采购过程和信息流程

采购过程和信息流程一个良好采购体系应解决以下问题1、采购对象种类繁多2、采购金额巨大3、审计线索的需要4、低效导致严重后果5、对企业有效运作的潜在作用信息第一节采购过程一、发现需求二、对需求进行描述三、确定可能的供应商并对其加以分析四、确定价格和采购条件五、拟订并发出采购定单六、对定单进行跟踪并/或催货七、接收并检验收到的货物八、结清发票九、维护纪律发现需求一、需求概述采购中首先要解决的问题是“采购什么、采购多少、何时采购”需求分析：根据客户的需求历史、或者生产计划等求出需求规律，根据需求规律预测客户下一个月的需求品种和需求量。（采购工作第一步，也是制定订货计划的基础和前提）需求分析设计范围广需求分析具有全面知识：生产技术、管理二、ABC分类法（一）ABC分析法概述（二）ABC分析法原理——关键少数和次要多数类型物资特点品种占额销售额管理类别A价值高，销售额高，品种少10%70%重点管理B价值中，销售额中，品种中20%20%可重点可一般C价值低，销售额低，品种多70%10%一般管理A类物资的采购管理方法1、采取定期订货方式，定期调整库存2、增加盘点次数，以提高对库存量的精确掌握3、尽量减少货物出库量的波动，使仓库的安全储备量降低4、A类货物必须保证不拖延交货期5、A类货物是价值分析的对象6、货物放置于便于进出的地方7、货物包装尽可能标准化，提高库场利用率B类物资的采购管理方法1、正常的控制，采用比A类货物相对简单的管理方法2、B类货物中销售额比较高的品种采用定期订货方式或定期定量混合方式C类物资的采购管理方法1、将一些货物不列入日常管理的范围2、增加安全库存或减少订货次数降低费用3、减少盘点次数4、通过现代化工具取消库存5、给予最低的优先作业次序ABC分类依据：（1）用户企业所需的主要物资（2）用户企业需求量最大的物资（3）是贵重物资，虽然需求量不大，但贵重（三）ABC分类步骤1、选定一个合适的统计期（1）比较靠近计划期（2）运行比较正常（处于正常情况）2、制作ABC分析卡物资名称物料编号单价销售数量销售金额3、将ABC分类卡按销售额由大到小的顺序排队，并按此顺序将各物资填上物料编号4、把所有ABC分类卡依次填写到ABC分析表中，进行累计统计物料编号品种%累计品种%单价销售量销售额销售累计销售累计%分类（四）ABC分析法的应用1、ABC分析法的应用（1）是本身的直接应用，即根据某种重要性将物资分为A、B、C三类，每类差别很大，进行不同程度的重点管理（2）根据它的原理来确定各种不同物资的相对重要性，按他们相对重要性的大小确定顺序序列进行重视顺序管理2、通过具体情况来讨论（1）一个单位买多个品种资金不够、运力不够、采购地区不同、采购资源不够关键零部件和普通通用零部件（2）多个单位购买同一种产品方法：A一次订货，一次进货B多次轮番进货（先需要先供应）（3）多个单位多个品种采购用ABC分类法确定各品种的采购优先程度，根据需求单位的情况，确定各个单位之间供应先后顺序。三、统计分析法——根据一些原始材料来分析出客户的需求规律（一）最基本的原始材料1、各个单位的采购申请单2、各个单位的销售日报表3、各个单位的领料单（或仓库的出库单）4、生产计划任务单（二）统计分析方法1、采购申请单汇总统计——企业问题：（1）市场响应不灵敏（2）库存负担重，风险大2、各个单位销售日报表统计——流通企业销售日报表就可以统计得到企业物资的消耗规律。即：时间函数法、有序数列法（1）时间函数法：物资消耗量描述成时间的函数Ri(t)=fi(t)Ri=∫fi(t)dtE（2）有序数列法：把各个单位的销售日报表按单位时间（如日、周、月、季、年）进行汇总。P.S.为了掌握需求规律，统计的时间单位越小，则需求规律越精密灵敏。四、推导分析推导分析：根据企业主生产计划来进行需求分析，求出各种原材料、零部件的需求计划的过程。