83高效时间管理

时间管理意识自己在时间管理上的问题(理念误区/做法)掌握时间管理的工具掌握排除干扰的方法培训目标课程主题时间管理的意识与视角做正确的事正确地做事排除干扰与改进1.时间管理的意识与视角什么是时间管理?时间管理：是通过合理的使用时间，以提高个人的工作效率和实现个人和组织价值的过程；时间管理是个人管理、是效率管理和价值管理。金钱充裕?够用?时松时紧?不太够用?总是很紧?你如何感觉你的…？时间“时间是不能控制的，计划赶不上变化”“时间掌握在别人手中”“时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事”“时间管理各人有各人的习惯，“按部就班就行了”…不能管理/不值得管理你是否同意这样的说法？回忆:你上一周做了什么？时间/工作清单分析有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？超时/浪费多少（总和/各项）？什么原因？主要做的事及用时按每周工作5天，每天8小时，每年251个工作日计算你是否意识你的时间成本？金钱是通过时间(每分钟/每小时/每天的工作中)创造出来的时间价值的启示每天浪费一小时意味着单位时间成本利润率的下降或当天其它单位时间的挣钱效率需提高15%2.在有限的时间内做正确的事你通常如何安排时间?1.完成自己的本职工作任务2.参加工作/管理例会3.检查工作进度4.与其他部门进行工作沟通5.与员工/同事谈心6.处理急等回复的电话7.自身业务的学习提高8.为向经理/老板汇报工作(做准备)9.处理随机发生的重要事10.处理随机发生的一些急事11.回复一般联络性电话12.考虑本部门/本人较长期的改进方案/建议13.许许多多的应酬14.给员工/同事做业务培训/提供帮助15.经常性的询问/批准/协调16.外出休假/陶冶身心/和家人在一起你通常如何安排时间?对上述事情如何分配你的时间？I.首先做II.完成I再做III.完成I&II再做Iv.完成I,II&III再做，如无剩余时间，则放弃你如何评价其重要性?I.最重要II.重要III.比较重要IV.不重要V.最不重要时间管理矩阵图重要不重要紧急不紧急象限Ⅰ危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限Ⅲ干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限Ⅳ细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要不重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生永远应先做最重要的事最大的‘危险’是总是让紧要的事挤掉做重要事的时间…问题是要知道什么是重要的事…时间管理的原则（1）–帕雷托80/20法则–20%的工作占整个工作80%的价值–集中80%的精力做20%的工作–投入20%的精力做另外80%的工作避免平均分配时间和精力时间管理的原则（2）列出要做的工作按价值/重要性对工作分类价值80%的工作价值20%的工作事项1事项2事项3事项4事项5事项6…价值80%的工作价值20%的工作事项1：2小时集中精力事项2：1小时不受干扰事项3：2小时高状态时间事项4：授权下属做事项5：选择时间做事项6：没时间就不做…分配时间与精力如何做？–一般做法–接听所有电话–出席所有会议–听取所有建议–阅读所有文件–会见所有客户–每天要做完所有的事按80/20原则–过滤/只接重要电话–出席80%作用的20%会议–听取20%下属80%的建议–阅读占80%信息量的20%文件会见占销量80%的20%客户–先做完20%重要性是80%的事一般做法vs80/20–结果：忙碌结果：充裕–工作ABC–A-在特定阶段的头等/主要工作–B–围绕A的/增强/指导性的工作–C–其它次相关/具体/零散/的事时间管理的原则（3）避免‘事事都想做完’,学会取舍–将工作分为三类：A–必须要做的(关键的)B–应该做(对于提高/增强是重要的)C–最好做(是否做/必须要做它们吗?)完成任务期限估算完成所有工作需要的时间终止不重要的工作，或者在最后期限前没有足够时间完成的工作。如何做…?‘做’与‘不做’不影响工作实质‘做’带来的结果比由于‘做’带来的对其它事的影响要小（做C而减少做B的时间)下属做与自己做差别不大为满足最后期限而必须‘牺牲’的事什么事可能属于“C”类3.