作朝着数字化、网络化方向发展。各国政府不仅从体制上将档案信息化工程纳入国家信息总体框架中进行规划和设计，更以立法的形式指导档案信息化建设。以美国为例，美国通过实施一系列的信息化工程来推进档案管理现代化进程，如“美国记忆”工程、“幽谷”工程、“加利福尼亚数字图书馆网关和加利福尼亚文化”工程、“世界数字图书馆”工程等，对美国的档案管理信息化建设起到重要的推动作用。紧随其后，加拿大、英国、澳大利亚、新加坡等国也着手推进档案信息数字化、网络一体化建设。世界各地的档案信息化建设获得了长足发展。当前，国际档案信息化建设通过加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，有力地促进了世界各国档案事业持续快速健康发展，进而积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，实现了更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。今后，国际范围内的档案信息化建设将朝着档案信息智能化管理方向迈出坚实的步伐，进一步建设成为“没有围墙”的档案馆。二、我国档案信息化的进程及现状（一）进程档案信息化发展从最初计算机辅助档案管理发展到档案业务综合管理再发展到当前以双套制管理为核心的档案信息资源管理，经历了一个从产生、发展到逐步成熟的演进过程。—6—我国档案信息化的发展进程可以划分为四个阶段：（1）第一阶段(从上世纪80年代末到1995年)：档案信息化的萌芽时期在这一阶段，计算机技术开始应用于档案行业，但档案信息化的主要工作是针对传统纸质档案的管理，参照《中华人民共和国档案法》等法律、法规对传统档案管理的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个彼此依存、相互制约的环节进行计算机管理，主要以目录管理为主，管理流程几乎完全模仿在一个单位内部的人工管理模式，没有建立充分的信息共享机制。这时的档案软件多以单机版为主，纸质档案的数字化工作开始起步，但一般都是单件、小批的加工。（2）第二阶段(从1996年到2005年)：档案信息化的发展起步期这一阶段也就是“九五”和“十五”期间。通过档案工作者与档案信息化厂商数年的磨合与共同努力，一些档案部门的计算机应用水平有了较大的提高，开始从单机的档案功能环节管理发展到网络化的综合业务管理。这时，一个单位内部各种类型的传统档案(比如文书、声像、科技、会计、实物等)都纳入信息系统管理范畴，从目录管理发展到全文管理，与此同时，档案信息资源库的建设取得一定的成绩，各级档案部门的大批量数据服务逐步开展，并可以为单位内各个部门用户提供档案信息服务。这时的档案软件多以C/S结构的网络版为主，可以在单位内部实现信息共享。目前国内大多数单位的档案信息化建设现状就处于这一阶段。（3）第三阶段(从2006年到2015年)：档案信息化的黄金发展期—7—在这一阶段，我国档案信息化建设已纳入各级政府发展规划。相对于前一阶段的档案信息化，本阶段在以下方面进行了较大程度的优化：应用范围大大扩充档案管理发展到以电子文件管理为主，充分借助局域网、政务网和互