第6章 日常会计核算工具――凭证、账簿

第六章日常会计核算工具——凭证、账簿6.1会计凭证6.1.1会计凭证意义1、概念——记录经济业务、明确经济责任的证明文件，登记账簿依据。2、作用：进行日常监督，强化内部控制的依据记账依据6.1.2原始凭证1、概念——记录证明经济业务发生、完成原始状态的证明文件。2、种类：①按来源分：外来（如购物发票）自制（如领料单）一次使用（如发票、支票）②填制方法分：累计使用（如限额领料单）汇总（如发料汇总表）①一次凭证▲一次性填制完成；▲只记载一项业务或同时记载若干项同类性质经济业务。千克千克自制原始凭证普通增值税发票自制原始凭证企业之间发生交易时开具的发票，不同于普通发票②累计凭证▲需在规定时间内多次填写才能完成；▲分次记载重复发生的经济业务。千克自制原始凭证③汇总原始凭证▲根据若干同类经济业务的原始凭证定期加以汇总重新编制的凭证。在业务发生时填制定期汇总编制自制原始凭证3、审核合理合法性真实准确性填制规范、完整性6.1.3记账凭证1、概念——确定会计分录，用以作为记账依据的凭证。2、种类：①专用记账凭证——收款凭证（红）、付款凭证（蓝）、转账凭证（黑）②通用记账凭证：对所有业务都适用的记账凭证。③汇总记账凭证（如科目汇总表，用以简化记账工作）◆专用记账凭证种类收款凭证、付款凭证、转账凭证（以下为简化格式）收款记账凭证凭证编号：收2200×年1月1日借方科目：银行存款摘要结算方式票号贷方科目金额记账符号总账科目明细科目借款存银行短期借款60000附单据张合计60000会计主管人员：记账：稽核：制单：出纳：交款人：★会计分录凭证真实凭证付款记账凭证凭证编号付2200×年1月1日贷方科目：银行存款摘要结算方式票号借方科目金额记账符号总账科目明细科目从银行提现库存现金5000附单据张合计5000会计主管人员：记账：稽核：制单：出纳：领款人：转账记账凭证200×年1月10日凭证编号转1摘要借方科目贷方科目金额记账符号总账科目明细科目总账科目明细科目赊购设备固定资产应付账款×批发商18000附单据张合计18000会计主管人员：记账：稽核：制单：★专用记账凭证一般区分为以上三种文字和线条颜色，目的是便于区别和使用。通用记账凭证◆含义：可用以反映所有经济业务的记账凭证。通用记账凭证200×年1月1日凭证编号1摘要借方科目贷方科目金额记账符号总账科目明细科目总账科目明细科目收到投资银行存款实收资本20000附单据张合计20000会计主管人员：记账：稽核：制单：出纳：缴领款人：不区分为三种格式，而是采用统一格式的记账凭证真实凭证汇总记账凭证●含义：根据一定时期内同类单一记账凭证定期加以汇总编制的、包含若干项经济业务的记账凭证。收款记账凭证收款记账凭证收款记账凭证收款记账凭证收款记账凭证付款记账凭证付款记账凭证付款记账凭证付款记账凭证付款记账凭证付款记账凭证转账记账凭证转账记账凭证转账记账凭证转账记账凭证转账记账凭证汇总收款记账凭证汇总转账记账凭证汇总收款记账凭证汇总汇总汇总★汇总以后，每一张凭证上都包含了若干项经济业务。★各类业务发生后分别填制,每一张汇总凭证上只包含了一项经济业务。●种类：汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。汇总收账凭证借方科目：库存现金200×年1月30日凭证编号汇现收1贷方科目金额记账（1）（2）（3）合计借方贷方实收资本2000020000预收账款17401740合计2174021740（1）自1日至10日收款凭证共计张。（2）自11日至20日收款凭证共计张。（3）自21日至30日收款凭证共计张。