水利事业单位财务管理信息化探索

第４０卷第４期２００９年２月　　人　民　长　江Ｙａｎｇｔｚｅ　Ｒｉｖｅｒ　　Ｖｏｌ．４０，Ｎｏ．４Ｆｅｂ．，２００９收稿日期：２００９－０１－１２作者简介：涂晓岚，女，长江水利委员会财务经济局，高级会计师。　　文章编号：１００１－４１７９（２００９）０４－００８１－０３水利事业单位财务管理信息化探索涂晓岚（长江水利委员会财务经济局，湖北武汉４３００１０）摘要：水利事业单位现行财务管理工作方式在信息化背景下存在诸多可待优化的方面，如财经管理中信息资源整合、共享与协同工作问题，在开发模式上注重上级对下级的信息控制问题，与其他应用软件的接口问题等。以长江水利委员会财务管理信息系统建设项目为例，在分析财务管理信息化动力、水利事业单位财务管理及财务管理信息化现状的基础上，提出了重视并解决好业务需求、实现以信息化促进财经管理创新的对策。关　键　词：财务管理；管理信息化；信息系统；水利事业单位中图分类号：ＴＰ３９　　　文献标识码：Ａ　　水利事业单位财经管理信息化在国家大力建设“金水工程”的背景下已显相对落后。但近几年国家财政体制改革，使财务部门对各业务部门信息数据需求骤然增加，并对各业务部门信息数据传递效率提出了更高要求。现行财经管理工作方式亦存在诸多可利用信息化手段加以解决的弊端。本文以长江水利委员会财务管理信息系统建设项目为例，探索水利事业单位在财务管理信息化建设过程中出现的共性问题，并对水利事业单位财务管理信息化建设提出对策。１　财务管理信息化动力流域机构从单位性质上看，属事业单位，收入来源主要为中央财政资金和单位创收。近几年，中央加大了财政改革力度，相继实施了部门预算改革、财政国库管理制度改革、政府采购制度改革，以及政府收支分类改革等，并加大了对财政资金的监督检查力度。这一系列变化加大了财务部门对各业务部门信息数据使用需求，并对各业务部门信息数据传递效率提出更高要求。财务部门必须迅速、全面、准确地反映本单位财政资金状况，而信息化是实现这种管理需求的有效工具和手段。２　财务管理现状长江委财经管理信息系统在开发前，做了大量的调研工作来了解财务管理现状。调查的范围涉及委财经局预算处、财务处、资产处、经济处、综合处以及委综管中心、国库支付中心、长江委办公室、网络与信息中心等财务部门。在此期间，为进一步了解未来系统的财务数据来源是否能够直接取自现用的用友软件，对全委３１家事业单位，６家企业进行了调查。２．１　会计核算软件使用情况３１个预算单位均采用用友公司的Ｕ８财务软件，但版本不同。会计科目的设置并未执行统一的标准。账务系统形成的汇总数据不能直接形成决算需要的报表，靠手工方式填入决算报表汇总系统。主要原因一是大多数单位并不知道怎样在账务处理系统中设置自动生成报表的公式，二是账务系统没有事先植入预算数据，年度预算对预算执行不能有效发挥过程控制作用。年末决算无法从账中自动取数，年终决算的数据需要与预算数据进行人工比对后，再生成决算报表。日常工作中存在重复操作、预算控制不严、决算数据不准确等问题。２．２　财务数据采集方式目前，委财经局各个部门采用多种来自不同公司开发的单机版软件（见表１），现有软件功能主要体现在定期向下采集手工报表数据，逐级向上汇总数据。数据汇总过程中，往往需要花大量的时间打电话催收及解释。表１　数据采集方式部门年报方式季报方式月报方式财务处　　　　采用财政部统一的《部门决算报表软件》、《中央预算单位住房改革支出与预决算报表》和《财政性资金投资基本建设项目决算报表》软件自定义的Ｅｘｃｅｌ表格，与决算报表中的内容基本相同　用Ｅｘｃｅｌ格式每周、每月收集一次国库支付进度信息　　综合处　中央预算单位银行账户管理系统自定义Ｅｘｃｅｌ余额月报预算处中央部门预算编制软件国库支付中心国库支付系统自定义Ｅｘｃｅｌ月报资产处　全国政府采购信息统计管理系统经济处　　企业财务会计决算报表软件（由久其公司开发），经营收费报表软件（自行开发）中央部门管理企业财务月报系统（由久其公司开发）２．