第7讲Excel数据列表的建立和格式设置

计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)1第7讲Excel数据列表的建立和格式设置1.四种数据类型2.快速填充数据与自定义序列3.数据有效性设置4.导入数据，表格的行列转换5.设置工作表格式、条件格式6.单元格批注7.数据的保护与隐藏8.工作簿管理与打印上机实验计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)21.四种数据类型－数值数值只能包含：0～9+-Ee$￥%,.输入的数值默认方式：右对齐当数字超长时，自动转为浮点数形式例如：-789、12,345、3.56e+03、$300、5.66%说明：分数输入：前缀为：整数+空格。例如，2/3输入方法为：02/3数值的显示形式取决于单元格的格式若显示一串#符号，表示数值宽度超过列宽。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)31.四种数据类型－文本文本可以是：字母、数字、符号和汉字输入的文本默认方式：左对齐分行：Alt+Enter数字作为文本输入方法：前面加’例如：Excel2003、’0120计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)41.四种数据类型－日期/时间日期格式用斜杠“/”或减号“-”分隔年、月、日部分。例如：2010/11/4或2010-11-4时间格式用冒号“:”分隔时、分、秒部分。例如：11:15:29说明：日期和时间按数字处理，即默认右对齐、可以与数字进行运算。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)51.四种数据类型－逻辑用逻辑常数True表示真，False表示假主要用于数值或文本大小的比较例如：=125结果为：TRUE=125结果为：FALSE计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)62.快速填充数据与自定义序列记忆式输入当输入的文字与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其余文字。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)72.快速填充数据与自定义序列选择列表输入右击单元格，在快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”命令，然后从中选择所需的输入项。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)82.快速填充数据与自定义序列自动填充数据对于一些连续的数据可以使用“填充柄”。填充柄计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)9使用“填充”命令选择“编辑”/“填充”/“序列”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)10自定义“自动填充”序列选择“工具”/“选项”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)113.数据有效性设置选择“数据”/“有效性”命令只能输入男或女计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)123.数据有效性设置只允许输入在某范围内的整数计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)13打开“公式审核”工具栏单击“圈释无效数据”按钮对“数据有效性”区域检查设置有效性区域为C3:E11计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)144.导入数据，表格行列转换(1)导入数据选择“数据”/“导入外部数据”/“导入数据”命令选择“数据源”文件计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)15(1)导入数据选择“数据源”文件中表格选择“当前工作表”存放位置计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)16导入数据后结果计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)17(2)表格行列转换选择“编辑”/“选择性粘贴”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)185.设置工作表格式、条件格式(1)设置工作表格式使用“格式”工具栏合并及居中货币样式增加小数减少小数计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)19(1)设置工作表格式选择“格式”/“单元格”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)20单元格格式化示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)21(2)设置条件格式选择“格式”/“条件格式”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)22条件格式示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)236.单元格批注所谓单元格批注就是单元格的说明信息插入批注：右击单元格，选择“插入批注”命令有批注的单元格右上角有一个红色的小三角计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)247.数据的保护与隐藏(1)数据的隐藏①隐藏单元格中的数据选定要隐藏的单元格选择“格式”/“单元格”命令。输入3个分号说明：取消隐藏在“分类”列表框中的选择“常规”选项。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)25隐藏单元格中数据示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)26②隐藏工作表中的行与列调整行高和列宽方法一：双击行或列分隔线，自动调整为最合适的行高或列宽。方法二：拖曳行或列分隔线，任意调整行高或列宽。方法三：右击行号或列标，快捷菜单中选择“行高”或“列宽”命令，能精确调整行高或列宽。说明：列宽不够，单元格中数字将以多个#显示计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)27②隐藏工作表中的行与列隐藏行/列方法一：选择“格式”/“行(列)”/“隐藏”命令方法二：调整行高或列宽为0说明：取消隐藏选择“格式”/“行”(列)/“取消隐藏”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)28隐藏行与列示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)29(1)数据的隐藏—工作表③隐藏工作表选定要隐藏的工作表（单击工作表标签）选择“格式”/“工作表”/“隐藏”命令。说明：取消隐藏选择“格式”/“工作表”/“取消隐藏”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)30隐藏工作表示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)31(1)数据的隐藏—工作簿④隐藏工作簿选择“窗口”/“隐藏”命令。说明：取消隐藏选择“窗口”/“取消隐藏”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)32隐藏工作簿示例计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)33(2)数据的保护①限定工作表的使用范围选定所有允许访问的单元格选择“格式”/“单元格”命令取消锁定计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)34①限定工作表的使用范围选择“工具”/“保护”/“保护工作表”命令说明：仅允许访问选定的单元格，未选定单元格鼠标无法点击。取消锁定计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)35(2)数据的保护—工作表②保护工作表选定要保护的工作表（单击工作表标签）选择“工具”/“保护”/“保护工作表”命令。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)36(3)隐藏和保护工作表说明：一旦保护，不可对工作表进行操作（输入数据、删除数据、格式化等）取消保护，选择“工具”/“保护”/“撤销工作表保护”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)37(2)数据的保护③保护工作簿选择“工具”/“保护”/“保护工作簿”命令。说明：一旦保护，不可对工作簿进行操作（工作表的插入、删除、改名等）取消保护，选择“工具”/“保护”/“撤销工作簿保护”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)388.工作簿管理与打印工作簿是一个Excel文档文件工作簿的扩展名为.xls默认情况下，一个工作簿含有3张工作表工作簿管理主要对工作表进行管理例如：工作表的插入、复制、移动、改名、删除等。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)39(1)工作簿管理1.选择工作表:单击工作表的标签2.插入工作表:选择“插入”/“工作表”命令3.删除工作表:选择“编辑”/“删除工作表”命令4.复制工作表:按住Ctrl键拖曳工作表标签5.移动工作表:直接拖曳工作表标签6.工作表更名:双击工作表标签说明：也可以使用快捷菜单计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)40(2)工作簿打印页面设置选择“文件”/“页面设置”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)41页面设置－“页眉/页脚”选项卡计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)42页面设置－“工作表”选项卡每页打印标题计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)43分页控制自动分页当打印的数据超过页边距时将自动分页，分页线用虚线显示。人工分页选择“插入”/“分页符”命令，在选定行或列前插入一条水平或垂直分页线。选择“插入”/“删除分页符”，删除人工分页线。计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)44分页符示例分页线计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)45设置打印区域选定打印区域选择“文件”/“打印区域”/“设置打印区域”命令计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)46打印预览计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)47打印计算机高级办公自动化2020/3/4大学计算机信息科技教程(第二版)48上机实验实验指导“实验7”：2.数据的输入和修改(仅做实验内容A和B)3.单元格的格式化(仅做实验内容B和C)说明：实验结果保存的文件名为“实验1.xls”（注意：不要改名为“公式.xls”）虚拟磁盘名改为Excel。