从采购到应付付款EBS流程模拟

从采购到应付付款EBS流程模拟模拟业务场景：A公司生产部门由于生产工单J需要原材料M，向B公司采购原材料M，B公司发货（对B公司而言，A公司的采购订单是B公司的销售订单）到A公司收货地点，A公司对货物接收、检验、入库，A公司拿到B公司开的发票（对B公司而言是应收发票）后，录一张应付发票，这张应付发票用来匹配采购订单，最后对这张应付发票进行付款。OracleEBS业务流程：1、生产部门跑通过MRP跑出工单J的请购单（简单起见，这里我们在PO模块直接手动录一张请购单）2、通过PO模块的自动创建功能来为请购单生成采购订单。3、生成采购订单后修改采购订单相关信息，审批4、审批结束之后到采购接收处查看、修改接收信息5、接收结束后到库存接收事务处理处查看、修改接受入库信息6、到AP模块录一张发票，匹配采购订单，审批，创建会计分录7、AP模块付款，创建会计分录8、子模块凭证传送至总账OracleEBS11i系统实现：一、EBS实现流程1、EBS用户名、密码2、有PO、INV、AP、HRMS职责3、登录到系统PO-请购单提示说不是员工，这是因为当前登录的用户还没有关联HR模块里面的员工（2的图中的Person的地方为空）4、切换到HR职责New一个新员工然后到用户的地方把该员工关联到用户即可5、再到PO去创建请购单没有报错，输入相关信息后保存此时的请购单状态为Incomplete、点审批：显示还是没有审批：6、查看一下系统的请购单审批设定PO-设置-采购-DocumentType这里可以看到可以自审批、层次审批（另外一种审批是Direct）层次审批：要求审批流程按照审批层次中定义的层次逐层提交审批，直至有审批权限的人为止（审批层次是定义在职位之上的，不同职位定义在审批层次的不同层）；Direct审批是直接交给申请人的主管去审批，这两个在HR模块中定义。再回到刚才的请购单，其价格为10*200=2000，请购单设置审批为层次审批，当前用户对应的员工没有职位，所以就审批不了刚才的请购单，那么是不是随便加一个职位就可以审批该请购单呢？显然不是，我们只需要审批权限金额上限大于2000即可，我们到审批组里面去看看PO-设置-审批-审批组可以看到Manager级别审批组就可以审批$25000，所以我们用这个就可以了。通过SQL查询，OU为VisionOperations，审批组包含Manager的职位有哪些：SELECThou.NAME业务实体,hao.NAME组织,pap.NAME职位,pcf.control_function_name单据类型,pcg.control_group_name审批组,ppc.start_date有效日期自,ppc.end_date有效日期至FROMpo_position_controls_allppc,po_control_groups_allpcg,po_control_functionspcf,per_all_positionspap,hr_operating_unitshou,hr_all_organization_unitshaoWHERE/*ppc.position_id=2166AND*/ppc.control_group_id=pcg.control_group_idANDppc.control_function_id=pcf.control_function_idANDpap.position_id=ppc.position_idANDppc.org_id=hou.organization_idANDpap.organization_id=hao.organization_idANDpcg.control_group_name='Manager'ANDhou.NAME='VisionOperations';我们选ACC430.SENIORACCOUNTANT，到PO-设置-审批-审批分配中查看该职位的审批组分配情况OK，找到我们需要的职位和职务了，现在到HR那里去为当前用户所对应的员工添加该职务和职位。ACC400.Accountant、ACC430.SENIORACCOUNTANT7、路径：HR-人员-EnterandMaintain设置OK之后到PO去审批请购单，审批结束后到请购单汇总处查看刚才审批的请购单：这样请购单就处理完了。8、下面看请购单自动生成采购订单：路径：PO-自动创建报错，说你不是一个采购员，所以还需要把自己设置成采购员。9、路径：PO-设置-Personnel-BuyerNewBuyer：创建结束之后在去点PO-自动创建10、输入请购单编号后查找点Automatic输入需要添加到采购订单的信息11、点Create就创建了一张新的采购订单：Ship-To：发运地点。供应商送货地点，这里就是公司B送过来的原材料应该送到的地点。Bill-To：供应商单据送到的地点，比如说公司B开了发票，应该开到A公司的哪个地方，一般A公司的财务办公室，这个地点就是收单地点。可以看到自动创建的采购订单发运和分配信息打开Shipments，查看more标签其中有一个matchapprovallevel设定匹配方式：1、采购2、接收3、入库4、发票2-Way过程：1和4。