３　信息交流手段目前财务管理工作中，信息交流表现出手段落后、效率低下、耗时、耗力等缺陷。具体体现在：信息在空间上割裂，同一数　　人　民　长　江２００９年　据在不同的软件中多次重复录入，比如同一个指标的预算数既要在预算表中录入，又要在决算表中输入，同一个结余数既要在上年决算或预算报表的年末结余中输入一次，又要在当年决算或预算报表的上年结余中输入一次。３　财务管理信息化现状２００７年，长江委电子政务系统（一期）工程将财经管理信息系统建设正式提上日程。从长江委财务管理信息系统建设情况看，水利事业单位财务管理信息化存在以下问题。３．１　建设水平相对滞后财务管理信息化水平滞后于水利信息化整体水平。２００３年，水利部颁布《全国水利信息化规划（“金水工程”规划）》，全国水利信息化６大重点建设工程率先启动，财务管理信息系统包括在水利行政资源管理系统中。截至２００６年，全国水利电子政务一期工程中综合办公、规划计划、人事劳动教育、国际合作与科技业务管理和水利人才培训５个单项业务均得到不同程度的建设，但财经管理信息系统在全国水利系统范围内还没提上日程。这并不能说明在实际财经工作中没有信息化需求。规划与实际需求的矛盾直接导致了有的水利事业单位自行开发各自使用的财务管理信息系统，国家对水利财务管理信息系统的投入不足带来建设起点低、系统设计不能充分从实际需求出发等一系列问题。３．２　对财务管理信息化认识不足在长江委财务管理信息系统需求调查过程中发现：大多数单位对信息化这个概念不是很清楚，单纯地认为是会计电算化，对为什么要实施财务管理信息化不能清晰地回答，更不清楚实施信息化以后会对工作产生什么有利影响。３．２．１　对财务管理信息化宣传不够上级主管部门本身对信息化提升财务管理工作水平与质量的认识不足，也就是对信息化的重要性认识不足，同时，也缺乏对这方面知识的宣传。有些水利事业单位财务数据的采集、加工、处理，以及财务信息对业务工作决策的支持作用仍然可以手工（人工）来完成，数据还没有多到手工无法完成的程度，这也是基层单位不愿主动求变的客观原因。３．２．２　对信息化需求及解决途径缺乏积累和思考日常工作中对如何通过改善劳动工具提高工作效率、扩展会计职能等问题，缺乏解决途径和方法的积累。这个问题在做需求分析时表现尤为突出。可能会计人员在工作中碰到了问题，但他并不知道碰到的问题可以通过信息化的方式解决，这些问题没有总结积累下来，在将要进行信息系统建设时对回答自己“到底需要什么”这一关键性问题就显得很茫然。如果在日常工作中对信息化需求有了积累，财会人员就能很清楚地提出他们的需求，并且很容易想象出财务管理工作在未来信息系统中的具体表现形式。３．２．３　对现有核算软件功能的使用不充分通过调查发现，大部分水利事业单位使用的核算软件是用友Ｕ８，但大部分只用了账务处理功能，连报表功能都没有使用。季度报表和年终决算报表均用手工从账务系统取数录入。再有，如果要了解“零余额账户用款额度”支出情况，就需要将执行事业单位会计制度的账套和执行国有建设单位会计制度的账套中的数据相加。实际工作中大多数单位是采取手工方式将两套账薄中的“零余额账户用款额度”相加，但这一工作可通过在用友报表系统中设置表间取数就可以直接得出结果。３．３　新型预算财务职能转变还未能形成财务管理职能转变作用不明显导致信息化需求不强烈。国家财政体制改革背景下，水利事业单位大部分都是国家财政资金的直接使用者，财政体制的改革对事业单位财务预算管理水平提出了更高要求，使得预算在财务工作中扮演着越来越重要的角色。预算数据既来源于核算又不局限于核算，预算与各业务部门之间有着广泛而紧密的联系。目前，这种联系主要靠人工传递数据的方式来体现，财务管理难以从日常琐碎的数据收集整理中转变成新型预算财务，更谈不上采用信息化手段来提升财务管理职能，满足水利事业单位在国家财政体制改革的背景下加强财务工作计划性、前瞻性及预见性的要求。４　财务管理信息化不可回避的问题在长江委财务管理信息系统需求分析阶段中，存在以下几个关键问题，不容回避，必须明确。