第七章 电子文件管理系统

第七章电子文件管理系统第一节电子文件管理系统（ERKS）概述电子文件管理系统是人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证作用而设计、实施的软件以及相关的政策、措施等。一、信息系统（IS）的概念、模型和种类（一）信息系统概念（二）信息系统模型（三）信息系统运行机制（四）计算机信息系统（五）机构内部信息系统的种类二、文件管理系统（DMS）的概念和功能（一）管理对象不同（二）性质不同三、档案计算机辅助管理系统（ACAMS）的概念和功能（一）管理对象的性质不同（二）管理阶段不同（三）主要功能不同四、电子文件管理系统（ERKS）的概念和特点（一）电子文件管理系统概念电子文件管理系统（ElectronicRecordsKeepingSystem）是包括所有与电子文件管理有关的技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。（二）电子文件管理系统的特点1、具有行政有效性和法律证据性2、由文件内容、背景信息和结构等构成3、是执行业务活动的辅助系统4、种类繁多5、具有独特的技术思路。一、电子文件的形成特点（一）分散性（二）差异性（三）随意性（四）脆弱性第二节电子文件管理系统开发总述二、电子文件管理系统开发原则（一）整体性（二）全程性（三）安全性（四）相关性（五）综合性（六）自动化（七）后续性三、电子文件管理系统实现方式（一）嵌入式（二）联合式（三）独立式四、影响电子文件管理系统开发成败的因素（一）系统开发的理论和实践基础是否完善（二）系统目标是否明确（三）项目规划质量的高低（四）是否完整清晰地收集了系统用户的功能需求（五）对系统可能引起的变化是否有足够的预见和应对措施（六）对效益原则的认可和执行程度系统的调查分析是系统建设的第一个阶段，目的是为了确认潜在的问题和解决问题的机会，无论是什么系统，要进行新的开发或完善都需要从调查分析开始。第三节电子文件管理系统的调查分析一、机构宏观环境的调查（一）调查目的（二）收集资料（三）设计调查问题（四）整理调查成果二、机构职能活动的调查这个步骤是为机构各项业务的执行方式建立概念模型，从而熟悉业务活动的开展步骤，了解文件是何时、如何在业务活动的什么环节产生、获取、处理、存储、处置和利用的。（一）调查过程1、收集资料2、明确机构职能、工作和环节3、明确文件生成节点（二）整理调查结果1、绘制机构职能结构图2、绘制业务流程图机构性质和机构所处的社会环境决定了机构是否需要为特定的业务活动生成和存储文件，生成什么文件，文件形式如何、文件应该保留多长时间、文件的提供利用有何特点等问题。第四节电子文件管理系统功能需求分析一、文件需求调查（一）收集资料1、内部资料2、外部资料3、机构工作人员（二）分析资料1、法律要求2、业务要求3、社会要求4、风险、成本分析（三）整理调查成果首先需要用一贯采用的方法登记在这项调查中所使用的文献资料。然后，设计一定的格式来记录文件需求。二、质量需求调查（一）宏观要求（二）细节要求三、撰拟功能需求报告调查和分析完成之后，需要撰拟两份报告，一份上交给机构主管领导，一份在系统设计时提交给软件开发人员。一、现有信息系统的评价（一）区分现有系统（二）分析现有系统（三）整理调查结果第五节电子文件管理战略的确定二、确定电子文件管理战略该步骤的目的是制定适用的原则、方法、标准，保证机构采用这些方法之后能够满足机构电子文件管理的功能需求。（一）认识方法体系1、政策类2、系统类3、实施类4、标准类（二）确定方法体系1、政策类方法2、系统类方法3、实施类方法4、标准类方法（三）对照文件管理的需求审视机构战略在基本确定机构文件管理战略之后，很有必要将拟采用的战略和机构的文件管理需求对照比较一下，看看哪些问题解决了，哪些问题没解决。当然这种对比绝不是一一对应的关系，有些方法可能会满足多个需求，另一些方法则可能共同满足一个需求。一、电子文件管理系统的设计电子文件管理系统的设计阶段是将上一个阶段确定的方法逐项具体化的过程，比如将上一阶段拟制定的政策、标准制定出来，设计新的工作流程，编写软件等等。第六节电子文件管理系统的设计、实施和评价（一）辅助编程这项工作主要由软件开发人员和相关的技术人员承担。在已提交的功能需求说明的基础上，软件开发人员可以进行一系列的开发设计工作，划分系统的模块，生成各模块的程序流程图，确定算法，直到开始编写程序，建设数据库。（二）制定政策、标准制定政策和标准需要以传统的政策、标准为基础，同时也应该遵守国家有关部门的规定、借鉴其他机构的成功做法，特别是要从本机构的实际情况出发，并且从机构获得颁布的权利。（三）划分权责在设计整个文件管理系统的时候，很多功能是交给计算机系统来自动实现的，但软件不可能完成所有的工作，工作人员必须承担相应的文件管理职责。（四）设计工作流程与系统设计相配套，档案工作人员可能需要设计一些新的工作流程。（五）拟订系统测试计划系统测试的目的是为了验证系统的某部分和系统整体在正常和反常数据情况下，是否均能按照预定的方式工作和运行。（六）拟订系统使用指南这步工作的难易程度很不确定，主要取决于机构是否对文件管理工作进行了大规模的改动，是否彻底从纸质管理过渡到电子文件的管理。二、电子文件管理系统的实施系统实施阶段是将新的电子文件管理系统，或者是经过完善的电子文件管理系统和机构内部的各种信息系统重新安装，并在机构业务活动开始使用的过程。（一）系统更换1、直接替换2、并行替换3、实验替换4、阶段性替换（二）变革管理电子文件管理系统的实施不可避免地会引起机构工作方式、组织结构等的一些变化，所以必须有足够的准备来解决因为这些改变而引起的问题。（三）培训1、培训内容2、培训方法（四）通报实施情况在系统实施的过程中，应该让机构内部的员工知道实施的进度、取得的成果和出现的问题。三、电子文件管理系统的评价（一）对系统功能的评价方法（二）问卷实例（三）问卷评估及总结