★可分旬汇总，也可全月一次汇总汇总付账凭证贷方科目：库存现金200×年1月30日凭证编号汇现付1借方科目金额记账（1）（2）（3）合计借方贷方银行存款2000020000应付职工薪酬12001200合计2120021200（1）自1日至10日付款凭证共计张。（2）自11日至20日付款凭证共计张。（3）自21日至30日付款凭证共计张。★可分旬汇总，也可全月一次汇总汇总转账凭证贷方科目：应付账款200×年1月30日凭证编号汇转1借方科目金额记账（1）（2）（3）合计借方贷方库存商品1800018000合计1800018000（1）自1日至10日付款凭证共计张。（2）自11日至20日付款凭证共计张。（3）自21日至30日付款凭证共计张。★编制汇总记账凭证的目的是为了减轻登记总账工作量！★可分旬汇总，也可全月一次汇总3、编制方法按内容逐项编制——会计分录，日期、编号、摘要，所附原始凭证张数、责任人、签章等。凭证填制一般要求：记录真实、手续完备、内容齐全、书写规范、填制及时。记账凭证要求：摘要简明、科目运用准确、附件齐全、连续编号（例：下页ppt）4、审核①内容是否真实——是否按原始凭证编制。②会计分录正确性③内容完整性◆摘要简明◆科目运用准确◆附件齐全◆连续编号付款记账凭证凭证编号付2200×年1月1日贷方科目：银行存款摘要结算方式票号借方科目金额记账符号总账科目明细科目提现库存现金5000附单据1张合计5000会计主管人员：记账：稽核：制单：出纳：领款人：（1）摘要应简明（2）科目运用应准确（3）附件应齐全(4)应连续编号6.2账簿6.2.1账簿意义1、概念——账本，即由按账户开设的账页组成，用于连续、系统、分类记录经济业务引起会计要素变动的簿籍。2、作用：①将分散在记账凭证的个别信息汇总成系统信息。②为编制会计报表提供依据。6.2.2账簿种类1、分类账①总分类账——按总分类账户（一级会计科目设置的账户）设立的账簿，为编制会计报表提供基本信息。②明细分类账——按明细账户（明细会计科目设置的账户）设立的账簿，是对总分类账户信息的展开和补充。③登记方法——平行登记：在经济业务发生后，以会计凭证为依据，一方面要在有关的总分类账户进行总括登记，另一方面在所属的总分类账户的明细分类账户进行详细登记。通过总分类账和明细分类账的平等登记，期末进行相互核对，可以及时发现错账，予以更正，以保证账簿记录的准确性。平行登记的要点：１、记账的时期相同２、记账的方向相同３、记账的金额相等４、记账的原始依据相同例：P59-612、序时账——如现金、银行存款日记账，逐日登记增减变动，重点监控“一般等价物”，确保及时提供信息，保护安全完整。1、现金日记账簿（1）账页格式：收入、付出、余额三栏式（2）登记方法：由出纳根据审核后的现金收款凭证和现金付款凭证序时逐笔登记。每天结出现金余额与库存现金核对。2、银行存款日记账簿（1）账页格式：收入、付出、余额三栏式（2）登记方法：由出纳人员根据审核无误后的银行存款收款凭证和银行存款付款凭证序时连续登记的账簿。分次与银行对账单进行核对。6.2.3对账与结账1、结账①检查本期发生业务是否全部入账。②结算出每个账户的发生额和余额。2、对账：①意义——对账簿中账户记录进行检查核对，以保证真实、可靠。②内容：△账证核对——账簿记录与会计凭证记录核对。主要通过编制记账凭证和记账前的复核进行。△账账核对——各账簿之间数字核对，主要有：总分类账中全部账户的借方余额合计与全部账户的贷方余额合计核对相等。全部账户的借方发生额合计与全部账户的贷方发生额合计核对相等。总分类账中“现金”、“银行存款”账户余额与相对应的日记账余额核对相等。总分类账各账户期末余额与所属明细账期末余额合计核对相等。会计部门有关财产物资明细账与财产物资保管部门或使用部门的相应明细账核对相等。△账实核对——财产物资账簿记录与实际数量核对。即通过财产清查，分别对实物资产与金融资产账簿记录与实际数量进行核对。