第一章中小企业管理信息化

：管理信息化的观念ERP十万个为什么：中小企业管理信息化谈管理的“信息化”，首先要认清信息技术(IT：InformationTechnology)作为管理的“工具”，可能产生的影响与作用。1-1科技对管理引发的影响工具是别人“工作经验与智慧的结晶”，它会改变我们原有工作的“方法”，而这正是我们要用新工具的原因。例如：洗衣机是一个新工具，我们用它来协助我们更轻松地把衣服洗干净，使用的方法当然与原先用手来洗是大不相同的。电脑是一个新的管理工具，当然它就会改变我们原先手工管理下的想法与做法。如果坚持原有做法而不愿改变，就像买了洗衣机，却仍然坚持要把原来的洗衣板放在洗衣机里用手来洗一样，是没有意义的想法与做法。因此，就原有手工管理的经验来看待信息化的需求与做法，绝对是错误的。手工作业下许多管理的思想与方法，都因信息化而起了本质上的变化，需要做彻底的更新。本章内容即在解说中小企业中小企业ERP指南ERP十万个为什么，并探讨可能的信息化新战略。1-2管理信息化一个企业的“管理”是泛指其内部各项职能的规划、执行、控制等工作。因此，一个企业的“管理信息化”，是指将内部的“管理”工作加以“信息化”，即利用信息技术来协助企业进行各项管理工作。电脑可以协助我们快速地处理大量的信息，使人员可以更顺利地工作与做决策，就像开车可以协助我们快速地移动，大量节省交通所需要的时间一样。当然，要“开车”就必须要有“车”，而且必须学会“开”车。同理，企业的“信息化”也包含了两个内容，即“信息”和“化”二者。前者是指企业组建了一套用电脑与网络来处理信息的系统(其最基础的部分即是ERP)，而所谓“化”则是指企业能够顺利地运用这套信息系统来进行管理工作。换言之，信息化不仅在建立一套信息系统，更强调了该系统在管理上的应用。这就像“开车”不只是看车本身的好坏，更要重视驾驶者的技术与修养，二者的道理是一样的。：管理信息化的观念ERP十万个为什么“信息化”的内容，其中“信息”部分主要谈的是ERP，而“化”的部分则是ERP的实施。1-3管理信息化的目的：管理革新开车可以让我们跑的很快，但跑的快只是手段，其目的在节省时间。信息化可以让我们处理大量的数据，但这也是手段，其目的是为了企业的管理革新(ManagementUpgrading)，或称为管理的优化(ManagementOptimization)。这个道理和开车是一样的。革新就是改革、改善，或称为变革，也就是俗称“优化”的意思，其目的在获得“进步”。例如，我们将库存管理信息化后，可以随时且迅速地了解库存作业所产生的信息，把进销存等各项交易状况掌握的十分清楚，但真正的目的是在保障供应销售所需前提下，把库存水平尽量地降低，因而节省了大量的营运成本与经营上的风险。因此，我们强调了企业“管理”的信息化，而非仅是“信息”的电脑化而已。管理革新的本质则是“改变”：改变原有的想法和作法。坦白说：如果不愿改变，则革新根本不可能成功。为什么呢？中小企业ERP指南ERP十万个为什么、一听就懂的、愉快的、人们乐于去做的呢？没有！为什么没有呢？因为任何革新的方法都要求改变原有的想法和作法，它违反了我们原有的“惯性”，而必将造成不舒适的感觉。因此，我们必须先作好思想上的准备，依循正确的革新方法论，切实地执行，才能成功。〔钻石模式〕Leavitt教授以“钻石模式”明确地指出：有效的变革需要“同时”改变“科技、工作、结构、人员”四大项目，缺一不可。其中任何一项保持不变，必定造成该科技实施行动的失败。因此，企业在信息化时不能专注在信息技术(IT)本身，而要更多地关注IT对人员、工作、和结构三者将产生的影响与变革。具体的做法将由人员的培训开始。工作Tasks科技人员TechnologyPeople结构Structure钻石模式：管理信息化的观念ERP十万个为什么：人员培训读者们将会发现：虽然管理信息化牵涉到许多信息技术以及管理技术的应用，其中有些技术问题还颇复杂，但就“应用面”而言都是一般人学得会，也可以充份掌握的技术。就像车子一样，某些制造车子的技术的确很复杂，但要学会开车并不困难，一般人都可以学会。那么，为什么许多企业信息化的行动却失败了呢？真正的理由只有一个：因为内部的人员没有先好好的学习。因此，我们强调：管理信息化的“关键”在于人员培训。本书的目的即在协助中小企业做好管理信息化的培训工作。1-5信息化管理系统的建构信息化管理系统的构建可分成两个部份：选型与实施。本书专注讨论信息化的基础部分：ERP，故下列的说明均以ERP为主。“选型”是指选择信息系统本身的组成元素，即电脑设备与应用软件系统，其中设备部分又包含了网络与通讯的考虑。“实施”则是指将ERP软件系统导入到公司内的行动，其主要内容有二：人员的培训、流程与制度的调整。实施的目的在顺利运行ERP，即企业能顺利地操作ERP，应用各项信息化的中小企业ERP指南ERP十万个为什么，有效地执行各项运营职能，并创造巨大的管理效益。ERP管理系统选型实施(运行)电脑＋应用硬件软件人员＋流程培训调整掌握现代化管理观念应用信息化管理技术信息技术管理技术〔信息化管理系统的构成〕以“技术”的观点而言，ERP的选型是“信息技术”的考虑，而ERP的实施和往后的运行，则是“管理技术”的应用了。