第2章-信息管理基本原理及方法

信息管理基础信息管理基础[e-mail]2007年9月信息管理基础2.1信息源及信息采集信息管理基础1.信息源的概念UNESCO的定义：“个人为满足其信息需要而获得信息的来源，称为信息源”。任何运动着的事物都可以产生信息，都可以成为信息源。2.1.1信息源及其分类信息从信息源发出，以物质和能量为媒介，超越空间和时间传送到接收者那里，这就是信息传递。传播者起着决定性的作用。信息传播者具有强烈的主体意识，才能针对性地把信息传递给信息接收者。信息接收者是信息的使用者和传播对象，可以是人或团体、机构等。信息管理基础2.信息源的分类根据时间标准来区分:根据信息的运动形式:一次信息源(由现场直接采得的信息)二次信息源(各种文件和数据库中存储的信息)静态信息源指具有相对稳定性的信息；动态信息源是反映实际进程和实际状态的信息。信息源还可以分为:科技信息源，经济信息源，文化信息源，政治信息源；记录性信息源，实物型信息源，思维性信息源等等。信息管理基础3.个人信息源的特点参与社会信息交流活动的每个人都是一个独立的信息源。及时性。获取信息的速度迅捷，可及时得到反馈。新颖性。交谈的内容多为对方不知道或不清楚的事物。强化感知性。根据说话的声调、语气以及环境气氛等信息，接收者可以对信息进行推理和判断，加深理解。主观随意性。口头交流过程中往往按照自己的好恶对信息进行加工取舍，曲解和割裂，易导致信息失真。瞬时性。生存时间短，更新速度快，极易流变。信息管理基础4.实物信息源的特点自然物，人工制品，事物发生的现场，可视为实物信息源。(1)直观性。直观、生动、全面、形象，能提供全方位、多角度的信息。(2)真实性。实物是实实在在存在的，人们可获取第一手完整可靠的信息。(3)隐蔽性。实物信息源中包含的信息往往是潜在的、隐蔽的。往往要经过仔细观察和分析才能剖析出实物隐蔽的本质属性。(4)零散性。时空分布广泛、散乱、混杂，无一定规律可循，这给加工整理带来了一定的困难。信息管理基础5.文献信息源的特点储存在纸张、胶片、磁介质和光盘等载体上的信息源。按载体形式，可以把文献划分为:印刷型文献、缩微型文献、声像型文献和机读型文献。文献具有存储信息和传播信息的基本功能。文献是社会文明发展历史的客观记录，是人类思想成果的存在形式，也是科学与文化传播的主要手段，是现代社会最常用的、最重要的信息源。信息管理基础特点：(1)系统性。信息内容经过选择、比较、评价、分析、归纳、概括等加工，系统性较强，更能反映事物的本质和规律。(2)稳定性。固化在物质载体上，稳定性较强，可提供准确可靠的信息。(3)易用性。人们可随意选择内容，决定利用文献的时间、地点和方式。(4)可控性。文献信息，很容易对其进行加工整理，控制其数量和质量、流速和流向，达到有序流动的目的。(5)时滞性。文献生产需要花费一定的时间，因而出现了文献时滞问题。时滞过长将丧失其使用价值。信息管理基础6.数据库信息源的特点大量的数据组织成数据库，既可以提高用户的信息检索效率，也有利于实现信息资源共享。其特点如下:多用性数据库充分考虑了多种应用的需求。动态管理性便于扩充修改，更新速度快，能随时进行建库、检索、统计、备份和恢复等多种数据管理。技术依赖性依赖计算机的运算能力和容量存储能力，其发展也与数据库系统开发和管理技术的进步相关。信息管理基础7.组织机构信息源及其特点组织机构是社会信息的集散地，是发布各种专业信息的主要源泉。有以下特点：(1)权威性。各种组织机构或从事研究开发，或从事生产经营，或从事监督管理，它们所产生发布的信息相对集中有序，比较准确可靠，具有一定的权威性。(2)垄断性。这是组织机构信息源的缺点。有些组织机构不愿公开自己所拥有的信息资源，仅为自己所用。信息管理基础2.1.2信息的组织及其要求对所采集的信息，要做序化处理，这就是信息组织。变无序信息为有序信息，方便利用和传递。信息组织贯穿于信息管理的全过程，是信息资源可资利用的重要条件，是信息资源增值的内在依据。