文控中心管理办法

编号：WI-DCC-03-001文控中心管理办法生效日期：2013.12.10制订单位：文件控制版次：1.0页次：1/5江江西西奥奥其其斯斯科科技技有有限限公公司司JiangXiOutraceTechnologiesCo.,Ltd管理办法机机密密等等级级：：BB级级核准审核审查制订制订日期刘婷2013.12.12江西奥其斯科技有限公司文件制修订记录书文件名称文控中心管理办法基本数据文件编号WI-DCC-03-001文件版本1.0撰写者刘婷制定单位文制控制总页数5页生效日期2013.12.10修订纪录修订日期页次版次制修订摘要(增、减、改、项目)机密等级：B编号：WI-DCC-03-001文控中心管理办法生效日期：2013.12.10制订单位：文件控制版次：1.0页次：2/51.目的：为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。2.适用范围：2.1本办法适用于公司财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及广东奥其斯科技有限公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。2.2公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。3.定义：文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。4.权责4.1公司内各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。4.2文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。4.3由文控中心专员负责主体文件资料的管理。5.作业内容：5.1文控中心的主要职责：5.1.1制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。5.1.2负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。编号：WI-DCC-03-001文控中心管理办法生效日期：2013.12.10制订单位：文件控制版次：1.0页次：3/55.1.3严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5.1.4开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。5.1.5开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。5.1.6做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。5.1.7严格控制人员的进出，须得到允许方可进入。5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：5.2.1.1建立、健全的归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。5.2.1.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。5.2.1.3及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。5.2.2文件资料的归档、建档与管理：5.2.2.1区分阶别密级，确定立档单位：5.2.2.1.1档案按其阶别分为：一阶、二阶、三阶、四阶文件。5.2.2.1.3公司文件密级分为A（绝密）、B（机密）、C（秘密）三个级别。5.2.2.1.2档案按其内容及关联部门可分为七大类：行政类、财务类、人事类、业务类、工程类、品质类、生产类。5.2.2.2归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹内。5.2.2.3文件夹排列：标准书按一、二、三、四阶文件分别组建文件夹，文件夹内文件把原件和文件的目录放一起，原件的放置顺序按目录顺序摆放。5.2.2.4整理文件夹，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。5.2.2.5对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。5.2.2.6每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。编号：WI-DCC-03-001文控中心管理办法生效日期：2013.12.10制订单位：文件控制版次：1.0页次：4/55.2.2.7对文件资料的收进和移出、文件夹数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。公司各部门应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。5.2.2.8公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。5.2.2.9公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。5.2.3文件资料的保管：5.2.3.1防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；5.2.3.2公司设立专门人员地点或专用文件库保存文件资料：5.2.3.2.1财务专项机要档案由财务处负责保管。5.2.3.2.2人事专项机要档案由文控中心负责保管。5.2.3.2.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。5.2.3.2.4其他档案均由总裁办指派专人保管。5.2.3.3做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。5.3文件资料借阅、利用工作：5.3.1理级以上人员借阅本部门文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅文件资料时，须填写《文件借阅/复印申请表》，部门经理签批、总裁办核审后方能借阅，跨部门的须有总经理核准。5.3.2公司文件密级分为A（绝密）、B（机密）、C（秘密）三个级别，A级文件资料禁止调阅，B级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；C级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。C级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由总经理核准，总经理因公外出时可委托执行副总经理或董事长办公室副总经理审批，具体按委托书的内容执行。5.3.3行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案的借阅须部门主管核准，跨部门档案借阅须总经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或借阅机要档案资料须总经理核准。5.3.4文件一般仅供在文控中心阅看。资料外借的须办理登记手续，填写《借阅文件申请单》。并经相应人员核准后方可借阅。编号：WI-DCC-03-001文控中心管理办法生效日期：2013.12.10制订单位：文件控制版次：1.0页次：5/55.3.5借阅期限不得超过4小时，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5.3.6借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5.3.7外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。5.3.8公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件。5.3.9出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。5.4文件资料的鉴定和销毁5.4.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。5.4.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁；部门内部档案由部门主管核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由总裁办批准后方可销毁。5.4.3销毁档案须两人以上人员共同完成，总裁办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。5.4.4对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁，批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。6.附表：6.1《文件借阅/复印申请表》6.2《公司文件资料销毁审批表》6.3《文件销毁清单》6.4《档案销毁登记表》6.5《文件/资料借阅登记表》7.核准权限：本办法呈管理者代表核准后颁布实施，修订时亦同。