用“书”来做比喻可以协助我们进一步了解上述的内容：ERP管理系统ERP选型ERP实施ERP运行书念书活用书中知识〔ERP管理系统的比喻〕ERP有如一本书，把书买到手并不表示我们已经理解了书中的内容，还需要念书。书本内容的取舍是“选型”的考虑，而念书就是“实施”的问题了。书念过了，并不表示就一定会用书中的知识，就算会用也不表示就一定用得正确、高明。同样的，实施ERP后还要进一步重视“运行”的课题，即如何才能充分地、正确地将信息化的ERP管理技术应用在公司的管理：管理信息化的观念ERP十万个为什么。1-6信息化管理系统的选型多年以前，企业并不是讨论“选型”的问题，而是“设计”的问题，因为当时流行的观点是自己量身来“设计”一套信息化的管理系统，或找软件专家来定制一个这样的系统。近年来，企业界已经普遍认识到，要设计一个完整的信息化管理系统是极为困难的。它包含了观念性设计、系统分析、系统设计、软件程序撰写，与系统测试等十分复杂的工作，其中不仅牵涉了复杂的信息科技的应用，设计者更需要十分熟悉信息化管理系统的基本精神与应用技巧，并充分掌握信息化管理的方式与手工管理方式间的差异，才能保证设计的成功。因而在本质上，这种设计的内容并不是原有手工管理经验的自然延伸，而是一个新管理系统的设计，因此并不容易成功。实证经验指出：高度整合性信息化管理系统的设计至少需要50人年以上的投入才能成功。国内一般企业信息化的时间不长，内部缺乏管理应用经验的积累，故自行开发这种管理软件极少有成功的案例。此外，就使用者在自行开发管理软件所需的时间和成本支出来考虑，也是不经济的。因此，如今极少有企业愿意自行做“设计”，而都改为“选型”的考虑了。中小企业ERP指南ERP十万个为什么，企业要先确认(亦称规划)将来信息化后的运作模式，此时对公司各项“职能及流程”的确认，应独立于现行组织与做法之外。为什么不能一味依照现行组织及运作的状况来规划呢？因为企业的组织可能会改变，而组织的设立主要是在协助成员来执行公司的职能，故规划的重点应该放在“公司应该如何营运”，而非迁就其“现有的组织与作法”来进行规划。传统上许多公司在进行职能分析时往往均专注于现行的流程，但更有价值的作法是仔细分析组织内的运作流程“应该是”什么，而非其“现在是”什么。因此，JamesMartin先生强调：“在一个信息化的公司中，其管理流程应与手工作业的公司不同”。那么，除非我们在信息化“前”即充分了解信息化“后”的各项作业职能与程序，否则是不可能做好“信息化需求定义”的(因为连需求应该是什么都不明确)，信息化行动“当然”会失败，而且也“应该”失败。明白此道理，我们即可理解为什么许多理论强调了信息化前的“需求调研”，而终究不能使企业信息化建设免于失败的命运。这也是我们强调“培训第一”的理由所在。对中小企业来说，更应认识这个道理：ERP是标准的信息化管理系统的基础，而依据标准化的系统来做信息化建设才是效益最佳，成功率最高，且成本最省的方法。：管理信息化的观念ERP十万个为什么，对中小企业而言，许多中大型企业使用的选型方法都不太实用、或太过昂贵。例如，许多公司主张ERP的选型要由公司的战略分析开始，这对中小企业而言是否太过空泛了？我对这些方法是不赞成的。ERP技术早已成熟多年了，完全没有必要搞得太过复杂。学会基本的ERP知识，具备正确而充分的管理观念，是不难做正确的选型的。如果真的不能放心，我建议中小企业采用数据导航法来做选型，国外将数据导航的方法看成是一种“观念证明法(POC：ProofOfConcept)”，表示它是一种能证明该软件是否具备所宣称功能与效益的方法。我个人觉得导航法是最好的POC，因而也是最佳的ERP选型法。企业高层领导亲自参与导航，最多花三五天的时间，可以弄清楚许多软件公司的ERP功能与设计理念，选型并不难！难在自己不愿意学及挑选。高层领导往往授权部属去做选型，但他们很难从全公司的立场来考虑，也欠缺管理全公司的经验，而往往偏重技术角度的考虑与评选，选对的机会当然就小多了。中小企业ERP指南ERP十万个为什么，然而它的重要性却往往比ERP软件本身还要大。选型工作比较容易找到外界的专家来代劳，但实施工作却一定要求用户的干部做大量的参与，就像买车(选型)要比自己学会开车(实施)要容易的道理一样。买书和念书是不同的前面曾以书本为例来说明信息化管理体系的内容：买一本内容很好的“书”，不会让你自动就拥有其中的“知识”，你必须要切实地去“读”它。信息化管理（ComputerizedManagement）之举例个人：做学问（念书）书组织：管理信息化电脑系统（硬件+软件）条件1：书要好——→硬件、软件、通讯等能力要佳条件2：书要念——→要有实施的知识、经验、与技巧同样地，构建一套好的ERP系统，并不表示公司可以“自然地”让相关的各项作业均信息化，并发挥“整合”及“自动化”的管理效益，你还必须切实做好“实施”的工作，才能让这个ERP系统真正变成你公司的系统，这类似于把书中内容变：管理信息化的观念ERP十万个为什么“智慧”的过程。因此，要真正发挥ERP的管理威力，先要在观念上做重要的澄清：(1)我们买实用性的书(如非娱乐用的小说)，是希望内容是我们原本就已经知道的，还是希望有一些我们原先不知道的内容，且它可以拓展我们的知识、增加我们的能力？答案当然是后者。(2)既然书中有我们原先不了解的内容，自然在应用之前就要先好好地念一遍(或许要念很多遍)，以求彻底熟悉和掌握其中的道理。(3)ERP的内容绝非