４．１　财务管理信息化与会计电算化的区别在ＥＲＰ或实施集团财务管理模式中，核算系统是信息系统的一部分。但财务管理信息化不仅仅是会计电算化，会计电算化过程不一定必须反映在信息系统中。这是由二者目标不一致所决定的，会计电算化要解决的是核算过程的自动化，这一处理过程的信息共享程度并不高，但其处理结果要求有较高的信息共享度，跨越了包括财务部门在内的有关业务部门。财务管理信息化更多的是利用网络技术来对与财务有关的信息（并非仅仅指会计信息）进行数据收集、整理、传输、交换，实现信息资源的整合与共享，提高工作效率，实现协同作业。４．２　上级单位对下级单位控制程度的定位委级财务管理机构对所属各级预算单位的控制程度决定了信息系统的开发模式。也就是说，不同的控制程度可以采取不同的信息系统。如果委级财务管理部门想对下属各单位采取严控的集权管理方式，那么，信息系统采用集团企业信息化管控较好，这就有现成的商业软件，如用友的ＮＣ（ＮｅｗＣｅｎｔｕｒｙ）系统。ＮＣ系统意味着所有纳入控制的单位均在１个服务器上运行，各核算单位相当于电脑终端。ＮＣ系统的好处在于在技术上很好地实现了总部对下属单位的控制，总部可以对下属单位实现适时控制，控制可以直达用款单位的每张凭证，所有的数据包括核算数据集中存放在服务器上，总部取数不需要经过下属单位的配合。不利之处在于：ＮＣ系统对会计核算科目及财务管理模式的统一性要求非常高，实施ＮＣ系统，意味着纳入控制范围的单位所有的会计核算科目、报表样式，财务管理模式均要一致，且下级单位必须要认同上级对其严格管控，这在管理实施上存在一定难度。此外，采用ＮＣ系统的成本比较高。如果对下属单位采取比较松散的管理模式，总部对下属单位的控制不需要到达每一笔凭证，则集团财务管理模式并非信息系统实施的必要前提，也就是不用ＮＣ也能实现信息资源的整合与共享。４．３　财务管理部门与其他部门数据共享程度信息系统区别会计电算化的一个重要方面就是，会计电算化对业务部门而言，是个相对独立的系统，二者之间的信息难以２８　第４期　　　涂晓岚：水利事业单位财务管理信息化探索自由畅通地交流，不能实现在同一时间内的信息共享，信息传递以手工方式进行。在国家实行部门预算改革，细化预算管理，预算编报采用零基预算的背景下，财务部门共享业务部门的数据就显得非常必要，而这些基础数据的积累目前以纸质的形式存在，数据趋势分析和跨部门信息共享仅能以手工方式进行，这些情形必然导致效率低下，难以保证数据准确度。信息系统要解决的就是这种问题，跨越时间和空间，打破信息壁垒，实现信息共享和过程监控。最关键的问题是在多大程度上实现财经管理部门与其他业务部门数据共享，这就要界定数据共享的范围与具体形式。比如：财经管理信息系统中预算管理项目库和预算数据的采集就大量涉及业务部门的数据，但并不是业务部门的所有数据。再譬如，财务部门需要及时了解与工程进度有关的会计核算资料，但会计人员管理与人事部门数据库有重叠的成分，人事部门数据不能完全反映会计人员的职业资格状况等。４．４　与其他应用软件接口问题目前水利事业单位使用的报表应用软件有近１０种，包括：企业年度财务会计决算报表，企业财务快报，企事业单位年度财务经营收费报表，部门决算报表，财政性资金投资基本建设项目决算报表，中央部门预算管理系统、住房改革支出预决算管理系统，政府采购信息系统，国库集中支付系统等。这些报表的取数全部靠手工输入，且都没有解决与会计核算系统接口的问题，核算系统数据到报表汇总系统靠手工输入。如要解决各应用系统与信息系统接口的问题，可能性有多大，是否符合成本效益原则？在调研过程中，发现解决接口问题非常不经济。由于财政部每年对这些报表软件都有部分修改，如果财经管理信息系统要解决与应用软件的接口问题，就意味着每年要随财政部对软件的修改而修改，撇开成本不谈，仅从时间的角度讲就来不及，比如，预算编报系统和部门决算系统，从新版本开始用到报表上报仅１～２个月时间，无法保证在如此短的时