（一）制定主产品生产计划1、主产品的生产计划2、零部件的生产计划——社会维修（二）制定主产品的结构文件结构层次：每一个零部件要标出需要数量，是自制还是外购，以及生产提前期或采购提前期通过主产品结构文件可看出在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间采购一些什么样的部件、零件和原材料，需采购多少A（1）B（2）C（1）D（1）E（2）F（1）五、物资消耗定额管理物资消耗定额：在一定的生产技术组织的条件下，生产单位产品或完成单位工作量所必须消耗的物资的标准量。1、技术分析法——生产企业按产品结构设计、技术特点、加工设备和工艺流程来制定物资消耗定额的方法。2、统计分析法3、经验估计法六、预测1、概述根据企业过去的物资消耗情况找出企业物资消耗规律，根据这个规律来预测未来企业物资的需求量。2、计算方法七、发现需求1、紧急定单——“紧急”2、小额定单——简化或自动化、合并采购3、空白支票采购定单——附支票4、公司采购卡对所需产品或服务加以准确描述一、采购申请规范化1、名词手册2、构成内容全面二、采购申请的传递申请部门采购部门采购申请（附件）采购申请（原件）2、移动采购申请使用——物料和标准件重复需要采购申请部门采购部门3、使用物料清单（BOM）XX物料采购申请数量、需要时间……XX物料采购申请数量、需要时间、供应商、价格、采购定单编号……4、总括或开口定单总括订购单(BlanketOrder)：采购员根据预期的消费需求，在季节性商品尚未开始生产前即开出订购单，以确保在销售季节到来时有充足的商品库存。开口定单(open-endorder)：允许增加采购项目或对时间期限进行展期。适用范围：维护、修理和辅助物料在几个月内大量使用并频繁采购5、无库存采购或系统合同一揽子合同/无库存采购：采购经理和供应商建立长期供货关系，供应商许下承诺，当采购经理需要时就按原来约定的价格条件随时供货，库存放在供货企业处，采购经理需要进货的时候就发出订货单给供应商。6、第三方提供维护、修理或辅助物料选择供应货源与供应商Rightsupplier从合格的供应商处Righttime在需求的时间内Rightprice以合理的价格Rightquantity取得正确的数量Rightquality符合品质要求的物品和服务合格供应商必有的记录１、履行情况良好的合同２、所购物料项目的分类表３、供应商记录１、价格：以标准货币单位为尺度的商品或服务价值。２、价格分析：将报价细分为多个基本要素进行分析，从而判断报价中费用的合理性。作用：（１）决定价格提供指导（２）突出卖方中报价错误（３）为后续谈判打基础确定价格和购买条件采购定单准备2006年1月20日，某学校委托该市政府采购中心对学校操场基土工程项目进行竞争性谈判采购，该项目的主要内容之一是场地平整，挖路漕，约需挖出并运走土方10000立方米。谈判文件在对工程报价要求中明确规定，投标人投标报价应包含多余土方场内转运堆放费，但在谈判文件所附的工程量清单中却只列入了土方挖掘工程量，而没有列入多余的土方转运堆放工程量。在谈判过程中曾有供应商A（恰巧就是后来的成交供应商）提出，挖出的土方放在什么地方，一名谈判小组成员回答：既然谈判文件没有明确规定，只要放在不妨碍自己施工地方就可以了。谈判过程中还有供应商提出其他一些问题，为了便于评审，在进行最终报价前，经采购人同意，谈判小组决定最终报价统一以工程量清单为准，其他因素一律不予考虑。并将这一决定以书面形式通知所有参加谈判的供应商。通过谈判小组评定，供应商A以最终报价成为成交供应商。谈判结束后，成交供应商对施工现场进行实地考察时发现，挖出的多余土方在操场的四周都无法堆放，于是与校方交涉多余土方堆放问题，校方指定了多余土方的堆放地点为施工现场西边150米以外的一块空地，而且空地很小，要堆高10米以上才能堆下挖出的土方。成交供应商经过测算提出了增加5万元土方转运费的要求，校方对此一口回绝，纠纷由此产生。校方认为，谈判文件中写得很清楚，工程报价中应含有多余土方场内转运堆放费，只要在校园内，校方就可以任意指定堆放地点，现在堆放的地点仍然在校园内，再要求增加费用没有道理。供应商认为，谈判文件所附的工程量清单中不含多余土方场内转运堆放费用，而且在最终报价前谈判小组以书面形式出具的报价要求中也清楚地写明，最终报价以工程量清单为准，其他因素一律不予考虑，现在多余的土方要从施工场地运出150多米，而且要加高堆放，这些都是谈判文件所附的工程量清单中没有列明的工作量，相应增加费用是理所应当的。