6.2.4错账的更正(一)错账的主要原因1.填制记账凭证环节错误经济业务（交易或事项）取得填制登记账簿原始凭证记账凭证★记账凭证的会计分录中科目用错，金额写多或写少等★登记账簿时漏记一项业务的借(或贷)方发生额；借、贷项方向记错；数字次序颠倒等2.登记账簿环节错误（二）错账的查找方法1.个别检查法（1）差数法：根据确定的双方合计数差额直接查找错账的方法。【例】若借方漏记400000。则借方合计295000；贷方合计695000，双方差额为400000，即可根据400000这个数字直接查找错账。假如不存在其他错账，则很容易查找到发生的错账。（2）除二法（倍数法）：以双方合计数差额除以2，根据商数查找错账的方法。【例】若借方80000记入贷方。则借方合计615000；贷方合计775000。双方差额为160000。160000÷2＝80000。即可根据80000这个数字去查找错账。如果不存在其他错账，则很容易查找到发生的错账。（3）除九法：以双方合计数差额除以9，根据商数特征查找错账的方法。【例】若4985颠倒为4958。则借方合计695000；贷方合计694973。双方差额为27（695000－694973）。27÷9＝3。商数特征：求得的商数为被颠倒两数之差（本例为8－5＝3）。即可根据商数的这一特征去查找错账。假如不存在其他错账，则很容易查找到发生的错账。2.全面检查法（1）顺查法经济业务（交易或事项）取得填制登记账簿原始凭证记账凭证试算平衡表按照记账顺序进行的检查按照记账的相反顺序进行的检查（2）逆查法（三）差错更正方法1、红线法①适用性：针对记账凭证正确，登记账簿错误的更正方法。②方法：错误文字、数字划红线注销，在上方重新书写。2、红字法①适用性——针对记账凭证错误引起账簿登记错误的登记方法②方法：△借贷方向错误：编错误红字凭证并予以记账冲销，重做正确凭证记账。△借贷方向对，金额多记：编多记金额红字凭证，并予以记账冲销。3、补记法①适用性——借贷方向正确，所记金额小于应记金额错误更正方法。②方法——作少记金额蓝字凭证，并予补记。【例】用银行存款3275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为：借：管理费用3275贷：银行存款3275●记账凭证上的会计分录正确。●错账:“管理费用”账户记为3257。会计科目：管理费用摘要借方贷方百十万千百十元角分十万千百十元角分购买办公用品325700327500购买办公用品325700【例】企业用银行存款2500元支付产品销售广告费。错误分录为：借：管理费用2500贷：银行存款2500●错账:“管理费用”、“银行存款”记账方向错误。●更正方法A用红字编分录并记账，冲销错账：借：管理费用2500贷：银行存款2500B编制正确分录并记账：借：销售费用2500贷：银行存款2500★重新登记以后，原来错记科目金额被冲销，正确记录金额为销售费用借方、银行存款贷方各发生2500【例】用银行存款50元支付办理银行业务手续费。分录为：借：财务费用500贷：银行存款500●错账：分录中金额写多。●更正方法用红字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：借：财务费用450贷：银行存款450★重新登记以后，原来多记部分被冲销掉，实际记入数变为50元（500－450）【例】收到某单位归还的欠款3500元存入银行。分录为：借：银行存款350贷：应收账款350●错账：会计分录中金额写少。●更正方法用蓝字编分录并记账（金额为正确数字与错误数字二者之差），冲销错账：借：银行存款3150贷：应收账款3150★重新登记以后，原来少记部分被记入，实际记入数变为3500元（350＋3150）