超市采购管理第二章

1第二章开店后的采购工作连锁企业的采购组织与流程定点采购的思考全球采购国际招标采购方式和招标采购要求招标投标的涵义选择性招标采购开店后的采购工作开业后采购工作与开业前有较大差别。开业前一切都在未知之数，一切都需摸索、猜测、估计，需要大量的市调及采购工作，并构建一个较理想的商品结构，然后在开业前按公司的业绩指标实施大进货。开业后，顾客地需求开始从销售数据上浮现，采购工作在此必需有质与量的转变。采购的最终极任务就是把“销售、毛利额及其他收入最大化”，采购的一切工作都围绕在这三个数字上。为达成采购的任务，我们建议采购工作应分为五大项，每一大项各占20%的时间，它们是：（一）市调；（二）快讯；（三）采购；（四）服务楼面；（五）行政。一名优秀的采购主管必需要能善用时间，原则是：（1）即“重要、又紧急”的事最优先处理；（2）其次处理“重要、不紧急”的事，（3）再其次是“不重要、但紧急”的事；（4）最后才是“不重要、又不紧急”的事。凡事必需有轻重缓急之分，凡是对自己任务达成最关键的事情应最优先处理，与事情的紧急性无关。采购人员善用时间上，最好准备一个本“记事本”，预先记录已以预定好的工作事项，如此工作才能有条不紊，达到“事半功倍”的效果。无论如何，这五大项工作应平均分配，而不能只做哪一项。（一）市调：毛主席讲得好：“没有调查，就没有发言权”。市调工作在开店后，很容易被采购主管遗忘掉，有些采购渐渐养成“好逸恶劳”的习惯，喜欢坐在“象牙塔”内办公，误以为“秀才不出门，能知天下事”，2或者“多一事不如少一事”，这都是“吃大锅饭”的概念。天合的采购必需把市调当做一个重要的事情来做，至于“紧急”“或不紧急”，要看当时的情况及需要而定。市调的内容包括：（1）调查竞争对手的商品结构、价格、包装、质量、促销、货源、陈列方式、质量……等等。（2）参加展销会、了解市场趋势。（3）开发新的供应商，改善商品结构，增加销售、利润于其他收入。（4）与新老供应商研究市场的现状与趋势，及业绩/毛利增长（5）与采购本部、生鲜本部、商品本部或各兄弟公司的对口采购人员交流成功的经验。有时候如果只是临时要了解某一竞争对手的几个商品的价格，采购主管可以请采购助理或供应商业务人员代劳，不必亲自去做，否则时间可能不够用。连锁企业的采购组织与流程一、采购部门的功能在讨论采购组织之前，应先对采购部门在一个连锁体系中所必须扮演的角色与功能有所认识，而依据这些功能目标，考量公司特性及策略来设计部门组织。商品采购部门的功能概略如下：（一）协助贩售部门有关业务之处理。（二）商品销售情况之分析与检讨。（三）促销商品之安排。（四）日常采购业务，如询价、议价、订货等。（五）新厂商与新商品之开发与评估。（六）市场情报之搜集与反应，如商品资讯（价格、流行趋势等）、厂商情报等。二、采购组织依据上列之陈述，采购部门通常可划分为采购、市场调查及新商品开发等单位。（一）采购单位此单位为采购部门的核心，担负商品企划、采购等业务。采购单位又可依据各种标准细分组织，兹将较常见的标准简述于下：１．商品类别：依商品类别细分采购单位，如百货公司的商品采购部门可划分家用电器课、日常用品课、服饰课等。3２．商品采购地区：依商品来源地区为基础划分，因为国内、外采购的手续、厂商地址、条件均大不相同，因此分别设立部门，以利作业与管理。如设国内采购课、国外采购课，或可依不同洲及国别更细分之。上列标准亦可合并使用，如分设国外服饰、国内服饰课等，或可加入其他标准（如商品价值、采购功能等）更细分组织。然无论采用何种标准，均应以效率及效能为前提，依实际状况考量决定。（二）市场调查单位负责企业内外部有关各种资料的搜集、分析、解读、建议等。为采购部门之智囊单位。（三）新商品开发单位负责新商品之开发、研究、导入等工作。上列叙述仅为通则，采购部门的组织还是必须依企业之业别、策略、规模等实际状况来设定，才能真正的切合需要，发挥功能。采购流程并非仅是单纯的询价、议价、订货等步骤，而是一个必须经历多种分析、考虑多种因素的精密过程。