校方：第一，“多余土方场内转运堆放”的“场内”，概念不明确，不能理解为校方解释的“校园内”，如果校园有几平方公里，那几平方公里的校园都能算是“场内”吗？显然不能；第二，“场内转运堆放”也不能理解为由采购方指定地点堆放，因为谈判文件中没有明确，供应商就可以理解为“最近距离堆放”；第三，堆放不等于要加高堆放，加高堆放和不加高堆放其费用是不等的；第四，在谈判时供应商提出多余土方堆放地点问题，采购人当时也在场，但并没有给出明确回答，对专家的回答采购人也没有表示反对，实际上就是默认专家的回答。既然这样，供应商在报价时一定不会考虑将多余土方运到150米以外且要加高堆放因素，更何况在第二次报价前又明确要求最终报价不考虑工程量清单以外的因素。供应方：要价过高，因为校方即使不要求指定地点放，你也要把多余土方运出工地，距离远几十米和距离100多米，费用相差不会太大，加高堆放要翻土，会增加一定费用。因此专家建议工程总费用增加两万元。Case2光华照相器材商店采购到一批以前未经销过的照相机，价格定为1880元。售货员误将标价牌制作为880元。上货第二天，张宁来逛商店，发现近2000元的照相机在此只卖880元，就一下买了两架。此后售货员去提货时才发现实际价格为1880元，经多方查找，总算找到张宁，要求张宁再支付1000元。张宁认为买卖双方均是自愿，不存在任何的欺诈和胁迫，没有道理再支付1000元。商店无奈之下只好向法院起诉，要求撤销这一买卖行为。问题：这一买卖行为能撤销吗？采购定单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购定单所必备的要素有：序列编号、发单日期、按受定单的供应商的名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款，以及对定单有约束的各种条件。1、包括那些当侵犯别人专利时，保护采购方不受诉讼的连带责任的条款2、包括有关价格的条款，Eg:如果定单中没有指明价格,那么,在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下,所购物料的价格不应高于上次支付的价格3、包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款4、明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果5、指明拒受物资后，如果购买方再次采购会重新发出定单6、详细描述质量要求以及质量保障控制方法7、如果所发货物在定单指定日期没有到达，允许取消定单。8、指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况9、有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如，印刷业），这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。10、涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。采购定单传递路径：采购定单供应商采购定单（副本S）采购定单原件采购定单副本供应商返还副本表明接受合同采购定单副本（S）采购部门供应商会计部门仓储部门收货部门表明接受意见条款填出收货方面各项数据发货承诺、发票及运输采购定单保管和归档（1）采购定单保存关键：需要这些文件的时候可以轻而易举的找到。（将相关的文书附在一张定单副本上）（2）采购定单归档一份按采购定单编号顺序保管①另一份与相关的采购申请和往来信件一起，按供应商名字顺序保管一份按供应商名字顺序保管②另一份应该从供应商那里收到接受函的期限归到期票据记录簿中跟踪和催货一、跟踪：对定单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。作用：保证采购质量和交货准时性发生问题后采购方可采取相应的行动要素：定期检查