在有限的时间内正确地做事–制订–帮助你获得清楚的想法，确保最重要的事–帮助你，有效控制时间–帮助你知道哪里是关键环节,哪里可以在执行适当灵活时间管理的原则（4）可操作性的计划先做拒绝干扰如何做计划？日常月计划的制定是周计划的依据本月内的重要事项（某些活动）-与之相关的准备工作部门阶段目标-为完成目标的必要工作确定优先顺序/里程碑落实到各周月计划(销售经理)SMTWTFS12345678910111213141516171819(ST)2021222324252627282930(DT)31第一周工作：与客户/工厂谈项目,出差第二周工作：进一步落实项目/合同,检查销售计划进度第三周工作：见2个客户,准备员工培训第四周工作:见客户,数据库分析,准备下周经销商培训第五周工作：经销商培训,月末销售会议周计划是日计划的依据本周要做的工作确定优先顺序估计需要的时间（可能是多于一天的连续过程…)落实到每一天考虑可能发生的事项第一周计划(与客户/工厂谈项目,出差)本周要做的事星期一星期二星期三星期四星期五与客户会谈与工厂会谈三方一起开会起草项目意向书讨论项目意向书出差准备出差可能发生事项管理会当天要做的工作预留事项–预定的工作/时间(周优先工作)…需完成的目标–日优先工作…待做事项–希望当天能做的工作…日计划的制定当天待做的事优先顺序预留/完成时间完成确认概阅email/做汇报准备A9-9:30am处理重要/紧急emailA9:30-10am向总经理汇报10-10:30am打电话给潜在经销商A10:30-12amCD…E出差/周4检察布展工作B1-1:30pm访问客户AA2pm访问客户B3:30pm思考下次宣传活动B4:30-5pm起草下次宣传活动文案B5pm之后/本周完成明日继续需要的电话反馈/处理一般emailB12am之前/5pm之后明日日计划B类工作C类工作B类工作C类工作A类工作一天中的典型能量周期MarionE.Haynes8:00am中午5:00pm100%尽可能在脑力高峰时做重要的事练习：制作你明天的计划练习：制作你的下周计划思考：你明天要做什么？4.排除对正确做事的干扰“管理者最稀缺的资源是时间”,但管理者的时间一般容易“属于别人”…找出尽可能多的对你的‘时间干扰’的方面…-来自你个人的有哪些?-来自他人的有哪些?你是如何应对的?有什么困难/问题?识别“时间干扰”因素对付时间杀手------由于自己原因产生的无序，乱条理不清随意无拘束的方式经常忙于救火想干的事太多不注意沟通没有兴趣的事不会拒绝随时更新文档/文件存档下班时按‘完成/未完/尚未开始’等项整理文件每日工作前思考工作的安排顺序每项工作规定好工作结束时间,拒绝拖延保证时间完成重要的工作做事考虑后果，不盲目处理，加强沟通预测各工作所需完成时间授权/相信/指导他人提前与有关人员沟通安排他人检查/公布于众建立奖励自己的方法告知拒绝原因/阐明重要性/工作的紧迫性提出建议/其他适当的选择方案对付时间杀手------环境访问他们，而不是被访/建议其它时间站着谈话/提示性动作-暗示谈话结束直接切入主题，迅速提出解决方案不要开始闲聊的话题,话音表明你很忙浏览题目，选择重要，急需回复的，立即行动对于提供信息的,有时间时阅读它们打/回复电话清理议程准备问题/聚焦讨论事后想想紧急的原因,找到避免的方法有计划的主动授权来访者突然到电话(不断的干扰)接收的电子邮件等待/会议紧急不重要的事–提醒自己–自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？–自己是否给他人发放太多的备忘录？–自己是否准时赴会/约？–自己是否经常干扰他人？–找他人谈话/汇报/开会时自己是否已做好准备？–自己说话是否切中主题/简明扼要？–自己每次占用了他人多少时间?首先懂得尊重他人的时间提高做事效率的简易方法每做一件事前,问自己五个问题:能不能取消它?能不能把它与其它事合并起来做?能不能用更简便的方法做/取代它?什么时间做合适?是自己做还是安排他人做?–有书面的月，周，日计划–每周都将工作排出优先顺序–头天列出次日要做/完成的事–养成抗干扰的工作作风–形成授权的管理方式–坚持按照计划和时间表做（不要放弃)–一天内保证有一段时间不受干扰–集中精力，高效工作–每天用5-10分钟时间总结，立即制订改进措施，行动时间管理自律措施–不良的习惯是无意中形成的–良好的习惯需要刻意–努力形成时间管理是一种习惯…时间管理是自我管理，是效率管理！！总结谢谢！