包括：信息描述初级组织，是指对信息的表面现象进行全面的阐述，把信息的各方面的数据了解清楚。信息揭示中级组织，是指从信息的现象中找到其固有的本质，即规律性的东西。信息分析高级组织，是指对已经本质化的信息进行分析，为利用信息奠定基础。信息管理基础信息组织的要求文献资料的可靠性判断：文献作者的身份、文献出版的类型、文献出版单位、文献本身的内容是否有矛盾、对文献提供的数据进行实验。(1)及时性。信息的价值是随时间的流逝与系统的变化而变化的。有用的信息要采集及时。(2)可靠性。信息是否有严密的逻辑推理，是否有无可辩驳的实验数据作为依据，是否提出明确的前提和正确的结论，信息是否完整和深透。信息在目前正处于什么阶段，是探索研究、中间试验、还是工业实验。信息管理基础(3)准确性。正确的信息，才能做出正确的决策。(4)先进性。新的观点、假说、原理、论点，新的发现，新的发展；把已有方法和经验用于新领域等。判断依据主要有：发表时间、信息源所在地区的资源条件和科技发展水平、信息带来的经济效果、同类成果相比较等。(5)适用性。提供的信息应与应用环境的需求保持一致。(6)经济性。及时性，准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。以最少的费用，最大地发挥信息的作用。信息组织的要求信息管理基础2.2信息流与信息整序信息管理基础信息流概念信息流是若干信息从信息传播者到信息接收者之间的流动。信息只有从一个地点流动到另一地点，并通过信息接收者创造出真正的经济价值时，才具有最高的价值和意义。2.2.1信息流信息管理基础1.人际信息流个人与个人之间的信息交流从信息交流的功能角度来看，人际信息流主要有：(1)手段型人际信息流把交流视为一种手段和工具，以寻求某种功利性的结果或目的。最典型的例子是病人去医院看医生。医生和病人都是为了一个共同的目标——治病，走到一起来了。在交流中，通常出现的两种角色身份，一是“提问者”，一是“答问者”。提问者旨在寻求有关信息，而答问者则被要求提供有关信息。影响会谈效果的因素很多，主要包括主体的动机、态度和所处信息环境等。信息管理基础(2)满足型人际信息流着眼点在于交流行为本身，以及经由这种交流而达到的个人感情需要的满足。亲人重相见，他乡遇故知，同窗再聚会，夫妻团圆时。这些都是满足型人际信息交流。尽可能充分地开放自我，宣泄自己的感情。这种自我开放，或称自我暴露，既是向他人呈现自己，增强相互了解，发展人际关系的基础，又是人们表达思想感情，获得心理满足的需要。信息管理基础2.组织信息流组织信息流有正规渠道和非正规渠道之分。(1)正规组织信息流严格地按照组织机构正规的权力、职能结构、等级系统和交流网络来进行的信息交流。可分为：垂直流：下行由高层级向低层级的流动，通常以文件、指令、会议等形式传递。上行通常由组织成员或下级部门定期或不定期的书面报告、口头请示等向上级领导传递信息，或由上级领导主动向下级部门、组织成员索取信息，如召开座谈会、汇报会等。信息管理基础水平流：组织内具有相同或相近权力、地位、职能等级者之间的横向信息交流，亦称平行流、横向流。横向联系是协调组织行为、解决实际问题的重要途径，它与纵向的垂直交流是互为补充的。垂直流是组织体内的大循环，水平流是组织体内的小循环——使各种垂直信息到达终极目标，并得以吸收、处理和利用。信息管理基础垂直交流应减少传递层级多级传递不可避免地会带来信息的丢失或失真，降低组织信息流的有效性与可靠性。各级传递者由于理解的差异、好恶的不同，会对同一信息加以不同的解释，甚至有意隐瞒或添加某些信息。为确保垂直交流的精确度，唯一有效的办法是减少传递层级，尽量使上情直接下达，下情直接上达。信息管理基础(2)非正规组织信息流是指发生于组织内，却并不与组织正规的等级结构和交流网络相对应的信息交流。任务指向性的如组织成员以非职权身份，如老同学、老朋友等个人身份，洽谈某项业务，用组织渠道外的个人渠道疏通关系等，有时会取得比正规组织交流更好的效果。