一个完整的采购流程依序应包含下列步骤。１．确认企业经营方针、策略，拟定采购政策。２．了解、分析企业内外部环境因素，含商品动态（原料供应状况及产能、原料成本变化）、竞争者分析、消费者动向、公司内部销售资料分析、库存状况以及未来销售计划等。３．拟定采购计划，依据上述两个步骤的结果拟定采购计划。计划要包括：采购条件（付款条件、最低送货量、配送方式、退货条件等）、进货厂商、进货时间、商品类别、商品金额、商品数量等。）４．采购计划再检视及修正。５．采购工作执行、控制。６．采购工作执行结果检讨、分析与know-how累积。定点采购的思考自推行政府采购制度以来，“定点采购”作为政府采购方式的重要补充，对规范政府采购行为、提高财政资金使用效率等都起到了极其重要的作用，但是在实际工作中，随着时间的推移，有些地方推行的“定点采购”却渐渐地演变成了长期的“固定采购”，这不仅使人感到有一种变相的垄断供应之嫌，还很容易滋生出各种各样的腐败行为，对此，笔者认为，各地在实行定点采购的活动中，一定要同时采取切实有效的措施，让“定点”单位也“流动”起来，以更加严格地规范与完善好“定点采购”行为。一是要建立供应商信息库，以确保定点单位的流动性。在实际工作中，对一般的定点采购项目来说，肯定是会有许多供应商都有资格、4有能力保障供给的，这是毫无疑问的，但，究竟应选择哪几个供应商作为定点采购的单位，就不能在“需要”采购之时才进行突击式的资质审查，或是“先”由少数人“说了算”等等，而必须要综合考虑到潜在供应商的资格状况、法律素质、经营道德、服务承诺等方方面面的问题，这就需要在平时就必须要注意收集、掌握到一定数量的潜在供应商的这些信息资料情况，以便使定点单位的筛选工作透明度更高、说服力更强、好中选优的余地更大。二是要建立定期轮换制度，以避免长期固定定点单位。只要是企业，盈利就是其生存发展的基础，赚钱就是其目的，作为政府采购的定点单位也不例外，一旦定点的期限过长，他们就会为追求较高的盈利水平而降低其服务标准，甚至于放弃其事前的承诺措施等等，同时，长期地“定点”，反而会使定点单位形成了变相的垄断供应，不利于采购管理部门利用市场经济手段来激发政府采购工作的活力。为此，在实际工作中，就必须要对定点采购的定点期限进行合理的确定，一般的定点采购项目,其一次性的定点期限最长不宜超过一年,对特殊的采购事项，可实行“一事一议”的办法，在定点期满后，就必须重新组织供应商信息库里的潜在供应商进行新一轮的“定点”资格的竞争，原来的定点单位不得变相“绕过”新一轮竞争就获得“继续定点”的资格，这样通过定期的轮换，可使定点单位永远面临着竞争压力，促使其永远提供着更优质的定点服务。三是归类大宗定点业务，激发定点单位的再竞争意识。为了有效地打破定点单位变相垄断采购项目的念头，可充分利用大宗定点采购业务在定点单位之间再次竞争的办法，来提高定点单位的忧患意识，促使其进一步增强竞争能力，提高服务质量。在具体的实施工作中，可对一次性结算价格超过一定限额标准的大宗定点采购项目，采取由政府采购中心出面，组织符合条件的各个定点供应商，通过再次竞价服务的办法，择优确定最终承办的供应商，这样就会极大地提高定点单位的再竞争意识；而对结算价格在一定限额标准以下的定点采购项目，则可由采购用户在已确定的定点采购单位范围内自行选择定点的供应商，这样就能更有效地提高了政府采购工作的运行效率。四是保持一定数量的定点单位，激发正常的竞争机制。实践表明，定点单位的数量少了，不仅不利于引起相互之间的竞争意识，反而会使少数定点单位包揽了有关采购项目的供给，形成了独家经营的变相垄断行为，不但排斥了正常市场竞争机制的引入，还会滋生出各种各样的腐败行为，为此，必须要区别不同的定点采购项目，根据不同的具体情况，分别选定出多少不等的定点单位，这样，既能体现出定点采购的优越性，又能激发出定点单位的积极性，从而达到了采购与供应双赢的目的。5五是要加强日常监管与考核，对定点单位实行淘汰制。