即，采购结束、AP创建发票2步就可以验证、产生会计分录3-Way过程：1、2和4。即，采购、接受、AP创建发票3步才可以验证、产生会计分录4-Way过程：1、2、3和4。即，采购、接受、入库、AP创建发票4步才可以验证、产生会计分录我们这里设置成4-Way，走一遍这个流程。12、审批采购订单为什么这里直接就审批掉了呢？而前面的请购单却出现没有权限审批，我们看看采购单的审批设置：当前用户可以审批$25000，所以肯定也可以审批掉这个可以看到职位ACC430.SENIORACCOUNTANT可以审批的单据类型包括了请购单和采购订单。所以这里就直接审批通过了。13、下面我们去做AP发票，看能不能创建会计分录（如果设置成2-Way，是可以创建会计分录的，但是我们设置成了4-Way，所以肯定创建不了会计分录）输入刚才的采购订单号输入数量，match再次查看发票，发现行里面多了一行，这个是刚才匹配采购订单产生的。14、我们验证这个发票：发现状态是需要重新验证查看holds原因可以看到是需要做其他操作的时候才可以验证发票的绕了一大圈，我们回到采购接收15、PO-Receiving-Receipts查找之后勾选后保存，这样接收就结束了。这个时候再去验证发票，同样会验证通过不了。16、下面做接受入库操作：路径：INV-Transactions-Receiving-ReceivingTransactions查找勾选后保存，这个时候收到的货物就接受入库了。（修正一下：这里的DestinationType选Inventory，图中有错误。）17、再到AP去验证发票（取消Holds后验证）然后创建会计分录查看会计分录：工具-查看会计分录18、这样，发票的流程就走完了。下面再对这张发票进行付款选择刚才创建的发票。保存19、创建会计分录查看会计分录20、再次去查看发票AmountPaid为2000，已经结清：付款流程走完了。二、下面我们看看整个流程的中的会计科目信息：以下查询需要进行初始化：BEGINfnd_global.apps_initialize(user_id=USER_ID,resp_id=RESP_ID,resp_appl_id=RESP_APPL_ID);END;1、采购接收会计分录Dr：材料采购Cr：应付暂估SQL查询语句如下：SELECTt.trx_type_name,gcc.concatenated_segments,t.accounted_dr,t.accounted_cr,t.currency_code,t.entered_dr,t.entered_crFROMxla_po_ael_sl_vt,gl_code_combinations_kfvgccWHEREt.code_combination_id=gcc.code_combination_idANDt.po_order_number='1';2、接受入库会计分录Dr：原材料Cr：材料采购SQL查询语句如下：SELECTgcc.concatenated_segments,t.transaction_value,t.transaction_type_name,t.subinventory_code,t.transaction_source_type_name,t.accounting_line_typeFROMcst_inv_distribution_vt,gl_code_combinations_kfvgccWHEREgcc.code_combination_id=t.reference_accountANDt.transaction_source_id=32692--po_header_idANDt.organization_id=5211ANDt.transaction_type_name='POReceipt';3、发票创建会计分录Dr：应付暂估Cr：应付账款SQL查询语句如下：SELECTt.acct_line_type_name,gcc.concatenated_segments,t.accounted_dr,t.accounted_cr,t.entered_dr,t.entered_crFROMxla_ap_inv_ael_sl_vt,gl_code_combinations_kfvgccWHEREt.code_combination_id=gcc.code_combination_idANDtrx_hdr_id=63287;--invoice_id4、付款创建会计分录Dr：应付账款Cr：银行SQL查询语句如下：SELECTt.acct_line_type_name,gcc.concatenated_segments,t.accounted_dr,t.accounted_cr,t.entered_dr,t.entered_crFROMxla_ap_pay_ael_sl_vt,gl_code_combinations_kfvgccWHEREt.code_combination_id=gcc.code_combination_idANDtrx_hdr_id=28598;--check_id将上面借贷低效一下，最后Dr：原材料Cr：银行最后，通俗点讲就是A公司拿存在银行里面的钱，买进了原材料。