情感指向性的就是说，联络感情是非正规交流的主要目的。如果说正规组织信息流是组织的“粘结剂”，那么非正规组织信息流则是组织的“润滑油”。信息管理基础小道消息有其积极的方面非正规组织信息流的一个重要特征，就是散布小道消息。如果小道消息属实或接近事实，则小道消息的扩散事实上有辅助正规组织信息传递的作用；某些小道消息也可能是成员对组织或领导的反馈信息，从中可以了解到成员的愿望、抱怨，减少冲突，缓和矛盾。但小道消息可能会扰乱组织的正常交流秩序，掩盖组织正规信息流的可信度，造成组织成员之间、上下级之间的猜疑，甚至影响成员的士气和组织的工作效率。组织应健全正规交流渠道，尽可能遏止恶性小道消息的传播，减少其消极影响。信息管理基础3.大众信息流社会信息的大量复制和大规模传播过程。其中，少数人作为信息的发送者在整个传递交流过程中占着主导地位，而绝大多数人只是作为信息的接受者，不能或很难将信息及时反馈给发送者，信息流向带有明显的“单向传报”和“广泛播布”的特征。人们通常将大众信息流称之为大众传播。大众传播媒介主要有印刷媒介(包括报纸、杂志、书籍等)和电子媒介(包括广播、电视、网络)等两大类。信息管理基础大众信息流功能类型报道性信息流新闻是报道性信息流的具体表现形态。时效性、接近性、新奇性、突出性和效果性，是新闻的价值准则。人们通过新闻报道，来了解社会大事。舆论性信息流舆论导向主要是通过社会宣传来实现。宣传是操纵舆论性信息流来达到既定目标的最有效手段。教育性信息流教育性信息流对于促进社会精神文明建设，普及科学技术文化知识都具有重要作用。大众传播在实施社会道德教育和成人继续教育等方面具有得天独厚的优势。广告性信息流广告能刺激消费、促进市场经济的发展，也是正确引导消费观念、提高社会经济水准的有效途径。广告借助于大众传播而扩大其影响，大众传播业主要依赖于广告而生存和发展。信息管理基础(5)娱乐性信息流娱乐性信息流可以消除人们的紧张情绪，使人们暂时忘却烦恼，心情舒畅，从而起到精神调剂作用。因此，即使是教育性、广告性信息流，也要“寓教于乐”、“寓商于乐”，以便取得更好的传播效果。大众传播以报道和告知各种最新的社会公众消息为主要目的和任务，舆论性、教育性、广告性和娱乐性信息流都必须以此为基础而存在；同时，这些各种各样的信息流又丰富了大众信息流的构成，促进了大众信息流的全面发展。信息管理基础信息流的价值趋势信息总体价值具有一定的衰减趋势，这是由信息的时效性决定的。信息闲置，就会减少其价值甚至失去价值性。信息经过使用，其价值将部分转移到其它产品中，信息被使用得越广泛越充分，其总体价值就衰减得越快。信息具有再生性的特征，就某一信息来说，其价值随着再生不仅不会衰减，还会增加。信息管理基础信息流的自身规律从不平衡状态到平衡状态再到新的不平衡状态的螺旋上升规律。信息流的不平衡性是由信息源分布的不平衡性、信息对象的差异、和信息传播工具的差异性决定的。信息流总是：信息密集度高的地方信息密集度低的地方知识密集地区知识稀薄地区经济发达地区经济不发达地区发达国家发展中国家信息管理基础2.2.2信息资源开发与利用信息资源的开发：发掘信息的经济功能，及时地将其转化为信息资源，并开拓其在国民经济和社会发展中的用途。信息资源的利用：根据信息资源可利用状况，结合经济运行状况及其存在的问题，制定出科学，合理的信息资源分配与使用方案，使信息资源充分发挥作用并产生经济效益。信息管理基础1.用户对信息的需求在各种社会活动中，最活跃、信息需要最鲜明的典型用户群体是：–科学研究人员–管理决策人员–工程技术人员–市场营销人员信息管理基础(1)科学研究人员的信息需要科学家的任务是认识和揭示规律，进行知识创新，扩充知识体系，主要解决“是什么”和“为什么”的问题。其信息需要具有以下特点：(1)科学研究的微分化和积分化发展趋势一方面使科学家的信息需要具有高度专门化的特征，表现为所需信息内容专深，另一方面，学