在实际工作中，有不少的单位往往在争取“定点”供应商资格时，可能作出超过其日常承受能力的各种“应急”性承诺措施，而一旦他们获得了“定点”单位的资格后，对其承诺的措施就会有点“无所谓”，而对这些承诺措施是否能够严格地兑现到位，就直接关系到采购用户的合法权益是否能够得到有效保障的问题。对此，政府采购机构就必须要对各定点供应商的承诺情况一一记录在案，并对其各种承诺措施的落实、兑现情况,严格地做到事中监督、管理，事后考核、检查,对发现的违反服务承诺行为，可直接根据有关协议规定进行处理，直至取消其定点资格；对存在的违法乱纪行为，就直接根据有关法律规章制度进行处罚;对触犯刑律的,就毫不手软地将其移交给司法部门处置。全球采购所谓全球采购，就是指利用全球的资源，在全世界范围内去寻找供应商，寻找质量最好，价格合理的产品。专家认为，国内企业进入全球采购系统，要作好４个方面的准备。首先，全球采购系统是一种电子商务采购模式，企业要进入全球采购系统，必须熟悉与掌握这一系统。１９９９年以来，跨国公司陆续把发展物资采购电子商务工作列入了企业发展战略目标。通用、福特、戴姆勒－克莱斯勒三家汽车公司宣布要建立全球最大的汽车专用采购网络市场，将每年２５００亿美元的零部件采购移至互联网上进行。研究报告表明，２０００年全球电子商务业务总额为４３３０亿美元，２００１年９１９０亿美元。有人预测，到２００５年，全球电子商务市场规模将达到８．５万亿美元。未来１０年，国际贸易额的１／３，将通过互联网进行。第二，国内企业要懂得如何成为合格供应商。跨国公司对全球采购供应商都有详细的要求和条件。比如，麦德龙跨国连锁集团对其供应商提出了４条基本要求：一是必须拥有完善的供应体系和商品执照。二是商品供应可靠，商品质量保证，致力于长期的商务发展。三是有能力将商品运至指定的商场，并愿意使用指定的物流公司。四是商品规格符合麦德龙公司的要求。第三，要了解跨国公司的采购程序。以美国通用集团为例，它在全世界２５个国家设有汽车生产厂，产品分销到全球１７０多个国家与地区。在美国本土，每天有１６万个零件号的零件被送到主机厂，有３３００个一级供应商，每年采购费用为５８０亿美元，加上其它国家与地区一年的采购量是７１０亿美元，它的合作企业一年要采购２９０亿美元，总计一年要１４００－１５００亿美元，这还不包括设备与其它服务的采购。6这么巨大的采购与物流如何组织呢？美国通用在美国总部设有一个既管采购又管物流的副总裁，下设主管亚太、欧洲、美洲和拉丁美洲四个大区的总部。每个大区按产品分类设采购联合工作组，每个组根据采购金额由不同层次的组织来实施采购，金额小的由每个国家的工厂、公司自己决定，金额稍大的由每个大区的采购组织来实施，采购金额很大的由总部实施。一个大区要到另一个大区采购要通过这个大区的采购组织，一般采用网络、电视、可视电话、电话会议等方式寻找大供应商。第四，要了解国际采购通用规则。全世界公认的有四大采购法则，这就是《联合国采购示范法》、《ＷＴＯ政府采购协议》、《欧盟采购指令》、《世界银行采购指南》。在加入ＷＴＯ时，中国政府并没有参加ＷＴＯ政府采购协议。但中国政府承诺在２０２０年以前，向ＡＰＥＣ成员开放政府采购市场。联合国采购、企业之间的国际采购则按规则进行。国际招标采购方式和招标采购要求一、采购方式的划分在市场经济中，采购货物、土建工程和服务的方式是多种多样的，有招标采购方式、询价采购方式、直接采购方式、拍卖方式、谈判采购方式、议标采购方式等等。在这几种采购方式中，招标具有公开透明、公平、公正的性质。从招标广告的刊登、招标文件编制、投标文件格式和递交、公开开标、评标、授标、签中标合同等各个步骤，都要严格按照公开、公平、公正原则进行。招标有两种分类方法：第一，按投标人的注册国来分，有国内招标和国际招标两类；第二，按投标人的数量来分，有公开招标和有限(邀请)招标两类。这两种分类方法结合起来，招标的种类有下列4种：1.国际公开招标。在国内外公开刊登招标广告和出